Konsolidierte Prozesse bei der Entsorgung

Mit dem Ziel, die Wettbewerbsfähigkeit in einem sich öffnenden und preissensiblen Entsorgungsmarkt auf Dauer zu sichern und auszubauen, startete FES die “Zukunftswerkstatt Unternehmenssoftware”. Die bisher heterogene IT-Landschaft aus Eigenentwicklungen und Anwendungen verschiedener Hersteller sollte auf der Basis von SAP-Lösungen vereinheitlicht und auf eine neue Stufe der Geschäftsprozess-Unterstützung gehoben werden.

Komplexe Anforderungen

“Die Anforderungen waren komplex”, erläutert Frank Wittkowski, Leiter des SAP-Projektteams bei FES. Da das Unternehmen sowohl kommunale Aufgaben erfüllt als auch große Aufträge für die Privatwirtschaft abwickelt, erschwerten unterschiedliche Softwarelandschaften reibungslose und unternehmensweite Prozesse. Mit den bestehenden Systemen konnte beispielsweise die Reaktionszeit auf Kundenwünsche nicht weiter verkürzt werden.
Die Entscheidung für SAP fiel auf der Grundlage einer systematischen Marktanalyse. Sie ergab, dass nur SAP eine integrierte Gesamtlösung anbieten konnte. “Mit SAP lassen sich nicht nur unsere Backoffice-Abläufe abbilden, sondern vor allem auch branchenspezifische Geschäftsprozesse und Anforderungen im E-Business-Umfeld”, erklärt Wittkowski. Mit mySAP Utilities Waste Management führte FES weitere SAP-Lösungen ein, zum Beispiel im Controlling und im Reporting sowie in der Materialwirtschaft, der Beschaffung und im Vertrieb.

Anwender frühzeitig und konsequent geschult

Nach der Konzeptionsphase startete das Projekt Anfang 2002 und ging zum 1. Januar 2003 produktiv. Meilensteine waren der Abschluss der Machbarkeitsstudie Ende März und der Abschluss der Realisierungsphase Ende Oktober. “Eine erstaunliche Leistung aller Beteiligten – bei der Größe des Projekts und der Tatsache, dass wir auch zukünftige Anforderungen berücksichtigt haben”, kommentiert Wittkowski den Erfolg.
Zum Projektteam gehörten neben der sechsköpfigen Projektleitung und zehn Vertretern der IT-Abteilung auch rund 45 Schlüsselanwender sowie externe Berater. Die Leistung des Teams und weiterer FES-Mitarbeiter bestand beispielsweise darin, die betrieblichen Prozesse, etwa für die Leistungserbringung, bis ins Detail überprüft, überarbeitet und in Teilen auch neu gestaltet zu haben. Einen weiteren Schwerpunkt der Projektarbeit bildete die Datenbereinigung und die Vorbereitung der Datenmigration aus den Altsystemen.
Da die neue SAP-Softwarelandschaft die Arbeit einer großen Zahl von Mitarbeitern verändern würde, hatte die Schulung der fast 400 Anwender von Anfang an hohe Priorität. Auf der Grundlage des “Train-the-Trainer”-Konzepts beauftragte FES externe Trainer damit, Schlüsselanwender in die Lage zu versetzen, ihre FES-Kollegen zu schulen und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Die Schulungen begannen im November 2002 und liefen bis Anfang 2003. Bereits in der Einarbeitungsphase lernten die Anwender die einfache Bedienung des Systems und die übersichtliche Darstellung der Daten zu schätzen.

