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Avec SAP S/4 HANA, Radio France modernise et redynamise son Système d’Information

Dans le cadre de la modernisation de ses SI Gestion, nom de code SINEO, Radio France a choisi SAP S/4 HANA pour optimiser et sécuriser ses processus et moderniser sa gestion, avec l’accompagnement de l’intégrateur Codilog.

La genèse du Programme SINEO

Sous l’impulsion de la Direction Générale de Radio France, un ambitieux projet de modernisation des Systèmes d’Information de gestion a été structuré et lancé à l’été 2016.

Ce programme de modernisation était motivé par plusieurs constats :

  • Des outils vieillissants et présentant un risque d’obsolescence fort.
  • De fortes attentes de la Direction générale pour améliorer le pilotage financier (clôtures trimestrielles / mensuelles) et répondre aux attentes des différentes parties prenantes.
  • Des pratiques très hétérogènes, reflétant les usages historiques des différents départements de l’entreprise
  • Le besoin de renforcer les processus, autant que les outils, afin d’engager une démarche de transformation complète des fonctions support.

L’ambition de la Direction générale se porte sur cinq composantes de la filière gestion que sont : la finance, les approvisionnements, les missions, les notes de frais et les processus RH.

Ces processus et outils étant interconnectés, ces cinq projets ont été intégrés au sein d’un programme unique, bénéficiant d’une gouvernance commune, dans l’objectif de favoriser les synergies et de constituer un ensemble cohérent et performant : le programme SINEO.

La direction de ce programme a été confiée à Isabelle Druart, Directrice Financière adjointe.

Le choix de SAP S/4 HANA pour les composantes Finance et Approvisionnements

Au cours de la phase de cadrage et de choix d’outils, Radio France a défini cinq critères d’analyse des offres éditeurs :

  • Une couverture fonctionnelle large
  • Le degré de maturité et de robustesse de la solution
  • Une grande capacité d’intégration technique à l’environnement SI de Radio France, caractérisé par de multiples applications dédiées au métier de la radio et à l’accueil du public (concerts, visites de la Maison de la Radio, autres événements)
  • Une évolutivité avérée de la solution dans la perspective d’un élargissement du périmètre fonctionnel à moyen terme
  • Une offre « on premise ». Pour Radio France la maîtrise des données et des montées de version présente un caractère stratégique.

De multiples solutions ont ainsi été étudiées : Oracle, SAP, Sage, Microsoft, Qualiac, Coda (éditeur Unit 4). Cette analyse a été complétée par le recueil de témoignages utilisateurs et de retours d’expérience auprès de sociétés de taille et/ou de secteur équivalent lors d’évènements comme la convention des Utilisateurs SAP, USF.

En fin d’année 2016, Radio France oriente son choix vers SAP et fait le choix de la version S/4 HANA, ce qui constitue un pari risqué à cette époque mais permet une rupture technologique forte, en ligne avec l’ambition de modernisation du programme.

« Nous avons choisi SAP, car les solutions proposées répondaient à nos exigences tout en considérant la taille modeste de notre organisation. Par ailleurs, SAP offre la possibilité d’utiliser la solution via un client léger de type smartphone ou tablette, facilitant l’appropriation de l’outil par les utilisateurs et notamment nos radios locales. » précise Isabelle Druart.

Pour l’accompagner dans ce projet, Radio France retient deux partenaires techniques :

  • Codilog, expert depuis plus de 20 ans dans le conseil, l’intégration, le support et la tierce maintenance applicative (TMA) sur SAP
  • Oxya, acteur reconnu dans l’hébergement, l’administration et l’exploitation d’infrastructures SAP.

Radio France opte pour l’approche Greenfield

Entre l’approche Brownfield et Greenfield, le choix de Radio France s’oriente naturellement vers la seconde option. En effet, au vu de l’ancienneté des paramétrages de l’outil comptable en place (outil déployé dans les années 2000 et sans montée de version majeure depuis une dizaine d’années) et de l’ambition d’améliorer les processus métiers, « il nous a semblé nécessaire de repartir sur de nouvelles bases » indique Isabelle Druart.

