„Für kleinere Händler war es bisher kaum möglich, mittels einer einfachen und kostengünstigen Schnittstelle sowohl Daten in das zentrale ERP-System SAP Business One zu übermitteln als auch umgekehrt Zentraldaten an den einzelnen Verkaufspunkten zu empfangen“, beschreibt Steffen Würth, Projektleiter SAP Business One bei der ADD ON AG das Problem. Darauf aufmerksam wurde der Pforzheimer SAP Business Partner durch einen Kunden aus dem Bereich des Wein- und Feinkosthandels. Dieser hatte sich bereits für die ERP-Lösung SAP Business One entschieden, aber nur unter der Vorraussetzung der zusätzlichen Integration einer Lösung für den Point of Sale. Die Anforderungen an das Kassensystem bestanden darin, SAP Business One mit der hierfür ermittelten Kassenlösung dataposC zu verbinden. Dazu musste eine Schnittstelle für den Datenaustausch geschaffen werden.
Reibungsloser Datenaustausch
„Um den Datenaustausch herzustellen, lag es nahe, ein Zusatzmodul für SAP Business One zu entwickeln, das einen Schnittstellenmanager zu dataposC bildet“, erläutert Würth weiter. In der Kassenlösung von datapos werden Daten von verkauften Artikeln gespeichert. Mit der ADD-ON-Kassenlösung entwickelte das Pforzheimer Softwarehaus ein solches Zusatzmodul. Damit können die in dataposC gespeicherten Daten von verkauften Artikeln in das SAP-System eingelesen werden. Dazu erzeugt der Schnittstellenmanager beispielsweise in den einzelnen Filialen Abverkaufs- und Artikelbestandsdateien. Einmal pro Tag wird eine DFÜ-Verbindung geöffnet und die Kassendaten mittels der von ADD ON entwickelten Schnittstelle auf SAP Business One überspielt. Die Daten können laut ADD ON auch mittels FTP-Server übertragen werden. Im Gegenzug werden aus SAP Business One neue Artikelnummern und neue Preise an die Kassen in den Filialen übergeben. Somit sind diese täglich auf dem aktuellsten Stand, bei Bedarf auch mehrmals täglich.
Im ERP-System stehen somit aktuelle Verkaufszahlen sowie Informationen über Artikelbestände zeitnah zur Verfügung. Die Zentrale hat stets die neuesten Daten parat und kann entsprechend reagieren, indem beispielsweise kritische Artikelbestände neu aufgefüllt werden. Zusätzlich kann auf der Kasse auch auf die von SAP Business One ebenfalls übermittelten Debitoren kassiert werden. Die Vorteile liegen für Würth auf der Hand, denn „es sind auch kundenspezifische Auswertungen über Umsätze und gekaufte Artikel und Waren möglich“. Damit könnten selbst kleine Mittelständler das Kaufverhalten von Kunden analysieren und auswerten.
Schnell, günstig und flexibel
Würth zufolge generiert der Feinkosthändler einen großen Anteil seines Umsatzes mit Gutscheinen, weshalb ein Modul zur Gutscheinverwaltung in SAP Business One bereits in Planung ist. Die SAP-Lösung erweise sich hier flexibel und könne schnell an firmenspezifische Anforderungen angepasst werden. Nach Angaben des Pforzheimer SAP Business Partners kostet die ADD-ON-Kassenlösung 1.600 Euro. Im Preis enthalten sind die Kassensoftware, inklusive komplett integriertem elektronischem Kassenbuch, sowie die Schnittstelle. Die Konfiguration des Point of Sale hängt von den individuellen Wünschen und Bedürfnissen des Kunden ab. Als Mindestvoraussetzungen für die Installation muss ein Rechner über einen Pentium-II-Prozessor, 64 MB Arbeitsspeicher (besser 128 MB), zehn GB freien Festplattenspeicher und Windows 98 SE/ME/2000/NT oder XP verfügen. Die Installation der Software und die Schulung der Mitarbeiter dauere zwischen ein oder zwei Tagen, je nachdem, wie viele Kassen in einer Filiale zum Einsatz kommen sollen. Mit der ADD ON Kassenlösung zu SAP Business One können laut dem Beratungshaus SMBs ihre Prozesse künftig nicht nur besser erfassen, sondern im nächsten Schritt auch automatisieren und optimieren. „Durch die kostengünstige und schnelle Einführung“, so Würth abschließend, „gewinnen kleine und mittlere Unternehmen das, was sie am nötigsten brauchen: Wettbewerbsfähigkeit.“
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