Comment avoir de la visibilité sur les notes de frais de mes collaborateurs durant leurs voyages professionnels ?

Pour certains professionnels, les voyages sont une partie intégrante de leur quotidien. Or, que ce soit en France ou à l’étranger, il est nécessaire de pouvoir garder ces dépenses sous contrôle. Si la plupart des organisations ont une bonne visibilité sur les achats réalisés par l’intermédiaire d’agences de voyage, c’est en revanche beaucoup plus complexe lorsque les collaborateurs font eux-même leur réservation en ligne ou auprès de plateformes intermédiaires. Lorsque les volumes de déplacement s’intensifient, il devient même impossible d’anticiper les impacts financiers, ce qui peut poser problème sur l’organisation quotidienne de l’entreprise. Pour retrouver de la sérénité dans le contrôle et la bonne gestion des dépenses, il existe heureusement des solutions qui tirent partie de la puissance de la digitalisation des processus internes.

Comment optimiser la visibilité sur ses notes de frais ?

Pour beaucoup d’entreprises, les frais liés aux voyages et aux déplacements font partie des cinq plus gros postes de dépenses. Lorsque des dizaines ou des centaines de collaborateurs sont fréquemment en déplacement, les flux financiers et la trésorerie doivent être anticipés le plus possible pour ne pas allonger les délais de remboursement et impacter le budget de façon significative.

Pour que vos collaborateurs puissent se déplacer en toute quiétude pour vos services financiers, nous avons regroupé plusieurs exemples et bonnes pratiques afin de maximiser votre visibilité sur les notes de frais :

  • Travailler avec des partenaires attitrés : les frais liés à l’hébergement, au transport aérien, ferroviaire, ou à la restauration sont généralement les plus importants. Une manière de les garder sous contrôle consiste à définir une liste blanche de fournisseurs uniques avec lesquels travailler. Cela évite de se disperser, tout en couvrant 80% des dépenses et en ouvrant la porte à des négociation financière sur le volume. Vos partenaires peuvent être des agences de voyage, des sociétés de transport (taxi ou VTC), des compagnies aériennes ou des groupes hôteliers gérant plusieurs gammes selon vos besoins.
  • Définir des plafonds de dépense : pour éviter les mauvaises surprises, chaque grand poste doit rester sous contrôle. En imposant un montant maximum par repas ou par nuit d’hôtel, vous créez une structure claire. Une manière de mieux anticiper le montant des dépenses lors des déplacements. À noter que cette règle peut aussi faire l’objet d’ajustements selon les destinations. Les coûts associés à un déplacement en Inde ne seront pas les mêmes que ceux pour un voyage aux États-Unis par exemple.
  • Avoir un circuit de validation interne : en pré-approuvant chaque dépense avant un déplacement, vous êtes en mesure de définir un montant global pour un maximum de visibilité. C’est un processus qui peut passer par l’approbation du supérieur hiérarchique, de la personne en charge des réservations – si ce poste existe – ou du service financier.
  • Numériser les notes de frais : il existe aujourd’hui des applications dédiées qui comptabilisent et centralisent les informations liées aux dépenses de voyage. Elles permettent d’intégrer en temps réel les notes de frais depuis un simple smartphone et donnent une visibilité immédiate sur les dépenses engagées. Plus besoin d’attendre plusieurs jours ou plusieurs semaines après un déplacement pour savoir combien celui-ci a coûté.
  • Codifier les dépenses : chaque dépense doit rentrer dans un cadre global. Qu’il s’agisse des frais de bouche, de transport ou de restauration, elles doivent s’intégrer dans des catégories dédiées afin de faciliter les analyses. Certaines dépenses peuvent même être affectées directement aux clients visités par exemple. D’où l’intérêt d’une codification précise pour éviter de se retrouver noyé sous un monceau de notes de frais impossibles à traiter au niveau du contrôle de gestion.
  • Travailler avec un tableau de bord : qui dit visibilité, dit forcément une vision globale des notes de frais. L’avantage du tableau de bord est qu’il est capable d’agréger toutes les dépenses selon des critères dynamiques. Puisque toutes les notes de frais sont numérisées et enregistrées dans une base de données, vous pouvez facilement extraire des rapports par mois, par semaine, par employé, par service ou par client.

Self Booking Tool : un levier de performance pour les voyages professionnels

Toutes les fonctionnalités et les bonnes pratiques consacrées à apporter un maximum de visibilité sur les notes de frais sont généralement présentes dans un Self Booking Tool (SBT). Il s’agit d’un outil qui se présente sous la forme d’un logiciel SaaS accessible depuis un simple navigateur internet, ou via une application mobile. Une fois connecté, chaque collaborateur peut réserver son déplacement dans un cadre sécurisé qui intègre de nombreuses options qui vont au delà de la réservation de billets d’avions ou de train et de nuitées. Les SBT peuvent ainsi gérer les notes de frais, intégrer des processus de validations internes et faciliter les remboursements.
C’est ce que l’on appelle une solution « end-to-end » où toutes les actions en lien avec le déplacement sont intégrées au sein d’une seule plateforme. Pour les entreprises, c’est un gain de productivité considérable. Pour les salariés, c’est un gain de temps et une meilleure expérience collaborateur qui souligne l’implication digitale de l’organisation.
Avoir de la visibilité sur ses notes de frais impose de posséder un outil dédié capable de faire ce travail à la place de votre service financier. Plus besoin de passer des jours à courir après des formulaires d’approbation, des factures d’agences de voyages ou des reçus envoyés à des emails personnels. Bien implémenté, un SBT peut faire mieux que vous donner de la visibilité : il transforme votre organisation de l’intérieur pour un maximum d’efficacité.
Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc “Comment gérer les notes de frais et voyages d’affaires dans l’industrie de la Finance ?” et à découvrir Concur Travel & Expense pour l’optimisation de vos process dans la gestion des notes de frais de vos collaborateurs