Die Fastnacht naht und Schunkellieder haben wieder Konjunktur. “Wer soll das bezahlen – wer hat das bestellt” klingt es aus rauen Kehlen. Doch das sattsam bekannte Problem fröhlicher Zecher erschwert auch beim Management von IT-Assets eine aussagekräftige Gesamtkostenerfassung und effizientes Wirtschaften: die transparente und verursachergerechte Abrechnung. Betroffen sind vor allem IT-Dienstleistungsunternehmen, die aus ausgegliederten internen IT-Dienstleistern oder Rechenzentren großer Unternehmen entstanden sind. Eine Studie des Marktforschungsunternehmen IDC aus dem Jahr 2002 zeigt, dass hier erheblicher Nachholbedarf besteht. Von den 51 untersuchten Großunternehmen in Deutschland führen der Studie zufolge nur rund ein Drittel (36 Prozent) eine verursachergerechte Abrechnung durch.
Hier bieten integrierte Lösungen für das IT-Asset-Life-Cycle-Managment Abhilfe, wie sie etwa der SAP Alliance Partner syskoplan auf der Basis von SAP-Standardsoftware anbietet. Im Zentrum der Anwendung steht die “Installierte Basis” (Installed Base) der IT-Ausstattung, in der alle IT-Assets mit Spezifikationen, Konfigurationsangaben, Vertragsdaten, Standort- und Nutzerinformationen verwaltet werden. Sie stellt die Informationsdrehscheibe für alle Prozesse dar, wie Auftragsmanagement, Beschaffung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Faktura und zentrales Servicemanagement. Die Installierte Basis wird als Configuration Management Database nach ITIL (Information Technology Infrastructure Library) geführt. ITIL geht auf eine Inititative der britischen Regierung zurück und hat sich mittlerweile zu einem Quasi-Standard des IT-Service-Managements entwickelt. Neben der Verwaltung von Assets umfasst IT-Asset-Management zudem das Konfigurationsmanagement für Hard- und Software. Auch Systemänderungen werden auf diese Weise kontinuierlich erfasst. Der Grund für diese umfassende Definition von IT-Asset-Management ist, dass das Rechenzentrum in alle wichtigen Prozesse integriert sein muss, um als Profitcenter effizient zu arbeiten und die erbrachten Leistungen nachzuweisen.

Wie führen Unternehmen IT-Asset-Life-Cycle-Management ein?

Vor der Anwendung steht jedoch die Implementierung: Die meisten IT-Provider führen Lösungen für das IT-Asset-Life-Cycle-Management in Teilprojekten ein. Je nach aktuellen Geschäftsprioritäten kann am Anfang die Leistungsabrechnung, das Budgetcontrolling, der Customer Service, die Zentralisierung des IT-Einkaufs oder ein anderes Schwerpunktthema stehen. Es ist jedoch wichtig, diese Schwerpunkte nicht isoliert zu betrachten, sondern bei der Projektkonzeption und bei der Auswahl der Werkzeuge stets die Gesamtsicht auf eine IT-Asset-Management-Lösung zu bewahren. Beratungspartner fungieren in diesen Projekten als Dolmetscher zwischen Kaufleuten und Technikern im Unternehmen und erfassen die Geschäftsprozesse. Zentrales Element der Implementierung ist der Aufbau der Installierten Basis, der unabhängig vom Schwerpunktthema frühzeitig erfolgen muss. Dabei gilt es technische Informationen aus dem System-Management – etwa IBM Tivoli oder Microsoft SMS – mit SAP-Anwendungen zu integrieren. Informationen über IT-Assets lassen sich auf diese Weise fortlaufend aktualisieren. Die Integration erfolgt mit Hilfe des Network Object Administration Handlers (NOAH).

