EBRO ARMATUREN Gebäudetechnik & Service konzentriert sich auf den Vertrieb von Armaturen sowie auf entsprechende Dienstleistungen im Bereich der Gebäudetechnik. Im Januar 2003 nahm die Firma ihre Geschäftstätigkeit auf und kann sich seitdem auf die Unterstützung durch SAP Business One verlassen. Die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen konzipierte Software deckt alle relevanten Geschäftsprozesse der Vertriebsgesellschaft ab. Fünf User der insgesamt zehn Mitarbeiter erledigen mit dem System täglich ganz unterschiedliche Vorgänge: Wenige Mausklicks und ein paar Tastatureingaben genügen für die Angebots- und Rechnungserstellung, die Auftragsabwicklung, den Einkauf oder das Abrufen der Lagerbestände. Die entsprechenden Buchungen erfolgen in der Financials-Komponente von SAP Business One.
Genauso unkompliziert hatte sich die Gebr. Bröer GmbH, eine Traditionsfirma aus dem Maschinen- und Anlagenbau, die Nutzung einer Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Firmen vorgestellt: “In unserer Tochter sollte ein eigenes bedarfsgerechtes, leistungsstarkes, aber auch benutzerfreundliches ERP-System zum Einsatz kommen. Mit SAP Business One haben wir dieses Ziel erreicht”, berichtet der IT-Leiter von EBRO, Bernd Gustav Goebel.

Eigenständig SAP-Erfahrungen sammeln

Die Firmengruppe mit Stammsitz in Hagen entwickelt und produziert seit mehr als 30 Jahren Industriearmaturen und Antriebssysteme für unterschiedliche Einsatzbereiche. Mit rund 230 Mitarbeitern ist das Unternehmen heute international erfolgreich und erzielte im Geschäftsjahr 2002 einen konsolidierten Umsatz von etwa 50 Millionen Euro.
Für seine Geschäftsprozesse nutzt EBRO seit 1990 das ERP-System SC/400 der Steeb Anwendungssysteme GmbH, die inzwischen zum SAP-Konzern gehört. Das Unternehmen wollte allerdings bei der Ausgliederung der Vertriebsgesellschaft die Chance nutzen, die Firma mit einer Lösung auf Basis neuster Technologien auszustatten, die zudem auf den Bedarf kleiner Firmen zugeschnitten ist.
Als EBRO im Sommer 2002 nach einer entsprechenden Unternehmenslösung für die Tochterfirma suchte, war für die IT-Abteilung von vornherein klar, dass sie das neue ERP-System möglichst in Eigenregie einführen wollten. “Als langjähriger Anwender von SC/400 besitzen wir umfangreiches IT-Know-how. Wir wollten selbst Erfahrung mit SAP und der SAP-Software sammeln”, erläutert Bernd Gustav Goebel die Entscheidung. EBRO gehört zu jenen Anwendern im Mittelstand, die ihr ERP-System von Anfang an selbst beherrschen, betreiben und auch erweitern wollen – ganz nach dem Motto: “Wissen, an welcher Schraube zu drehen ist, wenn Änderungen umgesetzt werden müssen.” Diesem Anspruch wurde das Unternehmen schon bei SC/400 gerecht: Zahlreiche Erweiterungen am System hatte EBRO selbst vorgenommen und es damit kontinuierlich an die sich wandelnden Unternehmensanforderungen angepasst.

Leistungsfähigkeit und Bedienkomfort überzeugen

Der langjährige IT-Partner Steeb machte EBRO auf SAP Business One aufmerksam. ” Wir waren auf Anhieb sehr angetan von dieser neuen Software für kleine und mittelständische Unternehmen”, erinnert sich der IT-Leiter. “Die Leistungsfähigkeit auf der einen und die große Benutzerfreundlichkeit auf der anderen Seite haben uns überzeugt. Obendrein war die Zukunftssicherheit des Systems dadurch gewährleistet, dass mit SAP ein namhafter und starker Lösungslieferant hinter der Software steht.”
Bereits sechs Wochen nach der Vertragsunterzeichnung mit Steeb Mitte November ging SAP Business One Anfang Januar 2003 bei EBRO ARMATUREN produktiv. Das Projektteam, bestehend aus fünf IT-Mitarbeitern von EBRO, benötigte rund 20 Manntage, um die Software bei der Handelstochter einzuführen – und kam dabei weitgehend ohne externe Hilfestellungen aus. Dabei profitierte das Team nicht nur von seiner langjährigen IT-Erfahrung, sondern auch vom definierten Funktionsumfang von SAP Business One, der sich einfach an die firmenspezifischen Anforderungen anpassen ließ. “Steeb bot an, uns bei der Implementierung mit Rat und Tat zur Seite zu stehen, wann immer es notwendig sein sollte”, sagt der IT-Leiter. Doch nur bei einigen wenigen Fragestellungen, etwa zur Handhabung und Auswertung der Datenbank sowie bei allgemeinen Optimierungsarbeiten, nahm EBRO die Beratungsleistungen der SAP-Experten in Anspruch.

Keine Hürden für ungeübte Anwender

Bei der Einführung von SAP Business One ging es für das Projektteam vor allem darum, das System auf der Hardware zu installieren und in die vorhandene IT-Infrastruktur einzubinden. Dabei mussten die Anforderungen von EBRO ARMATUREN mit dem System abgeglichen und einige firmenspezifische Einstellungen vorgenommen werden: Dazu gehörte unter anderem, das Berechtigungskonzept umzusetzen und die Formulare anzupassen.
Nach der Datenübernahme aus SC/400 und MS-Excel-Tabellen folgten Betriebstests und Schulungen. Da das System durch die Microsoft-Office-Oberfläche auch für Ungeübte leicht zu handhaben ist, waren die Anwender nach zwei Tagen fit im Umgang mit SAP Business One.

Im Arbeitsalltag bewährt

Heute hat sich das System im Arbeitsalltag von EBRO ARMATUREN bewährt. Mit einigen Feineinstellungen passte EBRO die Benutzeroberfläche noch einmal entsprechend den Anforderungen der Anwender an und stellte zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten bereit, etwa für die Provisionsabrechnungen. Inzwischen ist SAP Business One mit SC/400 verbunden. Die Kopplung erlaubt es unter anderem, dass die Auftragsdaten von SAP Business One zur Weiterverarbeitung direkt in die zentrale ERP-Software der Firmengruppe fließen.
“Unsere Erfahrungen sind positiv, SAP Business One erfüllt unsere Erwartungen. Alle relevanten Kerngeschäftsprozesse werden von dem System unterstützt”, bilanziert IT-Leiter Goebel. “Mit der Software besitzt unsere neue Tochter ein wirkungsvolles Werkzeug und ist anwendungsseitig für die weitere Zukunft gerüstet.”