Afin de proposer une solution efficiente apte à répondre à ses forts enjeux de croissance, le groupe d’ingénierie Akka a entamé début 2019 sa migration vers SAP S/4HANA Cloud. Les premiers bénéfices sont déjà au rendez-vous.
Groupe d’ingénierie et de conseil en technologies et innovation, Akka intervient dans des secteurs aussi variés que ceux de l’industrie, de l’aérospatiale, de la défense ou de la santé. Porté par une croissance à deux chiffres, le groupe emploie 21 000 collaborateurs pour un chiffre d’affaires 2018 de 1,5 milliard d’euros. Pour répondre à cette forte croissance et satisfaire à ses ambitions, Akka devait renforcer sa plate-forme applicative de back-office mais surtout offrir à ses consultants les outils digitaux de demain.
Akka a souhaité standardiser et automatiser les méthodes dans l’ensemble de ses filiales grâce à la création d’un core model ainsi que revaloriser les fonctions de back-office en privilégiant les tâches d’analyse à celles de saisie opérationnelle. En parallèle, le groupe souhaitait déployer une solution permettant une meilleure intégration des process end-to-end dès la saisie des temps des consultants jusqu’à la facturation.
Pour répondre à ces objectifs, le groupe a lancé le programme Aktion pour Akka Towards Innovation. Il comprend le déploiement de SAP S/4HANA Cloud et de la solution Concur pour la gestion des notes de frais.
Le projet, qui implique une équipe dédiée au niveau groupe, comprend un fort volet d’intégration puisque SAP S/4HANA Public Cloud doit dialoguer avec les autres briques du système d’information dédiées à la business intelligence, la trésorerie ou la consolidation. Sur ce sujet mais aussi pour la configuration optimale de la solution, Akka est accompagné par l’intégrateur Delaware.
Un déploiement en six vagues
Le déploiement se déroule en plusieurs vagues. La première, lancée en janvier 2019, comprenait le Royaume-Uni et l’Espagne. L’Italie et la Roumanie ont suivi en mars et juin. Les prochains pays seront déployés dès Janvier 2020. Les pays restants feront l’objet de vagues successives jusqu’en 2022. « S’agissant d’un projet vecteur de la stratégie du groupe, il devait être réalisé dans un délai le plus court possible », observe Emmanuel Garelli, directeur de projet.
Pour industrialiser le déploiement, l’équipe projet a construit un core model reprenant les standards du groupe et les bonnes pratiques déployées dans quatre pays sélectionnés comme entités pilotes. « Nous ne voulions pas faire un projet par pays, poursuit Emmanuel Garelli. Le recours à une solution standard a permis d’éviter les velléités de customisation. » Pour autant, Akka a souhaité que ce core model soit évolutif afin de se donner de l’agilité. Il s’agit, par ailleurs, de respecter les exigences de conformité réglementaire de chaque pays.
Akka a adopté la méthodologie de SAP qui découpe un projet en six étapes : Discovery (découverte de la solution), Prepare (simulation des processus), Explore (définition de la configuration), complétées plus classiquement par les phases Realize, Deploy et Run. Le groupe a également retenu les offres SAP de support (Enterprise Support), d’assistance personnalisée pour les services cloud (Preferred Success) et de garantie de succès pour les projets de migration (Value Assurance).
Deux jours gagnés pour les clôtures mensuelles
Après dix mois d’utilisation, Emmanuel Garelli dresse un premier bilan, positif. « Le planning a été respecté et nous n’avons pas rencontré de bug bloquant à date. Le passage au cloud public de SAP n’a, par ailleurs, entraîné aucune lenteur côté utilisateur. » Parmi les autres bénéfices, les entités Akka déployées ont déjà gagné près de deux jours pour les clôtures mensuelles de leur comptabilité.
Pour autant, le directeur de projet n’occulte pas les difficultés rencontrées. Tout d’abord, il rappelle que SAP S/4HANA Public Cloud est une solution nouvelle, en rupture avec les autres versions. Elle nécessite une phase d’apprentissage, une bonne intégration de la méthodologie, une direction de projet aguerrie et le recours à un intégrateur spécialisé.
L’interaction avec SAP est aussi plus importante qu’avec une solution sur site. Le rythme soutenu de déploiement des releases, tous les trois mois, suppose, par ailleurs, d’effectuer à chaque fois des tests de non-régression et des points de configuration.
Emmanuel Garelli recommande de bien suivre la méthodologie SAP S/4HANA Public Cloud et d’acquérir les services d’accompagnement proposés par SAP de type Project Focused et Engagement Focused pour garantir le succès de l’implémentation. Les directions et métiers doivent être aussi parties prenantes de toutes les options prises dans la configuration de la solution. Enfin, il faut, selon lui, anticiper une phase importante de conduite du changement afin d’éviter tout heurt au démarrage.