Branchenspezifische Erweiterungen

Die umfassende Funktionalität der SAP-Branchenlösung für die Entsorgungswirtschaft (IS-Waste) hat FES mit Hilfe des Beratungsunternehmens Schmücker & Partner noch erweitert. Bestandteil der kundenspezifischen Anwendungsentwicklung war beispielsweise die Anbindung der SAP-Vertriebskomponente. Dadurch lassen sich die Kosten eines einzelnen Auftrags erfassen und zuordnen. Darüber hinaus kann FES speziell im gewerblichen Bereich flexibler fakturieren. “Wir haben im Projekt Erweiterungen, wie die Rückmelde- und Sperrmülltransaktion sowie die Waage-Integration, entwickelt, die später auch im Standard genutzt werden können”, sagt Werner Gertz von Schmücker & Partner.
Alle operativen Prozesse und Daten sind heute in SAP abgebildet. “Vom Vertrag bis zur Rechnung ist jeder Schritt und jede Teilleistung nachvollziehbar”, berichtet Rudolf Weising, Leiter des Teilprojekts IS-Waste. Aufträge aus dem SAP-System bilden die Grundlage für die Rückmeldung der geleisteten Arbeit beziehungsweise die Leistungserbringung – aufgesplittet nach Personal, Fahrzeug, Sammelgefäß und Reinigungsfläche sowie Waage und Genehmigung / Nachweis. Durch die Verknüpfung mit der SAP-Komponente Environment, Health & Safety, in der alle Stoffstromdaten enthalten sind, können zudem interne und externe Wiegebelege eindeutig den behördlichen Genehmigungen und den kaufmännischen Vertragsdaten zugeordnet werden. So lassen sich Wiegedaten mit Auftrags- und Vertragsdaten verbinden. Das war bisher nicht der Fall – Fehler mussten durch erheblichen Kontrollaufwand vermieden werden. Daten aus Vorsystemen, etwa einer Anlagenwaage, gelangen über feste Schnittstellen in IS-Waste.

Unternehmensweite Verfügbarkeit der Daten

Doch es haben sich nicht nur die Qualität und Transparenz der Daten verbessert. “Alle wichtigen Daten sind heute unternehmensweit verfügbar”, benennt Rudolf Weising einen der Hauptvorteile und fügt hinzu: “Das erleichtert die operative Steuerung des Unternehmens, zum Beispiel im wichtigen Bereich der Tourenplanung”. Durch die stärker software-gestützten Prozesse hat sich bei FES zudem das Arbeiten insgesamt verändert: Die Mitarbeiter bewegen weniger Papier und agieren weitgehend auf der Basis tagesaktueller Information. Möglichkeiten, die Wirtschaftlichkeit der Abläufe weiter zu verbessern, lassen sich so leichter erkennen und umsetzen. Dank SAP arbeitet FES heute prozessorientierter, bereichsübergreifend und kundennäher. Dadurch wird sich auch die Effektivität der Arbeit erhöhen, so dass FES mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern mehr Aufgaben bewältigen kann.
“Mit unserer SAP-basierten IT-Landschaft haben wir uns fit gemacht für die Zukunft”, sagt Dirk Stöver, Geschäftsführer der FES. Und sein Kollege in der Geschäftsführung Benjamin Scheffler fügt hinzu: “Auch wenn sich der Return on Investment noch nicht konkret quantifizieren lässt, zeichnet sich bereits ab, dass unsere neue Software-Plattform eine wesentliche Maßnahme der Zukunftssicherung ist”. Dass FES als Vorreiter auf dem richtigen Weg ist, zeigt auch das Interesse der Branche an dem Projekt. Seit September 2002 kommen Fachleute anderer Entsorgungsbetriebe nach Frankfurt und informierten sich über die SAP-Einführung.

Feinabstimmung steht nun im Vordergrund

Nach dem erfolgreichen “Going-live” steht im ersten Halbjahr 2003 das “Finetuning” des Systems im Vordergrund. FES wird darüber hinaus ein eigenes Customer Competence Center aufbauen, um die Anwender weiterhin kompetent zu betreuen und die Software kontinuierlich an neue Anforderungen anzupassen. Noch im Jahre 2003 soll zudem die Einführung von SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM) zur Unterstützung der Unternehmensplanung angegangen werden. In Vorbereitung ist auch die Installation von Bordcomputern in den Fahrzeugen und die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems zur weiteren Prozessbeschleunigung. Dadurch soll unter anderem der Austausch von Auftragsdaten zwischen der Einsatzleitung und den Mannschaften auf den Sammelfahrzeugen vereinfacht werden.
“Mit SAP sind wir heute besser als jedes andere Entsorgungsunternehmen gerüstet, um Leistungsreserven zu mobilisieren, die Wirtschaftlichkeit der Prozesse zu verbessern und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern”, zieht Dirk Stöver ein durchweg positives Fazit.