Die elektronische Erkennung von Dokumenten in Papierform hat eine rasante Entwicklung erfahren. Diese Technologie und die vollständige Integration in das ERP-System bringt bei der Bearbeitung von Eingangsrechungen ein enormes Einsparungspotential. Gleichzeitig werden Fehler minimiert und Prozesse optimiert.
Der erste und wichtigste Schritt den papiergebundenen Rechnungseingang zu optimieren, besteht darin, die Rechungsdaten in ein elektronisches Format umzuwandeln. Die Rechungen werden gescannt und lassen sich dann etwa in der betreffenden SAP-Anwendung lesen, bearbeiten und transportieren. Nur wenn die Dokumente elektronisch archiviert sind, ist auch deren Revisionssicherheit und ständige Verfügbarkeit sicher gestellt. Entscheidend ist jedoch, dass die Rechnungsdaten fehlerfrei erfasst sind. Erst dann kann der Beleg weiter verarbeitet werden – in den Schritten Rechnungseingang buchen, Rechnungsprüfung vornehmen, Zahlung abwickeln.

Belegerkennung

Als Grundlage für die automatisierte Rechungsbearbeitung stehen verschiedene Erkennungsverfahren zur Verfügung. Während sich eine formularbasierte Erkennung lediglich für vordefinierte Rechnungen eignet, ist mit lernenden Systemen eine höhere Erkennungsrate möglich. Die weitaus größte Effektivität und Effizienz bietet jedoch die Freiform-Erkennung. Sie kombiniert eine qualitativ hochwertige Zeichenerkennung (OCR) mit einer intelligenten und flexiblen Interpretation, die die erkannten Informationen gemäß ihrer Bedeutung und ihres Kontexts behandelt. So wird bei der Freiform-Erkennung beispielsweise eine Nummer auf dem Beleg als Bestellnummer und nicht als Kundennummer oder Rechnungsnummer interpretiert – unabhängig davon, wo auf dem Beleg diese Nummer zu finden ist. Diese garantiert im Zusammenspiel mit entsprechenden Workflow-Komponenten einen hohen Automatisierungsgrad im Rechungseingangsprozess und sorgt damit für die gewünschte Kostenreduktion.
Entscheidend für den Gesamtablauf der Rechnungserkennung ist neben der Dokumentenerkennung auch die harmonische Integration von Scannen und Archivieren in den Prozess. Eine entsprechende Lösung muss neben den technischen Anforderungen vielfältige fachliche und organisatorische Anforderungen erfüllen:

• Die Belege unterschiedlicher Geschäftspartner müssen verarbeitet werden. Partnerspezifische Lösungen bedingen einen hohen Abstimmungsaufwand und sollten daher nur begrenzt angewendet werden.
• Es gilt alle Arten von Belegen zu berücksichtigen. Rechnungen und Gutschriften ohne Bezug zum ERP-System sind nach wie vor Bestandteil der täglichen Realität und machen bei vielen Unternehmen das Gros der Eingänge aus.
• Alle Vorgänge müssen vollständig und revisionssicher dokumentiert und archiviert werden. Die eingehenden Dokumente und der Prozess ist von Beginn an zu kontrollieren.
• Alle Komponenten sollten über Standardschnittstellen in die bestehende Infrastruktur integriert werden; möglichst ohne dabei die Organisation und die Abläufe gravierend ändern zu müssen.
• Der Endanwender muss durch eine zentrale Workflow-Komponente aktiv durch alle notwendigen manuellen Bearbeitungsschritte geführt werden, ohne dass es dabei zu Oberflächen- oder Systembrüchen kommt. Die Integration des Workflow sorgt für eine optimale und flexible Arbeits- und Ablauforganisation.

Hindernis Medienbruch überwinden

Das zentrale Problem der Prozessoptimierung beim Rechnungseingang ist der System- und Medienbruch. Bisherige Lösungen arbeiten mit einer dem ERP-System vorgeschalteten Erkennung. Dieses Verfahren hat den Nachteil, dass der Bearbeiter zunächst außerhalb und erst später etwa innerhalb einer SAP-Anwendung arbeitet. Um valide, buchbare Rechnungsdaten an das ERP-System zu übergeben, muss im Falle einer SAP-Lösung in der Erkennung und Nachbearbeitung die Geschäftslogik für SAP-Rechnungen nachgestellt werden. Dies ist aufwändig und genügt den flexiblen Customizing-Anforderungen im SAP-Umfeld nicht vollständig. InvoiceCENTER für SAP Lösungen, entwickelt von den Firmen PSINOVA AG und Océ Document Technologies, etabliert daher einen durchgängigen Prozess in SAP. Die Gesamtintegration der Archivierung, die universelle Rechungserkennung und eine zentrale Oberfläche für alle Rechnungseingänge, gesteuert durch die SAP Workflow Engine, bilden die Basis dieses Lösungskonzepts.
Zu Beginn der Rechnungsbearbeitung werden die gescannten Dokumente für die spätere Erfassung in einem Archiv abgelegt (frühe Archivierung). Am Scann-Arbeitsplatz werden die Papier-Rechnungen entklammert und mit Trennblättern versehen, um für mehrseitige Rechnungen die Dokumentgrenzen festzulegen. Die Rechnungen werden stapelweise eingescannt, die Bilder über die Archive-Link-Schnittstelle im Archiv revisionssicher abgelegt. Diese Schnittstelle meldet für jedes Dokument einen eindeutigen Schlüssel und den Belegtyp an den SAP Workflow.

