Was, wenn ein Unternehmen eine Sparte ausgliedert oder eine andere Firma übernimmt, sich umstrukturieren, die Geschäftsprozesse ändern oder seine Systemlandschaft konsolidieren will? Klar ist: Kein Weg führt daran vorbei, solchen Änderungen auch in der Systemlandschaft Rechnung zu tragen. SAP hat daher im Oktober 2001 als Anlaufstelle für Aufgabenstellungen dieser Art das Team “SAP System Landscape Optimization” (SLO) gegründet. Das SLO-Team umfasst nicht nur eine spezialisierte Beratungsgruppe, sondern auch ein Backoffice in Walldorf, in dem Programme, Methoden und Dokumentation entwickelt werden. “Dabei wird darauf geachtet, dass die Produkte weitgehend wieder verwendbar sind, um für Standardanforderungen kostengünstige Services anzubieten. Die SLO-Entwicklungsressourcen ermöglichen außerdem eine schnelle Anpassung der Lösungen an spezielle Kundenanforderungen”, so Hans-Joachim Würth, Director SLO-Beratung.
Neben Services aus dem Bereich Währungsumstellungen – wie Umstellung der Konzernwährung oder Einführung einer weiteren Hauswährung – und den technischen Services, mit denen SAP Kunden dabei unterstützt, Eigenentwicklungen in die Veränderungsprozesse mit einzubinden, liegt der Schwerpunkt von SAP System Landscape Optimization auf den drei großen Bereichen System Landscape Change Consulting, Organizational Structure Change Consulting und SAP Conversion Services / Data Harmonization Consulting. Zusätzlich zu den “klassischen” Datenübernahmelösungen, die beispielsweise auf der Legacy System Migration Workbench (LSMW) basieren, hat SLO eigene Technologien zur Umsetzung von Änderungsanforderungen entwickelt.
Spezielle Technologien
Mit der Conversion Workbench (CWB) lassen sich erforderliche Datenänderungen wie etwa Nummernsysteme bei Kontenplänen oder Materialnummern direkt auf Ebene der Datenbank vornehmen. Ausgehend vom Verwendungsnachweis des Data Dictionary wird hierbei für jede umzusetzende Tabelle ein Umsetzprogramm generiert. Diese setzen dann die Werte auf der Datenbank um. Nach einer Umstellung sind somit nur noch die neuen Werte im System zu finden. Bei einer solchen Umstellung werden alle SAP-Komponenten des betreffenden Systems berücksichtigt. Die Umstellung umfasst Stammdaten, Bewegungsdaten und Customizingdaten. Tabellen, die zum Standard gehören, werden automatisch umgestellt. Aber auch Tabellen, die das betreffende Unternehmen selbst erstellt hat, sowie Modifikationen von Standardtabellen können in der Regel automatisch umgestellt werden. Die Conversion Workbench ist Grundlage für die SAP Conversion Services. Sie wird aber auch im Rahmen von Konvertierungslösungen für andere Aufgabenstellungen, beispielsweise bei der Zusammenführung von Buchungskreisen oder Kostenrechnungskreis-Löschungen, verwendet.
Die Migration Workbench (MWB) dient dazu, Daten – von Tabelleninhalten bis hin zu ganzen Business-Objekten – von einem Sendersystem in ein Empfängersystem zu transportieren. Im Rahmen der Übernahme wird explizit festgelegt, welche Daten wohin verschoben werden. Wie die Conversion Workbench arbeitet die Migration Workbench auf Ebene der Datenbank.
Wann finden nun die SLO zur Verfügung stehenden Software-Werkzeuge Anwendung? SLO wählt nach einer Analyse der Kundenanforderungen und der relevanten Bereiche der betroffenen SAP-Systeme aus ihrem Leistungsspektrum denjenigen Ansatz aus, mit dem sich die Anforderungen des Kunden optimal erfüllen lassen, und erarbeitet einen Lösungsvorschlag. SLO konzipiert und implementiert die gewählte Lösung – auch in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam des Kunden – und bietet bei Bedarf Unterstützung durch spezialisierte Entwicklungsteams an. Hans-Joachim Würth nennt fünf typische Szenarien für Software-Anpassungen:
- Ausgliederung von Unternehmensteilen,
- Eingliederung von Unternehmen,
- Reorganisation/Umstrukturierung im Unternehmen,
- Optimierung von Geschäftsprozessen sowie die
- Konsolidierung gewachsener IT-Landschaften.
Ausgliederung von Unternehmensteilen
Ein Konzern verkauft eine Sparte seines Portfolios an ein anderes Unternehmen. Die Folge: Daten, die sich auf den verkauften Unternehmensteil beziehen, müssen aus dem SAP-System des Konzerns herausgelöst und an den neuen Eigentümer übergeben werden.
