itelligence développe sa propre gestion des ressources dans le cloud SAP

Dans le cadre des SAP Quality Awards 2018 France, itelligence a remporté le bronze dans la catégorie « Innovation » avec sa solution it.staffing . Ce prix récompense un outil de gestion des ressources à la fois innovant et sur mesure, bâti dans SAP Cloud Platform (SCP).

Intégrateur SAP présent dans 27 pays, itelligence emploie plus de 8 000 collaborateurs dans le monde. En 2016, un besoin émerge au sein du groupe, il concerne l’un des processus les plus critiques pour une société de services numériques : la gestion des ressources. Jusque-là effectuée à l’aide d’outils bureautiques, cette pratique commençait à s’essouffler et montrer ses limites. « En France, nous souhaitions disposer d’une vraie solution, intuitive, collaborative et innovante, raconte Yassine Benali, Directeur du Pôle SAP Database & Technologies chez itelligence France. L’enjeu était notamment d’améliorer la prise de décision en matière d’allocation de ressources, et d’avoir une meilleure visibilité globale, pour faciliter l’élaboration de nos business plans. » D’autres filiales exprimaient le même besoin, notamment le Danemark. Le groupe se lance alors dans une veille des solutions disponibles sur le marché. « Les solutions existantes ne convenaient pas : nous voulions un outil accessible à l’ensemble de nos consultants et capable de se connecter à notre système de facturation ».

Septembre 2016, itelligence décide donc de développer sa propre solution en mode Cloud. Le projet est conduit par les filiales françaises et danoises. « Dès le départ, notre but était de bâtir une solution utilisable par l’ensemble de nos filiales. Nous avons donc mutualisé nos forces et créé une équipe internationale. » Deux responsables des ressources sont mobilisés pour le projet : l’un est basé en France, l’autre en Europe du Nord. A eux deux, ils ne gèrent pas moins de 450 consultants, possédant ainsi une excellente connaissance du métier. Quatre développeurs ainsi qu’un designer rejoignent également l’équipe. La coordination est confiée à Yassine Benali. « Nous avons pris le temps de construire une équipe très motivée, ce facteur a très largement contribué au succès de ce projet. »

Rapidement, le choix se porte sur SAP Cloud Platform (à l’époque HANA Cloud Platform) comme plateforme technologique. « Nous avons été convaincus par la feuille de route claire de SAP, également par les possibilités en termes de déploiement et de développement. »

Une première version en six mois

Après une première phase de Design Thinking, l’équipe définit les premiers écrans et entame la mise en œuvre.

L’application issue de ces travaux est entièrement Web et respecte les bonnes pratiques d’architecture  SAP : chaque utilisateur dispose de sa propre interface, adaptée en fonction de son profil (consultant, manager, directeur financier, contrôleur de gestion, chef de projet ou encore développeur).

En  février 2017, c’est un premier Go Live en France et au Danemark, avec 120 utilisateurs. Les retours sont très positifs. Pour ne pas  se heurter au planning, les demandes d’évolution sont intégrées directement à la roadmap. « L’appui du comité de direction a joué un rôle décisif, notamment pour atténuer les entraves  et effectuer les arbitrages entre les différentes demandes de fonctionnalités. » En avril, c’est au tour des autres pays d’Europe du Nord de découvrir la solution. Au total, près de 360 utilisateurs sont concernés. Fin 2018, c’est plus de 800 collaborateurs d’itelligence qui utilisent it.staffing, majoritairement en Europe. Le prochain gros déploiement est prévu en 2019 et concerne l’Allemagne, avec près de 2 000 utilisateurs.

Réactivité et visibilité

Les premiers bénéfices se sont vite manifestés : « nous avons réduit de 50% la proportion des intercontrats depuis la mise en place de l’outil », souligne Yassine Benali. Une meilleure visibilité sur les disponibilités et les compétences des consultants, notamment à l’international, permet à itelligence d’allouer ses ressources de manière optimisée. Le groupe peut aussi interagir plus rapidement avec ses clients, gagnant ainsi en réactivité et en efficacité.

La gestion financière des projets est également intégrée à la solution, allant au-delà du périmètre initialement prévu. Avant cela, les budgets prévisionnels étaient établis à l’aide des outils traditionnels et manquaient souvent de précision. Les activités de conseil représentent près de 70% du chiffre d’affaires du groupe, aussi il était important d’affiner les prévisions sur ce segment. Désormais, le TJM (taux journaliers moyens) des consultants et les coûts de revient sont directement calculés dans l’application, facilitant la conception des plans d’affaires. L’ensemble des utilisateurs contribuent au processus en fournissant des données détaillées en temps réel. Le résultat : les projets en cours sont désormais alignés à 90% avec les prévisions.

Un outil multidimensionnel et flexible

Le projet s’est vu attribuer un prix en raison de son caractère innovant : l’application ne se limite pas à la gestion des ressources, mais intègre d’autres dimensions, notamment sur le plan financier et RH (gestion des temps pleins et partiels, missions à l’international…) Elle est également très flexible, exploitant le potentiel du Cloud pour faciliter la mise en œuvre : une demi-journée a suffi pour la déployer dans un pays comme la République tchèque, avec 80 consultants.

Actuellement, itelligence travaille sur l’élaboration d’une version packagée de sa solution, afin de la proposer à ses clients. Le groupe a également profité de ce projet pour investir de manière importante sur SCP. « La plateforme est d’ores et déjà incontournable, aussi bien pour les projets d’intégration que d’innovation », estime Yassine Benali.