Quand Amadeus déploie un système de gestion de la formation dans 100 pays en 7 mois…

Le géant espagnol du traitement des réservations de voyages voulait uniformiser son processus de gestion de la formation en s’appuyant sur une seule et même plateforme pour ses 15 000 collaborateurs dispersés aux quatre coins du monde. Retour d’expérience suite à cet ambitieux chantier de transformation, mené avec le partenaire SOA People.

Le groupe Amadeus misait déjà sur SAP SuccessFactors pour sa gestion du recrutement et des rémunérations. Fin 2016, l’entreprise s’est à nouveau tournée vers l’éditeur pour unifier son processus de gestion de la formation autour d’une plateforme cloud que tous les employés seraient amenés à utiliser directement. Il s’agissait alors de remplacer, d’un côté, des LMS (Learning Management Systems) disparates utilisés localement, et de l’autre, une plateforme globale de e-learning vieillissante et pauvre en contenus de formation. « Jusque-là, seuls 10 pays bénéficiaient d’une solution de gestion des formations présentielles, mais les 90 restants n’avaient pas d’outil : ils géraient tout à la main« , observe Marta Olmos, Project Manager chez Amadeus, au siège de Madrid.

Un seul point d’entrée, un seul processus, un seul catalogue

Pour Amadeus, l’objectif n°1 était de s’appuyer sur une solution unique, quel que soit le pays. « Nous souhaitions également avoir une visibilité sur les sommes investies en formation, recueillir le feedback des apprenants et aligner les activités de formation sur les objectifs de développement des talents« , précise Marta Olmos. Le défi ne consistait pas seulement à accompagner les 15 000 salariés du groupe dans l’adoption d’un nouvel outil, mais surtout à définir un processus unifié pour le Learning Management avec l’appui de SOA People, expert RH et SAP . « Cela a été un gros changement culturel pour les RH, mais aussi pour les managers, qui avaient tendance à « passer commande » aux RH dès lors qu’il s’agissait de formation. Désormais, ils peuvent choisir, se servir et être véritablement acteurs acteurs de la formation de leurs équipes », note Marta Olmos.

Un vrai succès !

Particulièrement intuitive, l’arrivée de cette plateforme a impliqué de faibles investissements pour accompagner la prise en main des employés et des managers. « En revanche, ce n’était pas si simple pour les RH car la solution est très riche. Nous devions nous assurer que notre communauté RH s’empare correctement de ce nouvel outil« , insiste la Project Manager. Pour ce faire, l’entreprise a conçu un Training Pack, composé notamment de courtes vidéos. En parallèle, tous les administrateurs RH ont suivi une semaine entière de formation présentielle. « Nous avons organisé 5 sessions entre avril et mai 2017 : à Madrid, Nice, Francfort, Bangkok et Miami« , précise Marta Olmos. Au programme : focus sur les fonctionnalités, mises en situations pratiques et examen final pour décrocher le droit d’accéder à la plateforme en tant qu’administrateur. « Des consultants SOA People nous ont accompagnés tout au long du déploiement de cette solution SAP SuccessFactors. Ils nous ont apporté une solide expertise technique et sont intervenus comme support de conseil en exposant les différentes alternatives possibles. L’un d’entre eux a voyagé avec moi dans les 5 pays pour m’assister sur le plan technique, » indique-t-elle.

Après une courte phase de tests, la plateforme SAP SuccessFactors a été ouverte aux collaborateurs en juin 2017, soit 7 mois après le lancement du projet. « Nous voulions que les managers et les employés accèdent dès le départ à un maximum de contenus, pour faciliter leur engagement« , souligne Marta Olmos. Mission accomplie : en 5 mois, le groupe a enregistré plus de 15 000 réservations de formations, soit une par collaborateur en moyenne.