Les 6 raisons de ne pas faire ses notes de frais sur Excel !

Parfois détesté, parfois adoré, Excel est un logiciel très polarisant. Indispensable en entreprise, en particulier au sein des services comptables, la solution de Microsoft peut rendre de précieux services si elle est bien utilisée. Toutefois, s’il faut reconnaître de nombreuses qualités à Excel, la gestion des notes de frais n’en est pas une. C’est pourtant bien souvent le seul outil qui est utilisé au sein des organisations qui n’ont pas encore digitalisé la gestion des frais de déplacement. Et si c’était le moment de changer ? Vous aimez Excel ? Nous aussi, mais surement pas pour gérer les notes de frais ! On vous explique pourquoi.

Parce que cela prend du temps

Entre la création de gabarits avec la mise en place de formules complexes, la mise en page, la protection des cellules et les problèmes de compatibilité et d’accès entre les versions desktop, mobile et en ligne, créer et gérer les notes de frais sous Excel prend beaucoup trop de temps. Même si les solutions cloud de Microsoft sont très efficaces, il sera totalement contre-productif de les utiliser pour la gestion de ses déplacements. En la matière, la perte de temps et la frustration générées conduisent à une mauvaise expérience utilisateur et une perte intense de productivité.

Parce qu’il ne gère pas les justificatifs

Faire sa note de frais sous Excel, c’est une chose, mais qu’advient-il des justificatifs ? Impossible de les intégrer dans le tableur. En cas de contrôle ou de validation, il faut donc créer un dossier séparé qui regroupera l’ensemble des reçus. S’ils sont nombreux, ils devront avoir une nomenclature particulière pour s’y retrouver. Sans compter les organisations où tout doit être imprimé et envoyé en papier au service comptable via le courrier interne. En termes de centralisation et de sécurisation des données, nous sommes encore très loin de l’efficience absolue.

Parce qu’il nécessite des interventions manuelles

Montrer un reçu à Excel pour qu’il l’intègre tout seul dans une note de frais, ce serait idéal, non ? Pourtant, c’est ce que font la plupart des applications de gestion des frais de voyage grâce à des algorithmes intelligents et des fonctionnalités de reconnaissance de caractères. Or si Excel est un outil puissant, il n’est pas intelligent. Du moins pas complètement. Automatiser des tâches avec un tableur est faisable, mais prend beaucoup de temps et le degré de personnalisation est variable. Sans compter qu’il requiert de solides compétences. Vouloir transformer Excel en outil de note de frais est peine perdue.

Parce que la centralisation des données est trop complexe

Si les dernières versions d’Excel s’intègrent dans un environnement cloud avec Office 360, il est très difficile d’utiliser le tableur comme d’un outil capable de stocker les données en ligne, de les rendre accessibles selon un système de permission et de créer des tableaux de bord dynamiques. Cette démarche nécessiterait de grandes compétences techniques, la maîtrise de Sharepoint et surtout un investissement en temps et en argent réellement conséquent pour un résultat peu évolutif. Une demande simple, comme le fait de rechercher une note de frais antérieure d’un service particulier serait un projet de développement à part entière.

Parce que l’intégration avec votre système comptable n’est pas idéale

L’importation et l’exportation de données en csv sont généralement des fonctionnalités basiques dans les logiciels financiers. Toutefois, il est difficile d’aller au-delà. La connexion et l’échange de données en temps réel sont inexistants, tout comme la création, la consultation et la mise à jour de vos KPI. Le risque est d’accumuler les doublons, de faire de la double saisie et de générer des erreurs importantes.

Parce que c’est un tableur

C’est finalement la chose à retenir ! Excel est un outil formidable pour faire des tableaux, des graphiques et analyser des données. Ses formules de calcul simplifient la vie et rendent de nombreux services, en particulier en termes de statistiques, de mathématiques, de finance et de comptabilité. Mais vouloir transformer Excel en outil de gestion de note de frais est une perte de temps. Un développeur informatique n’utilisera pas Word pour coder. Un architecte n’utilisera pas PowerPoint pour dessiner ses plans. Chaque outil doit répondre à des besoins précis, et en matière de gestion de frais professionnels, il existe bien d’autres options.

Les logiciels professionnels pour la gestion des notes de frais sont conçus pour être mobiles, connectés et intelligents. Ils sont en mesure de gérer des workflows complets de la soumission à la validation, en passant par le traitement et le remboursement des dépenses engagées. Des outils dont l’expérience utilisateur constitue le pilier central, et qui sont utilisables par tous les collaborateurs. Utiliser le bon outil au bon moment, c’est la garantie d’un usage rapide, efficace et sécurisé.

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre eBook : « IDC MarketScape : quelle est la meilleure solution de gestion des frais et déplacements professionnels ? » et à découvrir Concur Expense pour la gestion automatisée de vos notes de frais.

Nous vous invitons égalemment à calculer le ROI de la mise en place d’un outil de gestion de notes de frais automatisées.