Radio France s’est fixé comme objectif de déployer SAP en utilisant à 80 % les fonctions et procédures standard, et uniquement 20 % de développement spécifique planifié, afin de s’appuyer au maximum sur les fonctionnalités de l’outil et ainsi accompagner le renforcement du contrôle interne.

« Dans le plan de conduite du changement, nous avons prévu de présenter un prototype sous SAP S/4 HANA aux utilisateurs métiers à mi-parcours du projet afin d’accompagner au plus tôt l’appropriation de la future solution » précise la directrice du programme.

A cette feuille de route ambitieuse, deux composantes complémentaires sont venues s’ajouter en juin 2017 :

  • La montée de version de l’outil d’élaboration budgétaire historique (BPC) afin de l’intégrer complètement dans la base HANA et d’exploiter à 100% les fonctionnalités proposées par cette nouvelle technologie ; en réponse à une attente forte du management, le nouveau BPC a été opérationnel en octobre 2017 et a ainsi permis d’élaborer le budget 2018 dans l’environnement cible, en amont de la mise en production des autres modules
  • La mise en place du module Opentext sur la partie Dématérialisation des factures fournisseurs. Initialement planifié dans une phase 2, Radio France a fait le choix d’élargir le périmètre du projet afin de bénéficier de synergies évidentes, plus tôt que prévu.

Démarrage au 9 janvier 2018, pari tenu !

A quelques jours près, SAP, Concur (projet Missions et Notes de frais) et Opentext sont déployés dans les temps et permettent d’engager l’exercice 2018 dans un nouvel ensemble applicatif intégré et cohérent.

« Eu égard de nombreux projets de transformation, à Radio France, nous avons fait le choix d’avancer en ajoutant des briques pendant le projet, afin que chaque brique bénéficie de l’ensemble, et réciproquement. Ainsi tout a été opérationnel et intégré en même temps, SAP comme Opentext. Au final, nous sommes arrivés à 85 % réalisés en standard pour 15 % de spécifique environ » précise Isabelle Druart

Dans les premières semaines d’utilisation, des ajustements techniques sur les circuits de validation et quelques corrections de bugs inhérents à tout démarrage de projet IT ont été nécessaires, mais aucun problème technique majeur n’a été à déplorer.

Les actions d’accompagnement au changement et de collecte des besoins en matière d’ergonomie ou d’états de restitution complémentaires se sont poursuivies jusqu’à juin 2018.

Facteurs clés de succès.

Avec le recul, la réussite de ce projet repose sur 4 piliers fondamentaux :

  • Une prise de décisions rapide avec le soutien éclairé de la Direction générale. L’implication et le soutien des sponsors de ce projet a été un moteur puissant dans l’atteinte des objectifs fixés
  • Une capacité à prendre des décisions audacieuses en cours de projet comme l’élargissement du périmètre initial ou le démarrage phasé de la brique budgétaire. Cette prise de risque maîtrisée permet de capitaliser sur les synergies et l’intensité du mode projet.
  • Une implication le plus tôt et la plus large possible des utilisateurs métiers dans le projet. Cela représente une charge de travail importante pour l’équipe projet mais présente deux grandes vertus : une connaissance approfondie des besoins métiers permettant in fine de livrer une solution répondant aux attentes, et un accompagnement au changement continu et dans lequel les utilisateurs sont également acteurs.
  • Une forte capacité de l’intégrateur Codilog à comprendre les problèmes fonctionnels de Radio France et à exercer son devoir de conseil. Par ailleurs, Codilog et l’équipe projet ont instauré une relation de partenaires travaillant de concert dans l’atteinte d’un objectif commun et partagé.

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