Projeke initiieren und Kosten budgetieren

Entschließt sich ein Unternehmen zu einer integrierten IT-Asset-Management-Lösung, steht das Prozessdesign an vorderster Stelle: Es gilt, die Lösungskonzeption entlang weniger Geschäftsprozess-Szenarien zu erarbeiten. Solche Szenarien sind durchgängige Geschäftsprozessketten, welche die einzelnen Prozess-Schritte in den Gesamt-Zusammenhang stellen. Typischerweise lässt sich die Komplexität eines Geschäfts durch fünf bis 15 geschickt ausgewählte Szenarien beschreiben. Auswirkungen wie beispielsweise Organisationsveränderungen lassen sich an einem Prototypen anschaulich erläutern. Die Basis für die abschließende Kalkulation bildet ein abgestimmter Projektplan. Im zweiten Schritt realisieren Unternehmen die Basisprozesse, danach die Spezialprozesse, die sich von Branche zu Branche unterscheiden können. Anschließend erfolgt der Roll-out in Niederlassungen und verbundene Unternehmen.

Implementierungskosten senken – Mitarbeiter einbinden

Die Einführungskosten sind abhängig von der Größe des Unternehmens und dem Grad der Diversifizierung, etwa der Anzahl der Filialen. So rechnet Syskoplan bei einem Unternehmen mit 2000 bis 8000 Assets für die Einführung mit drei bis fünf Monaten Projektdauer à 20 Manntagen. Eine genaue Kostenkalkulation ist erst nach eingehender Analyse des jeweiligen Unternehmens durch das Beratungshaus möglich. Positiv wirkt sich in der Kalkulation aus, wenn im Unternehmen bereits SAP-Know-how in verschiedenen Abteilungen vorhanden ist. Meist werden SAP-Anwendungen bereits in der Buchhaltung und im Einkauf genutzt. Es fehlt jedoch häufig das nötige Know-how für das Service-Management des SAP-Systems, beispielsweise bei der Gestaltung der IMAC-Prozesse an den Endgeräten (IMAC: Install, Move, Add, Change). Um die Implementierungskosten zu senken, empfiehlt es sich, ausgewählte Mitarbeiter während der Projektphasen zu schulen. Der eigentliche Rollout in die Betriebe und verbundenen Unternehmen lässt sich dann in vielen Fällen ohne externe Unterstützung bewerkstelligen.

Gut angelegtes Geld

Die laufenden Kosten einer integrierten Lösung belaufen sich auf monatlich 50 bis 400 Euro pro Asset. Eine Investition, mit der sich deutliche Einsparungen erzielen lassen, weil sich erst dadurch verursachergerecht identifizieren lässt, wer welche Services braucht und welche Leistungen erbracht wurden. Oft führt schon die reine Identifikation von Kostenblöcken mit fehlender Zuordnung zum Verursacher zu Einsparungen. So identifizierte beispielsweise ein Berater bei der Einführung einer Lifecycle-Management-Lösung bei einem mitelständischen Unternehmen einen Datex-P-Kostenblock, der keinem Kunden zugeordnet werden konnte. Dies bedeutete unmittelbar eine Einsparung von rund 15.000 Euro jährlich.
Im Idealfall lassen sich IT-Asset-Management-Lösungen auch ohne zusätzliche Personalkosten betreiben. Ein Beispiel dafür ist die Zahnradfabrik Friedrichshafen (ZF), bei der syskoplan eine solche Applikation implementiert hat, um den Support zu unterstützen und zu professionalisieren. Peter Banholzer, Leiter Support-Center Benutzerservice bei ZF erklärt dazu: “Die Unterstützung und Professionalisierung des Supports und die damit einhergehende permanente aktualisierte Dokumentation war für uns der eigentliche Antrieb, eine Integrierte IT-Asset-Management-Lösung einzuführen. Durch das von syskoplan integrierte System haben wir bei enorm gesteigertem Durchsatz keinen zusätzlichen Personalaufwand – ein sehr positiver Nebeneffekt.”