Comment contrôler la fraude sur les notes de frais ?

En dépit de toutes les règles, les formations internes et malgré les avertissements pour les plus récalcitrants, la fraude est un phénomène qui peut être difficile à enrayer pour les notes de frais. Or, son coût est significatif puisqu’il concerne, en moyenne, 17% des notes de frais pour un montant de 43 euros par personne selon une étude de ROI shop. Entre dépenses non éligibles ou frauduleuses, comment faire pour limiter les pertes de trésorerie des entreprises ? Éléments de réponse.

Communiquez encore et toujours

La question de la fraude devrait être traitée dans la politique des notes de frais. Le but est d’expliquer clairement ce qui, pour l’entreprise, constitue un cas de fraude manifeste et ce qui est susceptible de mener à des sanctions. N’hésitez pas à afficher l’échelle des répercussions avec différents niveaux de réponse. La première erreur par inadvertance ne pourra pas être traitée au même niveau que le récidiviste qui passe continuellement ses tickets restaurant en note de frais. On peut aussi imaginer un système de carton jaune/carton rouge avec des pénalités qui disparaissent au bout de 12 ou 18 mois sans faute. En cas de carton rouge, 100% des notes de frais pourraient être alors contrôlées, impliquant des délais de validation et de remboursement plus longs.

Il est toujours utile de renforcer les formations, de mettre à jour les consignes et de s’assurer que tous les nouveaux employés aient bien connaissance de l’information et des processus internes lorsqu’ils rejoignent l’entreprise.

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Contrôlez avec méthode

C’est impossible de contrôler 100% des notes de frais. C’est un travail bien trop fastidieux et très coûteux pour un retour sur investissement qui sera extrêmement réduit. Il vaut mieux ajuster vos ressources pour effectuer des contrôles aléatoires sur un échantillon. Si vous contrôlez en détail 20% des notes de frais, chaque collaborateur est susceptible d’en faire partie. C’est une manière d’inciter vos salariés à se conformer à votre politique.

D’autre part, tous les frais n’ont pas le même niveau de risque. Les frais de carburant ou de péage sont généralement assez standardisés. En revanche, les marges d’erreur les plus importantes peuvent se situer au niveau des frais liés aux repas d’affaires, aux déplacements et au remboursement kilométrique dans le cas de l’utilisation d’une voiture personnelle pour un usage professionnel.

Faites des ratios et des analyses dynamiques

Il y a deux niveaux d’analyse : le premier consiste à s’assurer de la bonne conformité de la note de frais. La seconde consiste à avoir une approche plus macro afin d’effectuer des comparaisons et de sortir des grandes tendances. Cela peut être entre plusieurs services, entre plusieurs collaborateurs d’un même service, selon une échelle de temps ou selon les frais médians.

Chaque poste peut ensuite être analysé pour déterminer le prix moyen ou le prix média d’un repas ou d’une nuit d’hôtel par exemple. Toutes les analyses doivent bien sûr rester pertinentes : un commercial soumettra toujours davantage de notes de frais qu’un assistant juridique sédentaire qui se déplace deux fois par an.

Connaissez les techniques des fraudeurs

Les fraudeurs ont de l’imagination. Connaître leurs techniques permet de limiter les risques en optimisant les contrôles. Quelques exemples :

  • Se faire rembourser un repas sans l’avoir payé : votre collaborateur est invité par un client ou un fournisseur, mais il parvient à récupérer une copie du reçu pour se le faire rembourser. Autre variante : chacun paye sa part, mais il garde le reçu total, soit par malice soit avec la complaisance du restaurateur.
  • Personnaliser son reçu de taxi à l’étranger : entre les reçus illisibles griffonnés à la main, les alphabets non latins ou les reçus vierges que les collaborateurs personnalisent ensuite… les marges de fraude sont grandes.
  • Jouer sur les différences de classes dans les transports : le collaborateur achète un billet de train en première classe modifiable et remboursable, puis en demande le remboursement pour s’acheter le même billet en seconde classe. La différence va dans sa poche, car le billet soumis en remboursement sera celui de première classe. Ce qui fonctionne pour le train peut aussi fonctionner pour les avions, sauf si l’entreprise exige le ticket d’embarquement ou le billet composté.
  • Avoir l’esprit ouvert sur les frais kilométriques : qu’il s’agisse de rajouter dix kilomètres à un trajet ou de prendre un véhicule moins puissant, tout en déclarant une voiture de 7 chevaux, c’est un terrain de jeu pour les fraudeurs. Et sur une année, le montant est significatif.

Si la fraude ne concerne qu’un petit nombre de collaborateurs, c’est malheureusement ce qui prend le plus de temps à traiter et à vérifier. C’est la raison pour laquelle les plateformes numériques de gestion de notes de frais limitent drastiquement la fraude grâce à des outils intelligents de reconnaissance de caractères, des générations de rapports instantanés et des processus d’approbation et de réservation intégrés.

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