Comment dématérialiser ses notes de frais ?

Depuis le 23 mai 2019, il est désormais possible de dématérialiser complètement ses notes de frais. Un gain de temps et d’énergie pour tous les salariés, des voyageurs au service comptable, en passant par les managers chargés de contrôler, d’approuver et de vérifier les notes de frais. Toutefois, pour que la dématérialisation soit conforme aux yeux de la loi, il existe quelques règles à respecter.

Que veut dire dématérialiser une note de frais ?

Cela signifie qu’il est possible de créer une version numérique d’une note de frais papier, incluant notamment le reçu ou la facture qui justifie le paiement. La dématérialisation permet d’intégrer un processus de gestion en mode « zéro papier » pour faciliter la transmission des informations afin de gagner du temps au moment du traitement.

Concrètement, dématérialiser une note de frais ne veut pas dire prendre un reçu ou un justificatif en photo pour le joindre à un email avec un formulaire PDF. Le fait de dématérialiser signifie que l’intégralité de votre processus est réalisable avec un outil unique capable de gérer les demandes, le traitement et le suivi du remboursement.

Pour dématérialiser vraiment ses notes de frais, il est donc nécessaire de disposer d’un outil professionnel qui peut être utilisé depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone. Après chaque dépense, le salarié utilise son application pour créer sa ligne de dépense et prendre en photo son reçu. Celui-ci est immédiatement vérifié et approuvé, avant d’être envoyé et archivé. Il faut donc oublier l’application photo de votre smartphone. Car dématérialiser implique de suivre quelques conditions.

Dans quelles conditions peut-on parler de dématérialisation ?

Pour qu’un reçu puisse intégrer un processus interne dématérialisé, l’administration a émis un cadre strict :

  • Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.
  • La numérisation peut être réalisée par l’entreprise ou par un tiers, tant que les règles sont respectées.
  • Tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
  • Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

Un gain de temps, d’argent et d’énergie grâce à la dématérialisation

Dématérialiser ses notes de frais est un changement qui apporte une valeur importante dans toutes les organisations traditionnelles. En effet, celui-ci impose de simplifier tous les processus internes, de réduire les efforts consacrés à la gestion opérationnelle et au contrôle, de faciliter l’approbation et la validation, tout en accélérant le temps consacré au remboursement.

Vous pouvez donc oublier les pertes de reçus ou de justificatifs. Dès lors que le salarié reçoit le sien, il est intégré en moins de trente secondes dans l’application de son smartphone.

Vous pouvez aussi ignorer les anciens formulaires papier, les tableaux indigestes sous Excel ou les approbations qui ne viennent jamais. Tout est simple, fluide, et l’information passe rapidement d’une personne à l’autre. Grâce à la gestion sécurisée des données nourrie à l’intelligence artificielle, les notes de frais ne sont plus un problème : elles sont un avantage concurrentiel qui reflète l’avancement de la transformation digitale d’une organisation. Elles apportent davantage de visibilité sur la trésorerie, tout en simplifiant la vie des collaborateurs.

 

De la simple visite de quelques heures chez un fournisseur proche, à une tournée de prospection de trois semaines en Asie, la dématérialisation transforme la gestion des notes de frais en levier de performance. Vos collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, sans perdre de temps dans la gestion administrative au retour d’un voyage. Et parce que tout est stocké dans le cloud de manière privée et sécurisée, il n’a jamais été aussi facile de retrouver une note de frais ou une ligne de dépense en cas de question, de validation ou de contrôle. Facile, simple et rapide !

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