Employé qui travaille dans une entreprise de flockage

Pour alléger l’exploitation IT, SEF passe à l’ERP dans le Cloud

PME industrielle, SEF a remplacé un système ERP sur site par la solution SaaS de SAP, Business ByDesign. Un moyen pour le DSI et co-dirigeant de dégager du temps pour ses autres missions.

Entreprise familiale, SEF (Société d’Enduction et de Flockage) a été créée par Jean-Pierre Lion en 1975. À l’heure actuelle, elle emploie environ 90 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires de 17 millions d’euros.

Initialement, cette PME de l’industrie textile avait développé des procédés permettant de fabriquer du velours. Ses principaux débouchés ont longtemps été les secteurs du luxe et de l’ameublement, avec la production de teintures flockées et d’emballages haut de gamme pour les parfums et spiritueux.

En 2008, les deux fils du fondateur, Alexandre et Raphaël Lion, arrivent à la tête de l’entreprise. Ceux-ci doivent faire face à la crise qui frappe à ce moment-là l’économie mondiale. Pour rebondir, la société décide de se diversifier. Elle investit beaucoup en R&D, afin de créer plusieurs gammes de films pour l’impression à chaud sur les vêtements, des techniques très utilisées par les marques de vêtements sportifs. Afin d’accompagner ce changement de cap, SEF choisit de remplacer son ancien système d’information par un progiciel de gestion intégrée. L’objectif était d’acquérir une meilleure maîtrise des coûts de fabrication et de production. En effet, la société gère plus de 8 000 références de produits, avec une forte exigence de qualité qui nécessite un suivi détaillé et une traçabilité par lot. « Le déploiement de cette première solution s’est étalé sur deux ans, avec beaucoup de développements spécifiques », relate Eric Marquet, directeur financier de l’entreprise. En 2010, ce nouveau système est opérationnel. L’un des deux codirigeants, Raphaël Lion, qui assume également la fonction de DSI, s’occupe de le faire fonctionner.

Revenir vers le standard

En 2016, l’éditeur du progiciel annonce la fin de la maintenance : il faut donc trouver une alternative. L’entreprise en profite pour se repencher sur ses ambitions en matière de système d’information. Deux exigences ressortent de cette analyse : d’une part, SEF souhaite revenir vers une approche plus standard, afin de ne pas se faire déborder par le spécifique comme sur le premier projet. D’autre part, l’industriel veut limiter la charge de travail au niveau de l’exploitation, afin que Raphaël Lion puisse consacrer davantage de temps à ses missions à la tête de l’entreprise.

La société passe en revue deux solutions : la nouvelle version du système en place, ainsi que SAP Business ByDesign. « Ce dernier nous a été présenté par SAP et par notre partenaire intégrateur TeamWork. Le consultant, Fabien Lauroua, connaissait très bien la solution, notamment les aspects liés à la production et à la logistique, fondamentaux pour nous », raconte le DAF.

Le choix se porte rapidement sur la solution SAP, pour deux raisons majeures. D’une part, cette dernière fonctionne dans le Cloud, ce qui répond précisément au souhait du co-dirigeant de ne plus avoir à gérer d’infrastructure en interne. D’autre part, la renommée de SAP ainsi que l’expérience du consultant TeamWork sur la solution rassurent l’entreprise, désireuse de s’appuyer sur les meilleures pratiques du marché.

Une interface adaptée aux besoins des opérateurs de production

En octobre 2016, le projet démarre, avec pour objectif d’effectuer le passage au nouveau système au 1er avril 2017. « La gestion du projet s’est déroulée de façon classique, avec des utilisateurs clefs pour chaque grand domaine métier concerné », indique Eric Marquet. Seules deux adaptations ont été nécessaires. La première avait pour objectif de faciliter la saisie des ressources consommées pour les opérateurs travaillant sur les chaînes de production. TeamWork et le DSI développent pour ces derniers une interface tactile très simple, utilisable avec une flasheuse, qui envoie directement les données dans SAP à travers le protocole SOAP. Cette interface permet aux opérateurs de gagner beaucoup de temps par rapport à une saisie classique sur écran. L’autre adaptation a permis de résoudre un problème lié à la migration des nomenclatures dans la solution. Ce dernier a entraîné un report du lancement, de trois semaines. Un retard vite rattrapé : trois jours seulement après la mise en production, SEF pouvait gérer ses expéditions et sa facturation client sur son nouveau système.

La prise en main de la nouvelle solution a été très rapide : « en trois mois, SAP Business ByDesign était 100% adopté », témoigne Eric Marquet. Aujourd’hui, environ 25 collaborateurs utilisent le nouveau système, représentant la plupart des grandes fonctions de l’entreprise : achats, comptabilité, ventes, logistique et production.

 Un ROI plus rapide que prévu

Pour une PME, la mise en place d’une telle solution représente un effort financier assez important. « Au cours du projet, nous avons évalué que la mise en place de la solution nous permettrait d’économiser près de 40 000 € par an sur les coûts de fonctionnement, grâce aux gains de productivité. À ce rythme, le retour sur investissement (ROI) était atteint en 4 ans », détaille le DAF. Maintenant que la solution est opérationnelle, les premiers bénéfices se sont avérés supérieurs à ces estimations. A la clef, un ROI encore plus rapide que prévu.

Eric Marquet relève d’autres avantages, liés au mode SaaS (Software-as-a-Service) : « une fois que la solution est en place, elle bénéficie d’une bonne pérennité : contrairement aux solutions sur site où il faut gérer les mises à jour nous-mêmes, avec le Cloud c’est SAP qui s’en charge. Pour des structures de taille moyenne, c’est un atout. Par ailleurs, comme la solution est préconfigurée, cela évite la tentation du spécifique. Nous pouvons ainsi structurer nos processus et rester proches du standard. »

Dans la continuité, SEF a ensuite déployé la solution pour sa filiale américaine, avec l’aide de TeamWork. « Le projet était plus simple, et nous étions plus autonomes, car nous connaissions déjà la solution », explique le DAF. Débuté en octobre 2018, le déploiement outre-Atlantique s’est achevé au 1er janvier 2019. « Nos collaborateurs américains ont apprécié le fait de disposer d’une solution déjà localisée », relève Eric Marquet.

 

Contactez SEF par e-mail et sur teamwork.net