Die debitel AG bediente sich jahrelang einer elektronischen Beschaffungslösung, die auf Lotus Notes basierte. Diese Lösung beinhaltete zwar einen Produktkatalog, aus dem Artikel ausgewählt und elektronisch freigegeben wurden.

Doch dieser Katalog, der einer Lotus-Notes-Datenbank entsprach, bot weder Verwaltungswerkzeuge, noch moderne Suchfunktionen und musste manuell gepflegt werden. Darüber hinaus war es notwendig, die Materialstämme in SAP R/3 zu führen. Der entscheidende Nachteil dieser Lösung war allerdings die fehlende Schnittstelle zum SAP-R/3-System – die Einkaufsabteilung musste die Daten manuell übertragen.

Um die Beschaffungsprozesse zu straffen, war es für debitel daher ein vordringliches Ziel, nicht nur eine in SAP R/3 integrierte E-Procurement-Lösung auf Basis von SAP Material Management (SAP MM) einzuführen, sondern auch einen optimierten Produktkatalog aufzubauen. Das Unternehmen entschied sich für die Katalog-Software BugsEye von Requisite Technology. Als externen Berater für die Einführung wählte der Mobilfunkanbieter die Mummert Consulting AG.

Prozessbezogene Umsetzung

“Der Produktkatalog ist das Kernstück der Beschaffungslösung. Mit ihm steht und fällt die Akzeptanz der gesamten Anwendung”, weiß der verantwortliche Leiter der SAP-Abteilung bei debitel, Karl Ritter. Aus diesem Grund war unbedingt sicherzustellen, dass sich mit dem Katalog die gewünschten Artikel schnell auffinden lassen und zudem alle Informationen für den Kaufentscheidungsprozess zur Verfügung stehen. Vor der Einführung galt es daher, den Katalog mit sämtlichen Artikeln ausstatten, die in den Fachabteilungen benötigt werden. Bei dieser Aufgabe arbeiteten die Berater eng mit den technischen Katalog-Administratoren und der Einkaufsabteilung zusammen. Eine weitere Herausforderung war es, im Vorfeld definierte Warenkörbe für bestimmte Lieferanten festzulegen, mit denen sich alle Bedarfe zu verhandelten Preisen bedienen lassen. Freitextbestellungen sollten nur im Ausnahmefall zugelassen werden.

Die debitel-Einkaufsabteilung realisierte das Vorhaben im Rahmen eines Gesamtprojektes, dessen Ziel es war, die Beschaffung zu optimieren. Bei den Vorarbeiten für die Umsetzung ging das Projektteam prozessbezogen vor. Mit Hilfe einer Warengruppenanalyse untersuchten die Berater von Mummert Consulting gemeinsam mit ihren Kollegen von Gerd Kerkhoff Consulting die zu beschaffenden Produkte auf ihre Katalogisierbarkeit. Diese wurden den verschiedenen Beschaffungsprozessen zugeordnet. Anschließend identifizierte das Projektteam die Warengruppen, die in den Katalog aufgenommen werden sollten. In enger Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam der E-Procurement-Lösung wurden die Reihenfolge, die Abbildung der Prozesse und damit der Warengruppen festgelegt. Den Anfang machten Büromaterialien, gefolgt von Zeitschriftenabonnements, Geschäftspapieren, Verpackungsmaterial, Bewirtungsbedarf, Geschäftsausstattung, Möbeln, Marketingbedarf, Dienstleistungen und DV-Hardware.

Auf die Pflege der Kataloge kommt es an

Nachdem die Katalog-Engine BugsEye von Requisite implementiert war, ging es darum, korrekte Katalogdaten zu beschaffen beziehungsweise zu erstellen. Die Berater erarbeiteten dafür eine Spezifikation, die sämtliche formalen Anforderungen an die Katalogdaten sowie deren technische Formate genau beschrieb. Diese Dokumentation wurde den Lieferanten zur Verfügung gestellt. Büromaterialien beschafft debitel bei großen Lieferanten. Da diese bereits Erfahrung mit den Erfordernissen des E-Business hatten, lieferten sie die Artikeldaten nach kurzer Abstimmung zeitnah und in guter Qualität. Anders sah es bei kleineren, lokalen Lieferanten aus, bei denen die Daten nicht in elektronischer Form vorlagen. Hier war zum einen das Projektteam gefordert, das die notwendigen Artikeldaten erstellte. Zum anderen wird der Katalog teilweise weiterhin manuell gepflegt.
Bei der Verwaltung von Katalogdaten ist zu beachten, dass die von den Lieferanten zur Verfügung gestellten Daten mit debitel-spezifischen Informationen angereichert werden müssen. Nur so lassen sich Arbeitsschritte im E-Procurement- beziehungsweise Backendsystem automatisieren. Voraussetzung dafür ist, dass die internen Warengruppen, gegebenenfalls Materialnummern und Kontierungskennzeichen, gepflegt sind.
In der Katalog-Engine BugsEye haben die Fachabteilungen nun die Möglichkeit, die entsprechenden Parameter zu pflegen und die Daten direkt zu überprüfen. Damit lassen sich Inhalte bereinigen (Normalisierung), die Datenqualität und -konsistenz prüfen sowie Daten bündeln und ordnen (Mapping).

System deutschlandweit im Einsatz

Damit sich der zentrale Aufwand der Katalogpflege möglichst schnell lohnt, implementierte der Mobilfunkanbieter die elektronische Beschaffungslösung nicht nur in der Zentrale in Stuttgart, sondern auch in den Niederlassungen in Ettlingen, Kaiserslautern und Saarbrücken. Im Mai 2002 ging das System in den Produktivbetrieb. In einem weiteren Schritt wurden bis Juli 2002 auch die Vertriebs-GmbH und ihre Niederlassungen in ganz Deutschland mit dem System ausgestattet. Mit dem Ergebnis des Projekts ist debitel zufrieden. “Die Führung eines zentralen Kataloges ist nur durch den Einsatz eines modernen Katalogsystems möglich”, sagt Karl Ritter. “Dabei ist es wichtig, dass sich die Sichten auf den Katalog so steuern lassen, dass der Anforderung spezifischer Warenkörbe in verschiedenen Regionen, Unternehmensteilen und Funktionsbereichen Rechnung getragen werden kann.”