Simplifiez les rapports de dépenses grâce à l’intelligence, à l’automatisation et à l’intégration

Comment simplifier les rapports de dépenses ?

Les processus de T & E automatisés et conçus pour la téléphonie mobile ont le potentiel de transformer le traitement des dépenses en réduisant les coûts, en renforçant la conformité, en réduisant la fraude, etc. Les bons outils permettent l’intégration, la mobilité et l’intelligence, ce qui donne aux employés l’expérience qu’ils souhaitent et est essentiel pour favoriser leur adoption.

Le Cloud apporte aux petites et moyennes entreprises la puissance de l’intelligence et de l’automatisation grâce à un logiciel facile à déployer et à utiliser qui permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de faciliter l’expansion de l’entreprise.
Et compte tenu des avantages, il n’est pas surprenant que de plus en plus d’entreprises cherchent à automatiser leurs processus de T & E à l’aide de solutions de cloud fonctionnant facilement sur des PC et des appareils mobiles. Les processus de dépenses manuelles sont incroyablement lents et coûteux, en partie, à cause, du temps et des efforts que les employés consacrent au rapport des dépenses. Les voyageurs d’affaires doivent garder une trace de chaque reçu, ce qui n’est pas chose facile lors de longs voyages. Certains sont des copies papier, d’autres sont électroniques – et la plupart ont au moins quelques dépenses qui tombent entre les mailles du fil. Lors des déplacements, les processus manuels tels que la préparation de feuilles de calcul, la copie de reçus, la soumission et le classement prennent un temps précieux qui peut être consacré à un travail stratégique qui fait croître l’activité.
Une fois le rapport papier soumis, les inefficiences persistent au sein du service financier de l’entreprise. En règle générale, de nombreuses personnes doivent toucher chaque papier en cours de route, des objets sont perdus et les remboursements sont souvent retardés en raison de la longueur des processus d’approbation, ce qui frustre les employés. En outre, des enquêtes ont montré que six employés sur dix avaient enregistré au moins un rapport de dépenses incorrect, ce qui pouvait entraîner des coûts importants et des risques de non-conformité pour l’entreprise.

En revanche, les processus de T & E automatisés, d’abord mobile, qui s’intègrent aux logiciels d’entreprise et aux applications tierces peuvent transformer le traitement des dépenses, faire économiser du temps et de l’argent, tout en éliminant les erreurs. Et les employés en bénéficient encore plus. Avec la bonne solution, ils peuvent utiliser leur téléphone portable ou leur tablette pour faciliter tous les aspects du voyage – de la réservation d’un vol à la réservation d’un taxi – et faire en sorte que les reçus de ces transactions soient transmis à l’application par une intégration en douceur. Ils peuvent prendre des photos de reçus papier et les télécharger dans le système lors de leurs déplacements, éliminant ainsi le besoin de dossiers papier.
Et lorsque les stratégies de rapport de dépenses sont intégrées au logiciel, les employés peuvent créer rapidement des rapports de dépenses conformes, prêts à être approuvés par leur responsable. L’ensemble du processus de gestion des dépenses est beaucoup plus rapide, plus transparent et moins coûteux.

Clés pour favoriser l’adoption par les employés

Les trois principaux facteurs de satisfaction des employés à l’égard des solutions d’automatisation T & E sont les suivants :

  • Intégration – Spécifiquement, leur degré d’intégration avec des logiciels cloud tiers connus tels que uber.com et les sites Web de compagnies aériennes et d’hôtels.
  • Mobilité – plus précisément, la facilité d’utilisation via les appareils mobiles.
  • Intelligence – Spécifiquement, pour conduire à une automatisation qui garantit que les exceptions sont identifiées avec précision pour un traitement spécial et que les données sont capturées et acheminées aux bons endroits (par exemple, pour pré-remplir des rapports de dépenses lorsque des transactions sont effectuées).

Pour mieux comprendre la valeur de ces fonctionnalités, observez la solution Concur Expense en action en parcourant la démonstration auto-guidée. Vous verrez comment les solutions SAP Concur simplifient l’intégration avec les principaux sites Web et réinventent les expériences des employés au-delà de leurs attentes, en donnant aux utilisateurs la possibilité de gérer les dépenses et les factures au moyen d’applications mobiles simples qu’ils voudront utiliser.