6 erreurs classiques à ne pas commettre sur ses notes de frais

Faire une note de frais est une procédure banale pour les collaborateurs qui se déplacent régulièrement. Toutefois, c’est également l’un des premiers éléments qui est vérifié par l’URSSAF en cas de contrôle. Autant dire que la conformité des notes de frais doit être une priorité absolue. Pourtant, des erreurs peuvent survenir. Qu’elles soient intentionnelles ou non, humaines ou techniques, il est toujours utile de savoir les identifier pour éviter qu’elles n’aient un impact conséquent sur l’organisation de l’entreprise.

Erreur #1 – Une note sans justificatif

Il peut avoir été oublié, perdu ou ne jamais avoir été émis dans le cas d’un automate pour les stations-service ou les stationnements souterrains. Si les bonnes raisons sont nombreuses de ne pas fournir de justificatifs avec une note de frais, c’est toutefois un risque que les entreprises ne peuvent et ne veulent pas prendre. La plupart imposent des règles strictes : aucun remboursement ne pourra avoir lieu sans justificatif. D’autres sont un peu plus flexibles selon les circonstances. Mais si le débat est ouvert sur la gestion des notes de frais sans justificatif, il est important de noter que ce dernier reste une pièce importante non seulement pour la société, mais aussi pour l’administration fiscale.

Erreur #2 – Le justificatif erroné

Si le justificatif est indispensable pour être remboursé d’une dépense professionnelle, celui-ci doit toutefois être conforme et justifié. Un reçu de carte bancaire ne peut, par exemple, être considéré comme un justificatif valide. C’est la même chose pour une facture, à moins que les mentions « payée le » avec les détails du paiement et le cachet de l’entreprise soient clairement indiquées.

Dans le cadre d’un repas au restaurant, le justificatif doit fournir tous les détails, en particulier si un collaborateur invite un client à déjeuner. Cela inclut le montant HT, la TVA, le total TTC, le nom du restaurateur, la date, le nom et la fonction de la personne invitée.

Erreur #3 – le non-respect de la politique interne

Chaque dépense doit s’inscrire dans un cadre particulier qui est régi par la politique sur les notes de frais. Ce texte donne tous les détails sur les montants, les procédures et les étapes de validation dans le cadre d’un remboursement. Tous les collaborateurs ne peuvent donc pas engager des dépenses si elles ne sont pas en adéquation avec la politique interne de notes de frais.

Erreur #4 – La dépense sans validation préalable

En entreprise, un salarié ne peut généralement pas engager une dépense par lui-même. Qu’il s’agisse d’un billet d’avion, de train ou un hôtel, les frais de voyages doivent être approuvés. C’est une méthode qui permet d’avoir un minimum de visibilité sur les dépenses à venir et cela permet aussi de limiter la fraude et les frais déraisonnables.

Une bonne pratique consiste donc à s’équiper d’une plateforme capable de transmettre automatiquement des demandes d’approbation aux managers afin de centraliser l’information dans une seule et même plateforme.

Erreur #5 – Inviter ses proches à un repas professionnel

Que ce soit en France ou à l’étranger, il peut être tentant d’inviter ses proches à venir rejoindre un salarié, surtout à l’approche d’un week-end prolongé. Si cela n’est pas interdit, c’est toujours apprécié d’en avertir son employeur. D’autre part, il faut bien faire la distinction entre les frais d’hébergement et de restauration qui relèvent de la mission professionnelle et ceux qui seront payés à titre personnel. L’erreur consiste à facturer à son employeur une dépense globale où les frais personnels et professionnels s’agglomèrent.

Cette démarche fonctionne aussi dans un cadre de « bleisure » où le collaborateur prolonge un séjour à titre personnel après une mission professionnelle. Là aussi, la stricte séparation entre les lignes de dépense est indispensable pour éviter un redressement en cas de contrôle.

Erreur #6 – Trop tarder à soumettre une note de frais

La question sur les délais des notes de frais est un sujet où les décisions de justice ont parfois tendance à se contredire. Toutefois, la règle générale est empreinte de bon sens : plus les notes de frais seront soumises rapidement, plus les risques d’oublis et de non-conformité seront limités. Garder ses notes de frais dans son tiroir pendant trois mois avant de les soumettre à son employeur est une démarche qui n’est guère productive. Non seulement le temps à y consacrer sera important – en particulier en l’absence d’un outil dédié – mais en plus, l’employeur manque de visibilité sur les variations de trésorerie à venir. Sans compter que le salarié doit puiser dans ses fonds personnels pour avancer une dépense professionnelle. En la matière, l’instantanéité est la meilleure option : vous payez une dépense, vous l’intégrez sur votre smartphone et c’est terminé !

La gestion des notes de frais est un travail complexe dans la plupart des organisations. Pour s’assurer que ces erreurs ne soient plus qu’un mauvais souvenir, la mise en place d’une solution numérique et centralisée des frais de voyage constitue une bonne pratique. C’est une démarche qui optimisera vos processus, facilitera la gestion des notes de frais et assurera une meilleure conformité de ces dernières en cas de contrôle ou d’audit.

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