Offline-Lösungen ermöglichen es Mitarbeitern im Außendienst, an jedem Ort und zu jeder Zeit an elektronischen Geschäftsprozessen teilzuhaben. Die Anwendungen sind auf unterschiedlichen Geräten, etwa Mobiltelefonen, PDAs oder Notebooks lauffähig und kommunizieren zeitlich versetzt über Synchronisationsprozesse mit ERP-Systemen wie SAP R/3. Offline-Lösungen sichern die eingegebenen Daten zunächst lokal – etwa auf der Festplatte des Notebooks – und übertragen diese in die Datenbank des ERP-Systems, sobald eine Verbindung aufgebaut wird.
Dies bietet für die Erfassung von Arbeitszeiten und Reisekosten zahlreiche Vorteile. Während es für Mitarbeiter an stationären Arbeitsplätzen mittlerweile unproblematisch ist, mit Hilfe von Employee-Self-Service-Anwendungen ihre Arbeitszeiten und Reisekosten am PC zu erfassen, hatten die Mitarbeiter im Außendienst auf Grund der fehlenden Verbindung zum ERP-System bisher das Nachsehen. Sie waren gezwungen, die Daten vorab auf Papier oder in einer Tabellenkalkulation festzuhalten, um sie nach ihrer Rückkehr ins Unternehmen ins ERP-System zu übertragen. Doch dieses Vorgehen kostet Zeit und ist fehleranfällig. Abhilfe schafft die SAP-Anwendung Mobile Time and Travel, mit der sich Arbeitszeiten und Reisekosten offline erfassen lassen. Zu den weltweit ersten Anwendern der Software gehört die TÜV NORD GRUPPE, die Mobile Time and Travel bis zum Sommer rund 2000 Mitarbeitern zur Verfügung stellt.

Nahtlose Integration mit SAP R/3

Der Bedarf für Lösungen wie Mobile Time and Travel ist gerade im Dienstleistungsbereich groß, berichtet Howard Beader, Director Product Marketing für mySAP Mobile Business: “Berater im Außendienst müssen ihre Aufwendungen unterwegs eingeben können. Zudem ist es erforderlich, dass sich diese Eingabe mit dem Backend-System integrieren lässt, damit sich Kunden auf eine korrekte Rechnungserstellung verlassen können.”
Für die nahtlose Integration der Offline-Lösung mit SAP R/3 sorgt die SAP Mobile Engine auf dem Notebook des Mitarbeiters. Sie steuert sowohl die automatisierte Installation der Offline-Anwendungen als auch die Synchronisation von Stamm- und Bewegungsdaten. “Dabei ist es problemlos möglich, auch mehrere tausend Endgeräte im Feld zu administrieren”, erläutert Claudius Fischer, Director Mobile Infrastructure bei SAP. Zudem ist die SAP Mobile Engine “als reine Java-Lösung plattformunabhängig, damit die Kunden nicht an eine bestimmte Hardware gebunden sind”, so Fischer weiter.
Mobile Time and Travel ist eng mit den Anwendungen für die Online-Erfassung von Arbeitszeiten und Reisekosten verknüpft, die SAP R/3 schon seit langem bietet: Dem Arbeitszeitblatt (Cross-Application Time Sheet, CATS) und dem Reisekostenmanagement.

Fehler haben keine Chance

Um die Anforderungen an einen Datenaustausch zwischen Offline-Anwendungen und ERP-Systemen richtig einschätzen zu können, gilt es, sich ein grundsätzliches Problem vor Augen zu führen: Die umfangreichen Datenprüfungen, die in SAP R/3 für online eingegebene Daten ablaufen, kann eine Offline-Anwendung nicht vollständig abbilden. So liegen beispielsweise aktuelle Informationen zur Verfügbarkeit von Kontierungsobjekten nur im ERP-System vor.