Mit dem Service “Mandantentrennung” bietet SLO zwei mögliche Lösungsansätze. Entweder werden die Daten, die das ausgegliederte Unternehmen mitbekommen soll, mittels einer Datenübernahmemethode (Legacy System Migration Workbench oder Migration Workbench) in einen neuen Mandanten gebracht. Oder es wird für das ausgegliederte Unternehmen eine Mandantenkopie angefertigt, aus der die nicht mehr benötigten Daten des Mutterunternehmens mittels des SLO-Services “Buchungskreis löschen” entfernt werden.
Eingliederung von Unternehmen
Ein Unternehmen kauft oder übernimmt ein anderes Unternehmen. Das zugekaufte Unternehmen verwendet beispielsweise eine andere Materialnummern-Systematik als der Käufer. Fortan muss jedoch mit der gleichen gearbeitet werden – dazu ist es notwendig, die Materialnummern des zugekauften Unternehmens zu ändern.
Mit dem SLO Conversion Service “Materialnummern-Umstellung” werden die Materialnummern des zugekauften Unternehmens so geändert, dass sie der Namenskonvention im neuen Mutterunternehmen entsprechen. Dies geschieht mit Hilfe der Conversion Workbench.
Reorganisation/Umstrukturierung im Unternehmen
Ein Unternehmen war bisher nach Regionen organisiert und hat auch sein SAP-System entsprechend aufgebaut. Eine Analyse der Geschäftsprozesse bringt jedoch zu Tage, dass eine zentrale, funktionsbezogene Organisation ein effizienteres Controlling ermöglichen würde. Hierzu müssen die Kostenrechnungskreise, in denen die Struktur des Unternehmens im SAP-System abgebildet ist, entsprechend angepasst werden.
Mit dem SLO-Service “Kostenrechnungskreis-Zusammenführung” lassen sich ebenfalls mit Hilfe der Conversion Workbench die bisherigen Kostenrechnungskreise, die auf regionaler Ebene eingerichtet waren, zu zentralen Einheiten zusammenfassen.
Optimierung von Geschäftsprozessen
In einer Behörde wurde bisher für die externe Finanzberichterstattung ein anderer Kontenrahmen verwendet als im internen Gebrauch. Diese “Doppelarbeit” erweist sich zunehmend als zeitraubend und fehleranfällig. Die zuständigen Mitarbeiter überlegen, ob nicht der externe Kontenrahmen auch intern Verwendung finden könnte. Die Aufgabenstellung: Auch der Kontenplan im SAP-System der Behörde muss entsprechend geändert werden.
Der SLO Conversion Service “Kontenplanumstellung” ermöglicht es, Konten und Kostenarten im Kontenplan umzubenennen oder auch zusammenzufassen, so dass sie den neuen Anforderungen entsprechen. Die Zuordnungstabelle, in der die Änderungen definiert sind, bleibt auch nach der Umstellung im SAP-System als Dokumentation – etwa für die Wirtschaftsprüfung – erhalten.
Konsolidierung gewachsener IT-Landschaften
In einem internationalen Großkonzern ist im Laufe der Jahre eine Vielfalt von SAP-Systemen an verschiedenen Standorten eingerichtet worden. Bei einer Überprüfung, wie sich die Total Cost of Ownership für die Systemlandschaft senken ließe, stellen die Verantwortlichen fest, dass an einigen Stellen Doppelarbeit gemacht wird und einige der Systeme nicht ausgelastet sind. Die TCO lässt sich senken, indem diese Systeme zusammengelegt werden.
Hier sind je nach den konkreten Anforderungen im Projekt verschiedene Lösungen denkbar. Die einfachste Methode ist es, mehrere Mandanten in ein gemeinsames System zu kopieren, ansonsten aber nicht weiter zu vereinheitlichen. Alternativ dazu lassen sich die Daten aus einem Mandanten auch mit Hilfe von Datenübernahmemethoden wie der Legacy System Migration Workbench oder der MWB in einen anderen Mandanten überführen. Die weitgehendste Integration lässt sich jedoch durch eine Mandantenzusammenführung mittels der Konvertierungstechnik erreichen.
Sind spezielle Kundenanforderungen – etwa im Bereich der Applikationsberatung oder der IT-Systemarchitektur – abzudecken, bindet SLO Spezialisten auch aus anderen Bereichen der SAP in das Projektteam ein. “Der Kunde erhält auf diese Weise einen Komplettservice aus einer Hand und mit einem zentralen Ansprechpartner”, begründet Würth abschließend das Gesamtkonzept.
