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L’amélioration continue des processus grâce au Process Mining

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A l’heure du lean management, les entreprises cherchent à optimiser leurs processus, nécessitant d’identifier les écarts et les contournements qui génèrent de l’inefficacité, ce qui s’avère difficile même avec des armées de consultants.

SAP Process Mining by Celonis reconstitue l’historique des transactions d’un processus, et met à jour visuellement les écarts constatés. Une mine d’informations pour détecter les erreurs et optimiser les processus.

L’entreprise désireuse d’analyser ses processus de bout en bout (order-to-cash, procure-to-pay…) sur plusieurs mois par exemple, va pouvoir s’appuyer sur les traces digitales laissées par les utilisateurs dans les applications informatiques : qui a fait quoi, quel jour, à quelle heure, de quelle manière… SAP Process Mining by Celonis charge ces traces numériques à l’aide d’un ETL pour reconstituer les processus pas à pas. Puis, l’analyse des empreintes permet à la solution d’illustrer graphiquement ce qui s’est passé et le cheminement de l’information pour chaque transaction. Elle révèle ainsi les variances de processus. Alors, le métier décide si ces écarts (ou ces contournements) sont souhaitables ou s’ils constituent des incidents. En cliquant sur l’illustration du processus, l’utilisateur peut multiplier les filtres qui lui semblent pertinents et zoomer jusqu’à la donnée la plus fine.

L’optimisation de processus devient possible. Ainsi, une entreprise a constaté que des factures échues le vendredi n’étaient traitées que le lundi générant de lourdes pénalités. Ou encore que 80 % d’un problème récurrent provenait d’un utilisateur ou d’un fournisseur rapidement identifié. Enfin, la solution facilite la comparaison de performances entre deux filiales de l’entreprise par exemple.

Il est possible de partir du processus théorique pour le comparer avec la réalité, mais cela n’est pas indispensable car SAP Process Mining by Celonis reconstitue lui-même le processus d’après les traces numériques. L’utilisateur sachant à peu près ce qu’il recherche demande à l’outil de collecter les informations adéquates pour analyse. Mais il peut aussi et surtout manipuler et corréler les données sur la plate-forme, afin de découvrir parfois des choses très inattendues…

Ainsi, de grands cabinets de consulting ont adopté cette solution pour leurs missions d’audit.

Le délai moyen de mise en œuvre de la solution est de 4 à 6 semaines et sa prise en main par les utilisateurs métiers très rapide et intuitive.