Damit der Anwender dennoch möglichst konsistente Daten übertragen kann, verfügt Mobile Time and Travel über eine eigene, vom ERP-System abgeleitete Anwendungslogik. Diese enthält eingeschränkte Prüfmechanismen, mit der die Lösung schon auf dem Notebook den größten Teil möglicher Fehler abfängt. Eine solche Prüfung könnte folgendermaßen aussehen: Ein Anwender gibt in sein Notebook ein, dass er an einem Tag drei Stunden für Projekt A, drei Stunden für Projekt B und drei Stunden für Projekt C gearbeitet hat. Die Offline-Anwendung hat aus SAP R/3 allerdings die Information erhalten, dass der Benutzer nur acht Stunden am Tag arbeiten muss und gibt daher eine Fehlermeldung an den Anwender zurück. Dieser hat sich möglicherweise nur vertippt und nur acht Stunden gearbeitet oder er müsste eine Stunde gesondert als Überstunde erfassen. In jedem Fall sorgt die Anwendung mit der Prüfung dafür, dass die Daten richtig erfasst werden.
Während der Synchronisation unterzieht SAP R/3 die vom Notebook übertragenen Bewegungsdaten dann allen Eingabeprüfungen, die auch für online eingegebene Daten durchgeführt werden. Wenn dabei noch Fehler auftreten, die Mobile Time and Travel nicht erkannt hat, erhält der Mitarbeiter automatisch eine Meldung auf sein Notebook und kann sie offline beheben. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass nur fehlerfreie Daten weiterbearbeitet werden. Außerdem versorgt SAP R/3 die Offline-Anwendung bei jedem Synchronisationsvorgang mit geänderten Stammdaten (Kontierungsobjekte, Wertehilfen). Im Idealfall können die Mitarbeiter ihre Reisekosten und Arbeitszeit offline abrechnen – eine Ergänzung oder Korrektur der Daten nach der Rückkehr ins Unternehmen ist nur in Ausnahmefällen notwendig.

Die Spesenabrechung mobil erledigen

Für den Außendienst liegen die Vorteile einer Offline-Erfassung von Arbeitszeiten und Reisekosten auf der Hand. Die Mitarbeiter können ihre Daten noch vom Hotelzimmer aus in das ERP-System übertragen, so dass die Spesenabrechnung und -erstattung schon in die Wege geleitet wird, während sie noch unterwegs sind. Darüber hinaus entfällt die zeitaufwändige Vorbereitung der Daten für die Eingabe ins ERP-System. Die Offline-Anwendung vereinfacht die Dateneingabe zudem durch Vorlagen und Wertehilfen für Kontierungsobjekte (Kostenstellen, Aufträge, Netzpläne), die regelmäßig aktualisiert werden. Darüber hinaus lassen sich auch Daten, die noch nicht für die Weiterverarbeitung freigegeben sind, ins ERP-System übertragen. Auf diese Weise ist eine Datensicherung ohne lokale Kopien auf CD-ROMs oder anderen Medien möglich und ein eventueller Datenverlust auf dem Notebook kein Problem mehr.

Der Nutzen für das Unternehmen ist noch höher zu bewerten. Mit der Offline-Lösung verwandeln sich die bisher unproduktiven und damit teuren Reise- und Wartezeiten der Mitarbeiter in sinnvoll genutzte Arbeitszeit. Die Mitarbeiter können die Projektzeiten und Reisedaten auf dem Weg von einem Kunden zum nächsten oder auf der Rückreise eingeben und sind damit in der Lage, einen Kundenbesuch vollständig abzuschließen, bevor der nächste beginnt.
Der eigentliche Vorteil ist jedoch, dass die Informationen zügig übertragen werden, denn sie sind in der Regel für zeitkritische Geschäftsprozesse relevant. Dies gilt zum einen für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung, die es erfordern, dass die Daten in einem gewissen Zeitrahmen bereitgestellt werden. Zum anderen verbessert eine zügige Fakturierung von erbrachten Dienstleistungen den Cashflow eines Unternehmens. Und dass eine genaue Projektkostenkontrolle sowie eine verlässliche Datenqualität bei der Rechnungserstellung die Kundenbeziehungen unterstützen, versteht sich fast schon von selbst.

Online oder Offline – das ist die Frage

Bei der Entscheidung für eine ortsunabhängige Erfassung von Arbeitszeiten und Reisekosten stehen die Unternehmen vor der Aufgabe, sich für eine Online- oder eine Offline-Lösung zu entscheiden. Auf den ersten Blick erscheint eine Online-Lösung die elegantere Alternative zu sein, da die Daten unmittelbar nach ihrer Eingabe im Mobilgerät ins ERP-System übertragen werden. Außerdem ist es im besten Fall nicht einmal notwendig, Software auf dem Mobilgerät zu installieren.

“Offline-Lösungen sind wichtig für Bereiche, in denen keine Netzabdeckung besteht”, erläutert Claudius Fischer. Sie gewährleisten Unabhängigkeit von Online-Verbindungen wie WLAN, GSM und GPRS. Während es bei einer Online-Anwendung bei unzureichender Netzabdeckung notwendig ist, Informationen zunächst auf Papier oder mit einem anderen Hilfsmittel festzuhalten, gelingt die Datenerfassung mit dem Offline-System in jedem Fall. Dazu kommt, dass häufige oder sogar kontinuierliche Online-Verbindungen deutlich höhere Kosten verursachen, als die Verbindungen, die für die einmalige Synchronisation am Ende eines Tages oder einer Reise notwendig sind. Wenn die Synchronisation gar über das firmeneigene Netzwerk stattfindet, sind die Verbindungskosten so gering, dass sie vernachlässigt werden können.