Swiss Life Assurance et Patrimoine choisi SAP Concur pour faciliter la vie de ses voyageurs avec un seul outil

Découvrez comment Swiss Life, acteur référent en assurance et gestion de patrimoine, s’appuie sur SAP Concur pour apporter davantage d’autonomie et de mobilité à ses voyageurs dans la réservation de leurs déplacements tout en renforçant sa maîtrise des dépenses et la bonne application de ses règles de politique voyage.

 

 

Swisslife est une société d’assurance en gestion de patrimoine privé, spécialisée sur l’assurance à la personne :

« Avec SAP Concur, nous avons eu comme projet d’harmoniser et de synthétiser la gestion de déplacement de nos collaborateurs, à la fois sur leurs voyages et leurs notes de frais.

Notre objectif était de trouver un seul outil pour pouvoir faciliter la vie des voyageurs qui nous permette de faire nos réservations à tous moments, et de digitaliser nos notes de frais. Nos critères de sélection pour choisir Concur ont été multiples, d’abord fonctionnels, puisque le but était de répondre aux besoins des utilisateurs. Nous avions ensuite une contrainte technique d’interfaçage, non pas avec notre ERP qui est SAP, où c’était assez natif, mais avec nos autres solutions, telles que les systèmes RH, commerciaux et notre CRM qu’on a en parallèle de notre ERP.

Pour ce projet, nous avons été accompagnés par Cap5 et Axys Odyssey. Cap5 a remporté l’appel d’offre mais est aussi notre agence historique, qui nous accompagne depuis longtemps et connait bien notre mode de voyage. CAP 5 est entrée avec nous dans l’outil Concur, qu’elle ne connaissait pas. Et pour cela nous avons été accompagnés d’Axys Odyssey, qui eux connaissaient très bien la solution Concur, et ont pu nous aider à interpréter, à comprendre, et surtout à avoir une visibilité des enjeux quand on choisit certains paramétrages ou certaines solutions techniques auprès de Concur.

SAP Concur avait l’avantage d’apporter l’ensemble des points requis pour Swisslife à travers le fait d’apporter une solution unique pour la gestion des voyages et des notes de frais, à travers les facilités d’interfaçage avec les systèmes d’informations existants chez Swisslife, d’apporter la mobilité également via leur application mobile, et également, d’apporter une méthodologie Projet qui permet de piloter les éléments pour Swisslife.

 

Ce qu’on a beaucoup apprécié, c’est que c’est une méthodologie qui est très organisée, ce qui nous a donc obligé à aborder chacun des points essentiels Pour structurer notre paramétrage et notre projet.On avait une politique de voyage très légère chez Swisslife jusqu’alors. Il a fallu rentrer un peu plus dans le détail. Il y avait plusieurs typologies de voyageurs avec des droits dissociés, et ça c’est une des forces de SAP Concur, que de pouvoir paramétrer des règles de politiques Voyage en fonction des catégories de voyageurs. L’outil a été déployé en France. On a environ 1500 collaborateurs qui voyagent, et 16 000 voyages par an. En tant que responsable des frais, ce qui me plait beaucoup c’est effectivement de pouvoir faire du reporting avec la solution BI qui nous permet de suivre les dépenses qui sont faites pour les déplacements de nos collaborateurs.

L’avantage pour le Travel Manager que je suis, c’est l’autonomie des collaborateurs, et la possibilité pour eux de choisir, quand ils font la réservation de leur billet, le tarif le moins cher. D’un point de vue notes de frais, c’est une grande autonomie. Ils sont passés dans la digitalisation. Ils utilisent beaucoup leurs mobiles. Ils sont remboursés assez vite, et même plus vite que ce qu’ils étaient avec les circuits papier. SAP Concur est une solution simple d’utilisation, assez rapide pour faire ses notes de frais et réserver son voyage. C’est une bonne raison pour la conseiller. »