Pourquoi adopter une solution cloud pour gérer mes dépenses ?

Le modèle SaaS (Software as a Service) a transformé bon nombre de business-model pour les éditeurs de solutions, et a allégé la pression financière qui reposait sur les épaules des entreprises. Moyennant quelques euros par mois, il est désormais possible d’adopter une solution cloud, facile à utiliser, et accessible à tous les salariés pour gérer ses dépenses professionnelles. Si le passage au cloud simplifie les processus internes et limite les coûts, il a également beaucoup d’autres avantages.

Parce que la centralisation facilite la gestion quotidienne

Avec une solution en mode cloud, toute l’information est centralisée au même endroit. Terminé les fichiers perdus sur un réseau local, une Dropbox personnelle ou une clé USB qui circule de salarié en salarié. Le cloud facilite la transmission des informations, peut créer des notifications dans un logiciel pour contrôler et vérifier une donnée, et accélère le flux des communications internes.

Pour les managers, le cloud offre la possibilité de générer des tableaux de bord en temps réel avec un maximum de visibilité sur les dépenses en cours. Pour faciliter la gestion de la trésorerie, c’est un modèle idéal et très facile à déployer.

Parce que c’est plus sécurisé

Lorsque les données sont hébergées localement, le risque est toujours présent. Il faut en permanence créer des systèmes de sauvegarde redondante, il faut disposer d’un espace pour stocker des serveurs, les refroidir, en faire la maintenance, etc. Au final, c’est du temps – et donc de l’argent – qui pourrait être investi différemment.

Avec le cloud, il n’y a aucun risque de perte d’informations. Les sauvegardes sont automatisées et le service est accessible en continu, à toute heure du jour ou de la nuit. En cas de sinistre dans les locaux de l’entreprise (inondation, incendie, cambriolage, vandalisme…), le cloud rend les données toujours disponibles, permettant ainsi de s’affranchir de toute contrainte physique.

Parce que l’information est accessible partout

La mobilité fait partie de la vie quotidienne de la plupart des salariés français : réunions, bureaux, déplacements professionnels, travail à la maison ou en espace de coworking, etc. Avec le cloud, quel que soit l’endroit où vos collaborateurs travaillent, ils auront toujours accès à vos services, outils et logiciels. Un salarié peut ainsi créer une dépense professionnelle depuis son smartphone dans le cadre d’un déplacement à l’étranger, quand votre responsable maintenance peut, dans le même temps, valider un bon de commande depuis sa tablette dans les locaux de l’entreprise. À partir de leurs ordinateurs, les services comptables et financiers agrègent et consolident les demandes valides en quelques clics, et tout est normalisé pour un maximum de visibilité.

Parce que c’est facile à maintenir

Avec le cloud, vous n’avez plus besoin de disposer d’une équipe informatique dédiée à la gestion de vos outils professionnels. Parce que les logiciels sont simples et bien conçus, l’usage est fluide et facile. En matière de gestion, tout se fait à distance par l’éditeur. Une question ? Un problème ? Tout est géré en ligne avec un impact immédiat sur votre opérationnalité. Attendre le technicien ou le revendeur pendant des jours pour régler un problème urgent ne fait plus partie du quotidien.

Parce que c’est moins cher

Avec l’augmentation de la bande passante et la multiplication des terminaux connectés, le cloud s’est considérablement démocratisé. Pour quelques euros par mois, les petites entreprises ont accès aux mêmes logiciels et plateformes professionnels que les grands groupes. Non seulement cela coûte moins cher à l’achat, mais cela coûte aussi moins cher à l’usage, en raison des gains de productivité et du temps gagné au quotidien.

Vos collaborateurs n’ont plus besoin de faire valider manuellement une dépense, de vous faire signer un bon de commande, de le scanner pour l’envoyer numériquement au service comptable qui réglera la facture ultérieurement. Avec le cloud, tout se fait depuis un terminal connecté. Quelques secondes suffisent pour faire une tâche qui prenait quelques minutes, voire plusieurs heures auparavant.

Une solution de gestion de dépense en ligne est un outil très puissant qui participe à la transformation digitale des organisations. En facilitant le quotidien de vos collaborateurs et en renforçant vos processus de contrôle et de conformité, le cloud va rapidement devenir votre meilleur allié pour booster votre efficience interne et mieux gérer vos dépenses.

 

Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc “Guide Gartner des solutions de gestion des frais et déplacements pros” et à découvrir Concur Expense pour la gestion de vos notes de frais.