En raison d’une forte croissance externe, VINCI Energies a souhaité regrouper ses activités sur un ERP unique, fourni par SAP. Le groupe est ensuite passé sur S/4HANA, afin de bénéficier des innovations apportées par la plateforme. Une migration menée tambour battant, en parallèle d’autres projets.
VINCI Energies est l’une des branches de VINCI, spécialisée dans la performance énergétique des bâtiments, la gestion des sites industriels et la mise en œuvre d’infrastructures intelligentes. Il y a huit ans, elle réalisait un chiffre d’affaire de 4,6 milliards d’euros. Pour 2018, le groupe en prévoit presque le triple. Cette progression rapide est le résultat d’une politique d’acquisitions ciblées, partout dans le monde. « En quelques années, des centaines d’entreprises ont rejoint le groupe », raconte Dominique Tessaro, CIO de VINCI Energies.
Cette croissance externe a conduit à un système d’information très fragmenté, qu’il fallait harmoniser. Dès 2014, le sujet de l’ERP est sur la table. « Une quinzaine de systèmes différents fonctionnaient en parallèle, sans compter les instances spécifiques d’une même solution : un vrai patchwork de progiciels ». DSI et management réfléchissent ensemble à la stratégie ERP du groupe. Ils décident de déployer un seul système à l’échelle mondiale. Un appel d’offres est lancé, remporté par SAP.
Démarre alors un grand projet dénommé Codex. Son objectif : redéfinir l’ensemble des règles métier de VINCI Energies. Le groupe opte pour un mandant unique, avec une seule base de données clients et fournisseurs et un plan de compte mondial. Il déploie aussi le nouveau modèle de comptabilité New GL. Le core model issu de ces travaux est mis en production début 2015 sur un premier périmètre d’une centaine de sociétés. Puis commence un long projet de migration de tous les autres ERP vers CodexDès cette époque, VINCI Energies entreprend de moderniser les interfaces utilisateurs, en activant les pages d’accueil SAP Enterprise Portal et Fiori, nouveau modèle de présentation des transactions SAP.
Les grandes étapes de la migration vers S/4HANA
En 2016, le groupe doit remplacer la base de données de son ERP et profite de l’occasion pour migrer vers l’architecture en mémoire de SAP, HANA. Dans la foulée, il lance un prototype pour préparer la migration de la suite ERP vers S/4HANA, nouvelle génération de l’ERP de SAP nativement conçue pour la base in-memory. « Les entreprises doivent être toujours plus rapides, intelligentes, agiles », souligne le CIO. « Dans ce contexte, le passage à S/4 HANA est un impératif si l’on veut préserver sa capacité à innover : la question n’est pas de savoir si on doit le faire, mais quand et comment. »
Le projet de migration démarre en septembre 2017, avec une seule date possible pour le Go Live : le 31 juillet 2018 car en parallèle les déploiements de Codex doivent continuer. En cours de route, quelques difficultés surgissent, comme des inconsistances provoquées par la réduction du nombre de tables. « Nous avons travaillé avec SAP pour nettoyer ces écarts, apparus au fil des années, et disposer d’une base propre », explique le DSI. En parallèle, la DSI conduit sept cycles de tests, afin de documenter et de simplifier au maximum le processus de migration.
Après un dernier test préparatoire mi-juillet vient le jour J. La migration démarre le vendredi soir, par un arrêt de la production. Les équipes travaillent ensuite non-stop jusqu’au mardi, bénéficiant pour l’occasion d’un support additionnel de l’éditeur. Quelques métiers pilotes participent à cette étape : 140 utilisateurs testent le système en avant-première. « Ils étaient informés qu’en cas de problème toutes leurs données seraient perdues, ils ont donc pris les précautions nécessaires », indique le DSI.
Mardi 31 juillet à midi, c’est le Go Live : le nouveau système est réouvert à tous les utilisateurs. En tout, 600 société juridiques et légales dans 11 pays basculent sur S/4HANA en mode « big bang » Le groupe a déployé une instance de production complète, avec les modules FI, CO, PS, HR time & payroll, SD, MM, CS et PPM.
Les chiffres clefs au moment de la migration :
– 26 000 utilisateurs, dans 600 sociétés et 11 pays
– Environ 4 000 jours hommes
– 4 500 000 lignes de code
Au final, les délais ont été tenus. Pour la DSI, le bilan de cette très grosse migration est très satisfaisant. « Nous avons rencontré quelques soucis techniques, mais rien de trop gênant. Nous avions fait la migration fin juillet afin de pouvoir corriger les éventuels problèmes en août, de manière à avoir un système parfaitement opérationnel en septembre. » Fin 2018, la production tourne très bien et les déploiements continuent.