Erkennung, Validierung und Import durch SAP Workflow gesteuert

Im nächsten Schritt wird ein Workflow gestartet, der die in InvoiceCENTER für SAP-Lösungen integrierte Erkennungskomponente DOKuStar von Océ Document Technologies aktiviert. DOKuStar wiederum besteht aus zwei Komponenten: dem Erkennungsmodul DOKuStar Extraction und DOKuStar Validation. Der SAP Workflow steuert und kontrolliert den gesamten Erkennungs- und Validierungsprozess der Rechnungsdaten. Damit kann der Bearbeitungsstatus jeder Rechnung via SAP nachvollzogen werden. Die gelesenen Daten gelangen anschließend über eine SAP-Standard-Schnittstelle (IDOC) direkt in die betreffenden SAP-Anwendungen. Die Schnittstelle arbeitet sowohl synchron als auch asynchron und erlaubt es, die Daten aller Belegtypen (Rechnungen/Gutschriften, mit/ohne Bestellbezug) in die SAP-Lösung zu importieren.
InvoiceCENTER für SAP-Lösungen verfügt über eine komfortable Vorerfassungsmaske. Dieses Verfahren sichert die Release-Unabhängigkeit der Lösung und erlaubt es, alle eingehenden Rechnungen und Gutschriften über eine zentrale Oberfläche zu verarbeiten. Mit der Vorerfassungsmaske lassen sich beispielsweise auch elektronische Rechnungen verarbeiten. Sie dient dazu, die Rechnungsdaten zu vervollständigen, Rechnungs- und Bestellpositionen einander zuzuordnen und ist Ausgangspunkt für die nachfolgende Buchung. Bevor die Rechnungsdaten in der Maske angezeigt werden, erfolgen automatische Prüfungen und Zusteuerungen von Daten aus der SAP-Anwendung. Sind die Rechnungsdaten komplett, werden sie automatisch in die zuständigen SAP-Transaktionen im Finanzwesen oder der Materialwirtschaft gebucht. In seiner Aufgabenliste erhält der Sachbearbeiter nur Rechnungen angezeigt, die manuell ergänzt oder geprüft werden müssen. Der Automatisierungsgrad ist variabel – so ist etwa auch eine Zusatzprüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip möglich. Sind die Rechnungsdaten in die entsprechenden Module gebucht, werden sie in den dort eingerichteten Workflows – etwa für die Genehmigung von Rechnungen ohne Bestellung – bearbeitet und sind somit vollständig in das bestehende Umfeld integriert.

Zentrale Benutzerschnittstelle für den Sachbearbeiter

Die Vorerfassungsmaske ist die zentrale Benutzerschnittstelle des InvoiceCENTERS für SAP Lösungen. Die Maske enthält auf einer Oberfläche alle wesentlichen Eingabefelder, die im SAP-Standard, insbesondere vor Release SAP R/3 4.6, auf mehrere Masken verteilt sind. Sie entspricht zudem dem Look-and-Feel eines SAP-Systems. In der Maske werden die automatisch gelesenen Daten mit SAP-Daten wie etwa dem Wareneingang oder den Bestellungen in Beziehung gesetzt und zusammen angezeigt. Der Sachbearbeiter ist daher in der Lage, die Daten rasch zu prüfen, zuzuordnen und gegebenenfalls zu ergänzen. Während des gesamten Bearbeitungsvorgangs ist das Bild der eingescannten Rechnung auf dem Bildschirm sichtbar. Auch dies bietet dem Sachbearbeiter die Möglichkeit, gelesene Daten zu verifizieren oder Daten zu ergänzen. Für fehlende oder geänderte Stammdaten wie die Lieferantenadresse oder die Bankverbindung, existiert ein direkter Anschluss an die Stammdatenpflege. Auch diese lässt sich mit Hilfe des SAP Workflow ansteuern.

Matthias Hilpert