Frais réel ou forfait : comment rembourser mes salariés ?

Chaque déplacement professionnel coûte de l’argent. Dans un premier temps au salarié, puis dans un second temps à l’entreprise qui doit rembourser les dépenses et gérer le processus de gestion des notes de frais. Si les nouveaux outils de frais professionnels ont considérablement simplifié la gestion des notes de frais, l’employeur doit toujours procéder au remboursement dans un délai raisonnable. Pour cela, il existe deux grandes options : le remboursement au réel ou au forfait. Deux systèmes qui ont chacun leurs avantages. Comparaison.

Le remboursement au réel

Son principe est simple : l’employeur rembourse les dépenses réellement engagées par le salarié. Pour cela, ce dernier doit soumettre une note de frais valide avec les justificatifs associés. Les collaborateurs doivent donc prendre sur leur trésorerie personnelle afin de payer des dépenses qui seront remboursées ultérieurement. Au-delà de l’enjeu financier, c’est aussi une problématique administrative. Il faut prendre le soin de garder chaque justificatif et produire ses notes de frais au fur et à mesure afin d’éviter les pertes, les oublis, ou tout simplement de se sentir dépassé par la montagne de notes de frais à faire.

Chaque demande de remboursement doit, bien sûr, être conforme avec la législation en vigueur et la politique interne de l’entreprise. Cela implique des déplacements autorisés, des dépenses raisonnables pour un motif professionnel, et des justificatifs conformes (détails de la prestation, coordonnées du vendeur ou du fournisseur, TVA, noms des invités dans le cadre d’un repas au restaurant, etc.).

Dans certains cas, l’employé peut demander une avance de fonds, en particulier pour les déplacements longs et coûteux. L’entreprise remet alors en avance une somme d’argent censée couvrir les principales dépenses du voyage d’affaires. Le salarié sera tout de même tenu de produire une note de frais en bonne et due forme, et le différentiel sera soit rétrocédé à l’entreprise (si l’avance était trop importante) soit réclamé en remboursement au réel (si l’avance n’a pas couvert toutes les dépenses).

En général, le remboursement au réel est la pratique choisie par les entreprises dans le cas de déplacements ponctuels, difficilement anticipables ou peu fréquents. Pour un employé qui passe le plus clair de son temps sur la route, il existe une autre solution.

Le remboursement au forfait

Avec le forfait, l’entreprise donne aux salariés une somme d’argent dont le montant est fixé par l’URSSAF, et qui doit couvrir les dépenses à engager. Ce qu’en fait le collaborateur ne regarde ensuite que lui. Il n’a pas à justifier ses dépenses et peut tout à fait puiser sans sa trésorerie personnelle pour un repas au restaurant plus onéreux qu’à l’habitude. Toutes les dépenses au-delà de ce forfait ne pourront, bien sûr, faire l’objet d’aucun remboursement.

Pour l’entreprise comme pour le salarié, c’est une solution simple : aucun justificatif n’est obligatoire et aucune procédure interne compliquée n’est nécessaire pour se faire rembourser. L’employeur a une visibilité complète sur les dépenses à venir et en cours, et peut anticiper les impacts sur sa trésorerie.

Au 1er janvier 2019, les barèmes de l’URSSAF sont les suivants (pour les 3 premiers mois d’un déplacement en métropole) :

Logement et petit déjeuner
Repas À Paris et dans le 92,93 et 94 Dans les autres départements
Plafond du barème 18,80€ 67,40€ 50€

En général, le remboursement au forfait ne couvre pas toutes les dépenses. Il faut aussi y ajouter les frais de déplacement (train, carburant, location de voiture, stationnement, etc.) et certains autres frais annexes (participation à une conférence, achat d’un logiciel, etc.). Dans ces cas, le salarié peut combiner le remboursement au forfait pour les repas et le logement, avec le remboursement au réel pour ses autres dépenses. Le forfait permettant ici simplement d’alléger un peu la pression administrative et financière sur les épaules des collaborateurs qui voyagent fréquemment.

Le versement du forfait se fait généralement sur le bulletin de salaire du collaborateur concerné. Sous le montant de la ligne « net à payer  », vient s’ajouter une somme supplémentaire qui n’est pas soumise aux cotisations sociales (tant qu’elle reste dans la limite imposée par l’URSSAF).

Au forfait ou au réel ? La décision appartient à l’entreprise en fonction des typologies d’employés, les missions et les obligations de déplacement. Il est possible de laisser le choix au collaborateur ou de lui imposer, selon les modalités définies dans votre politique interne de voyage. Enfin, ce choix n’est pas uniforme dans l’organisation. Certains collaborateurs peuvent être au forfait, quand d’autres sont au réel. Ce qui compte, au final, c’est bien la conformité et l’efficacité du processus de remboursement.

 

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