Comment simplifier et digitaliser mon processus de note de frais ?

Vingt minutes.

C’est le temps moyen passé par chaque salarié pour produire une note de frais.

Rapporté au nombre de collaborateurs et comptabilisé sur une année, c’est une perte considérable de temps et de productivité pour les entreprises. Heureusement, des solutions alternatives existent. En particulier depuis le 22 mars 2017. C’est la date à laquelle est paru au journal officiel l’arrêté qui fixe les modalités de numérisation pour les justificatifs papier. Pour les entreprises, c’est une petite révolution : plus besoin de garder des kilos de papier dans leurs archives. Pour les salariés, c’est la promesse d’une simplification et d’une digitalisation des processus pour faire des notes de frais plus rapidement et plus efficacement. Explications, conseils et bonnes pratiques.

Que change l’arrêté du 22 mars 2017 ?

C’est un texte de loi qui change la manière dont les entreprises peuvent traiter l’archivage des documents liés notamment aux notes de frais. Auparavant, lorsque l’URSSAF faisait un contrôle, la non-présentation des justificatifs papier des notes de frais était un motif de redressement. Cet arrêt change cet état de fait. En synthèse, ce qui ressort, c’est que des justificatifs numériques auront désormais la même valeur légale que des justificatifs papier, en particulier en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Alors que la digitalisation est désormais bien présente dans toutes les entreprises, cela ouvre la voie à de nouvelles manières de travailler. Terminé le temps passé à compiler, stocker et classer des reçus, factures et justificatifs papier susceptibles de devenir illisibles avec le temps. D’autant plus que la durée d’archivage pouvait aller jusqu’à 10 ans. Cela signifie donc une meilleure organisation pour retrouver plus facilement les reçus numériques selon les déplacements et les personnes concernées, un gain de temps puisqu’on élimine l’étape manuelle fastidieuse de traitement, et un gain de place, car l’espace consacré aux archives, lorsqu’il n’est pas externalisé,peut désormais servir à autre chose.

Quelles sont les grandes étapes pour préparer la digitalisation des notes de frais ?

Digitaliser son processus de note de frais nécessite une bonne préparation afin d’en garantir la réussite. La première étape consiste à auditer et à cartographier ses flux de circulation d’informations, de contrôle et de validation internes. Exemples de questions à se poser :

  • Qui valide et contrôle les notes de frais ?
  • Y a-t-il des plafonds pour les dépenses ?
  • En cas de refus ou de non-validation, quelle action est engagée ?
  • Que faire en cas de perte ou de non-délivrance d’un reçu ?
  • Quelle est la politique interne de l’entreprise en matière de gestion des notes de frais ?
  • En combien de temps une note de frais doit-elle être produite par le collaborateur ?
  • Comment les remboursements sont-ils effectués ? Sous combien de temps ?
  • Comment les collaborateurs peuvent suivre l’avancement du processus de validation ?
  • Comment seront numérisés et stockés les justificatifs des notes de frais ?
  • Comment communiquer, former et encourager les salariés à numériser leurs notes de frais ?

Ce travail est utile pour construire un document qui peut servir de cahier des charges. Chaque entreprise a son propre fonctionnement en matière de traitement des notes de frais. Le formaliser permet de gagner du temps, d’identifier les points de friction, les étapes à améliorer et les pertes de temps potentielles.

Comment numériser ses notes de frais ?

Si les pièces justificatives numériques ont désormais la même valeur que celles en version papier, elles doivent toutefois répondre à des contraintes claires de conformité. La photo tremblante d’une note de frais partiellement floue, en version jpeg basse définition, stockée sur un compte Dropbox personnel sera très loin des standards en vigueur.

Les bonnes pratiques pour bien numériser ses notes de frais :

  • La reproduction à l’identique : la version numérique doit être la copie conforme de l’original. Aucun système de retouche ou de traitement photo n’est autorisé. En cas de compression pour réduire le poids du fichier, celle-ci doit se faire sans perte de qualité.
  • La délégation du travail : le salarié ou l’entreprise peut numériser les factures et justificatifs ou confier cette mission à un prestataire tiers via une application dédiée par exemple. Ce qui importe, c’est que l’entreprise doit effectuer des tests de qualité pour s’assurer de la fiabilité du travail réalisé, car elle sera l’unique responsable en cas de contrôle.
  • Le format : tous les documents numérisés doivent être conservés en format PDF. Ils doivent également intégrer un référentiel unique via un certificat, une empreinte numérique, une signature électronique ou tout autre dispositif de sécurité.
  • L’horodatage : tous les fichiers numérisés doivent comporter au moins une source d’horodatage qui permet d’afficher la date et l’heure du fichier.

Si ces pratiques ne sont pas respectées, l’entreprise est alors dans l’obligation de présenter la facture au format papier. Si elle n’existe pas, l’administration fiscale ne pourra en confirmer l’authenticité, ce qui peut ouvrir la voie à un contrôle plus détaillé des processus internes. Alors que la numérisation est un changement important, elle ouvre la voie à la mise en place de solutions dédiées, proposées par des éditeurs tiers comme SAP Concur.

La simplification et la digitalisation du processus de note de frais n’apportent que des avantages : gain de temps, d’argent, de productivité, de place… Une transformation indispensable pour toutes les organisations qui nécessite toutefois de prendre le temps de cadrer les choses afin de mettre en place une digitalisation responsable et en conformité avec la loi en vigueur.

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