Choisir un outil de notes de frais en 8 étapes

Les notes de frais, c’est un processus qui peut être long, complexe et fastidieux. En particulier, si votre organisation se débat avec des processus en version papier, des tableaux Excel ou des fichiers PDF mal optimisés. Choisir un outil de notes de frais est libérateur pour tout le monde. Vos collaborateurs gagnent du temps, vous avez davantage de visibilité sur les mouvements de trésorerie à venir, vous renforcez la conformité de vos dépenses, tout en ayant des indicateurs de performance personnalisés, et un outil sécurisé hébergé dans le cloud.

Si vous n’êtes plus à convaincre des bienfaits de l’outil, reste maintenant à trouver lequel comblera vos attentes. Et pour y parvenir, nous vous proposons 8 étapes clés qui vous faciliteront le travail.

Première étape : définir vos besoins

Les besoins viennent souvent des points de frictions internes qui transforment une note de frais en cauchemar : lenteur des processus, aucun contrôle sur les dépenses, suite douloureuse d’un contrôle URSSAF, plaintes et mécontentement des salariés, retards dans les remboursements, etc.

Définir les besoins structurants est indispensable pour faire le bon choix. Vous pouvez aussi élaborer un système de priorités avec les must-have d’un côté et les nice-to-have de l’autre.

Deuxième étape : mettre à jour sa politique interne

La politique interne est le document qui cadre le fonctionnement des notes de frais et des dépenses professionnelles. Elle fixe notamment les plafonds, les limites de remboursement, les processus de validation, la gestion de la communication interne, et la liste des fournisseurs privilégiés.

La politique interne fait force de loi et ce sera donc à l’outil de s’y adapter (et pas l’inverse). La réviser régulièrement – et encore plus au moment de chercher un nouvel outil – est indispensable pour maximiser son efficacité dans le traitement quotidien.

Troisième étape : vérifier la compatibilité de son système comptable

En général, les choses fonctionnent bien, et la plupart des outils de gestion de notes de frais sont capables de s’arrimer sur (presque) n’importe quel système comptable et financier. Mais parfois, il y a des problèmes, en particulier avec de vieux systèmes peu ou non supportés, et qui n’ont pas été mis à jour depuis longtemps. Veillez à ne pas mettre la charrue avant les boeufs. Il faudra peut-être d’abord moderniser vos outils financiers avant de digitaliser votre gestion des notes de frais.

Quatrième étape : s’assurer du soutien de sa direction

Un outil de notes de frais constitue un projet corporate. Cela signifie que la plupart des services responsables doivent être impliqués dans son développement. Si votre direction ne soutient pas le projet, c’est un drapeau rouge. Il faut donc s’assurer que tout le monde soit bien à bord avant d’investir du temps pour sélectionner les solutions potentielles. Et si besoin, il vous faudra prendre un bâton de pèlerin pour convaincre, former et éduquer en interne.

Cinquième étape : comparer les fonctionnalités, pas le prix

Pour comparer les solutions existantes, il faut faire la liste des fonctionnalités clés. Certains logiciels sont très basiques, d’autres très avancés, et le prix est forcément lié.

You get what you paid for comme le dit l’expression américaine. Et pour éviter toute désillusion dans les jours qui suivent le lancement de l’outil, il est nécessaire de bien faire le lien entre vos besoins identifiés à la première étape et les fonctionnalités proposées par les outils audités.

Sixième étape : explorer les démonstrations

Une fois que votre short-list est réduite à deux ou trois solutions, vous pouvez prendre du temps pour les explorer dans les moindres détails. N’hésitez pas à rencontrer les vendeurs, à faire des démonstrations en ligne – ou dans un environnement de test – et à poser toutes les questions qui vous importent, comme les évolutions de l’outil, les mises à jour, la protection des données personnelles, l’hébergement, etc.

Pour réussir cette étape, il sera plus efficace de réunir une équipe pluridisciplinaire (IT, RH, finance, commercial, etc.) afin d’avoir une variété de prismes de vue et de sensibilités.

Septième étape : ne négligez pas l’expérience

L’expérience, c’est ce qui fait que l’application sera utilisée ou non (et avec plaisir ou non). L’interface doit être agréable, l’outil doit être cross-device, disponible en plusieurs langues en cas de besoin, accessible avec et sans connexion internet depuis un smartphone, etc. L’outil doit vous faire gagner du temps. Plus il est bien fait, plus la phase d’onboarding et de formation sera courte et accélérée.

Huitième étape : être bien entouré

Une fois le contrat signé, il ne faut pas vous retrouver dans un no man’s land. Assurez-vous de disposer d’un support efficace, d’un système de soutien à la clientèle pertinent, de formations personnalisées et de bonnes pratiques comme des guides ou des tutoriels capables de répondre à la plupart des questions des collaborateurs.

 

Choisir un outil de notes de frais est un changement important dans une organisation. Raison de plus pour anticiper et gérer cette transition qui apportera un dynamisme et un vent de fraîcheur nouveau. Sans compter que cela peut aussi impacter la motivation interne et la marque employeur.

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