L’accompagnement de l’éditeur tout au long du projet a joué un rôle important dans ce succès. « Nous avons souhaité que SAP soit notre partenaire en raison de l’ampleur du projet. A ma connaissance, nous sommes parmi les premiers à effectuer une telle migration », souligne le DSI. « SAP nous a accordé toute son attention, avec une équipe dédiée et un support du siège à Walldorf. Quand un souci se présentait, l’éditeur sollicitait ses équipes partout dans le monde, afin de le résoudre rapidement. Je souligne d’ailleurs l’extrême implication des équipes SAP et de la DSI de VINCI Energies sans qui rien n’aurait été possible. Ces équipes ont travaillé d’arrache-pied pour réaliser cet énorme challenge technologique.
Des « quick wins » pour les métiers
La DSI a présenté ce projet aux métiers comme un prérequis technologique pour déployer des innovations, prévues dans un second temps. « Les métiers nous ont fait confiance, car nous avions à notre actif plusieurs projets intéressants. Cette bonne relation entre les métiers et la DSI était particulièrement importante pour la migration vers S/4HANA, car il a fallu retester tout l’ERP. » Quelques évolutions ont cependant été introduites afin de séduire les utilisateurs, notamment en termes de design : « Nous avons maintenant un outil ERP moderne, avec des interfaces agréables à utiliser ». La DSI a aussi choisi de traiter quelques « pain points » bien identifiés, afin de montrer quelques bénéfices tangibles immédiatement. Comme la réécriture d’un reporting qui a permis d’améliorer les performances par un facteur 60 fois. « Tous les mois, nous gagnons 600 heures grâce au nouveau système », se réjouit le CIO.
Core model sur S/4HANA : un socle pour accompagner la transformation du groupe
En parallèle de cette migration, le déploiement du core model s’est poursuivi. Fin 2018, il est en place dans 80% du groupe: une nécessité pour avoir une visibilité globale et permettre le déploiement d’applications complémentaires. « Il y a beaucoup de bénéfices à avoir un core model unique sur SAP. Avoir ce noyau fort, propre et bien structuré nous permet d’étendre plus facilement le panel applicatif autour. » Comme l’illustre la refonte d’un portail client menée en 2018 autour de C/4 HANA, suite applicative en mémoire pour la gestion de l’expérience client, ainsi que SAP Cloud Platform (SCP). L’intégration avec l’ERP a ici permis de mettre en place un processus de traitement des demandes client de bout en bout.
« Conceptuellement, tout le monde a envie de bâtir ce type de processus intégré. En pratique, beaucoup perdent un temps infini à vouloir interfacer différentes technologies ou à ressaisir les données plusieurs fois », observe le DSI, convaincu de la valeur d’une intégration native avec l’ERP.
Nouvelle feuille de route IT : place à l’innovation !
La mise en œuvre de S/4HANA a aussi ouvert de nouvelles perspectives d’évolution pour les systèmes d’information, avec à la clef de nombreux bénéfices pour les métiers. La DSI du groupe compte changer la manière dont les utilisateurs consomment les applications ERP. De multiples projets sont dans ses tuyaux :
- Mise en place de SAP Cash Management, afin d’optimiser les flux de trésorerie dans le groupe et de gérer ces processus de bout-en-bout.
- Déploiement de nouvelles transactions
- Mise en place d’une nouvelle page d’accueil, qui pousse l’information aux utilisateurs en temps réel. Aujourd’hui, ceux-ci doivent regarder leurs transactions une par une pour savoir ce qu’ils doivent faire. A l’avenir, l’objectif est d’afficher directement sur leur page d’accueil les indicateurs pertinents et les actions requises.
- Déploiement de fonctionnalités dites ’embedded analytics’ (indicateurs issus de la BI intégrés aux écrans transactionnels, grâce au niveau de performances offert par l’informatique in-memory).
La migration terminée, la DSI peut commencer à travailler sur des sujets d’innovation. Courant 2019, elle a prévu un test de l’assistant virtuel SAP CoPilot, doté de capacités de reconnaissance vocale. « Demain, je suis convaincu que la voix va remplacer le clavier dans la manière d’interagir avec l’ERP », affirme Dominique Tessaro. L’entreprise envisage aussi la mise en œuvre du Machine Learning de Leonardo pour automatiser certains processus, comme la réconciliation des factures. Enfin, elle étudie l’usage des chatbots pour son portail client.
