Unternehmen sind aufgrund gesetzlicher Vorgaben dazu verpflichtet, den Finanzbehörden während einer vorgegebenen Aufbewahrungsfrist den Zugriff auf steuerlich relevante Daten zu gewähren. Dies gilt sowohl für Daten, die online im aktuellen Datenverarbeitungssystem geführt werden, als auch für solche, die bereits archiviert sind. Der Steuerprüfer kann unter anderem verlangen, dass ein Unternehmen ihm die betreffenden Informationen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger bereitstellt (Datenträgerüberlassung).
Darüber hinaus darf die Behörde die im Datenverarbeitungssystem gespeicherten Steuerdaten auch unmittelbar einsehen oder aber Auswertungen prüfen, die nach ihren Vorgaben erstellt werden müssen. Unternehmen kommen also nicht umhin, Daten aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung sowie anderen Anwendungen dauerhaft zugänglich zu machen.

Steuerdaten extrahieren und speichern

Das SAP Data Retention Tool (SAP DART) ermöglicht es Unternehmen, der Finanzbehörde steuerlich relevante Daten eines SAP-Systems per Datenträger zur Verfügung zu stellen. Mit der Lösung lassen sich die entsprechenden Informationen aus SAP R/3 extrahieren und auf externen Datenträgern speichern. Zusätzlich dazu steht das Werkzeug PBS archive add on CDART des SAP-Partners PBS Software GmbH bereit, um zu jeder Zeit auch sehr große DART-Extrakte unter Berücksichtigung von SAP-Archivdateien zu erzeugen. Mit Hilfe dieser Lösungen sind Unternehmen in der Lage, SAP-Datenbank- und Archivdaten für eine Datenträgerüberlassung im Rahmen einer Steuerprüfung zur Verfügung zu stellen. SAP DART ist ein Release-unabhängiges Werkzeug und in der SAP-Standardinstallation enthalten.
Die Daten für die Finanzbehörde werden aus den DART-Extrakten in Form von so genannten DART-Views erzeugt, die in der Regel eine Untermenge der DART-Extrakt-Daten enthalten. Die DART-Views werden im SAP-AIS-Format (SAP-Audit-Informationssystem) gespeichert, das eine externe Auswertung der Daten durch die Finanzbehörden erlaubt. Um DART-Views zu erzeugen, muss ein SAP-System inklusive DART vorhanden sein.

DART-Views ohne SAP-System erstellen

Das neue Werkzeug PBS IDA (Independent DART Access) von PBS Software ermöglicht es nun, die DART-Views für die Finanzbehörde auch ohne SAP-System aus existierenden DART-Extrakten zu erzeugen. Hierzu wandelt PBS IDA das SAP-interne Format der DART-Extrakte in das SAP-AIS-Format um und erlaubt es, die DART-Views für die Finanzbehörde zu generieren. Dies ist beispielsweise dann hilfreich, wenn nach dem Verkauf eines Unternehmensbereichs die dortige SAP-Lösung stillgelegt wurde, Steuerdaten für die Finanzbehörde aber weiterhin erzeugt werden müssen. Darüber hinaus können mit PBS IDA auch Abteilungen, die keinen Zugriff auf ein SAP-System haben sind, DART-Extrakte für Auskunftszwecke nutzen.
PBS IDA entstand auf Anregung der SAP AG, die ein ähnliches Werkzeug namens DUST (DART Upload Service Tool) nicht mehr weiterentwickelt (siehe SAP-Hinweise Nr. 522167). PBS IDA erlaubt im Gegensatz zum ehemaligen DUST-Werkzeug eine Verarbeitung der DART-Extrakte, ohne diese in eine externe Datenbank zu laden. Dies erleichtert es erheblich, große Datenmengen zu bearbeiten.

Intuitive Bedienung

PBS IDA ermöglicht den Zugriff auf SAP DART-Extrakte ab SAP DART 2.0. Die Software läuft unter dem Microsoft Windows Betriebssystem und bietet eine komfortable graphische Benutzeroberfläche, die intuitiv bedienbar ist. Eine im Hintergrund laufende MS SQL-Datenbank speichert die Verwaltungsdaten der DART-Extrakte, also alle administrativen Informationen – beispielsweise DART-Segmente oder Data Dictionary-Informationen – mit Ausnahme der Datensätze selbst. Die Software-Architektur entspricht dem klassischen Client/Server-Prinzip: Verschiedene PBS-IDA-Arbeitsplätze nutzen eine gemeinsame Datenbasis. Die Software ist in einer deutschen und einer englischen Sprachversion verfügbar.

DART-Extrakte komfortabel verwalten und visualisieren

Um DART-Extrakte zu bearbeiten, werden sie von ihrem Speicherort, beispielsweise einem externen Datenträger oder dem File-Server, in PBS IDA “eingecheckt”. Dabei speichert die Lösung die in einer DART-Extrakt-Datei enthaltenen administrativen Informationen in der PBS-IDA-Datenbank. Die DART-Extrakte lassen sich nun komfortabel verwalten. Unter anderem ist es möglich, die Extrakte mit Hilfe einer Baumstruktur nach Geschäftsjahren zu gliedern oder aber nach den SAP-Anwendungen, aus denen sie stammen. Die Inhalte der DART-Extrakt-Dateien können außerdem über die Benutzeroberfläche nach verschiedenen Kriterien visualisiert werden:

• Anzeige der grundlegenden Verwaltungsinformationen der Extrakte, etwa Quellsystem, Erzeugungsdatum, erzeugender Benutzer oder Dateigröße
• Überblick über die Segmente, also die Datenklassen, nach denen die Extraktdaten strukturiert sind. Ein Segment entspricht dabei im Allgemeinen einer Datenbank-Tabelle des SAP-Systems, beispielsweise Segment TXW_FI_HD für Tabelle BKPF / Buchhaltungs-Belegkopf, Segment TXW_MM_HD für Tabelle MKPF / Materialbeleg-Belegkopf
• Anzeige der Nutzdaten, also der Datensätze zu den jeweiligen Segmenten eines DART-Extrakts
• Data-Dictionary mit Meta-Informationen zu den Nutzdaten
• Anzeige der Parameter, die verwendet wurden, um den Extrakt in der SAP-Anwendung zu erzeugen. Dies sind Einstellungen zum Umfang der exportierten Daten, wie Buchungskreise, Buchungsperioden oder ob sie mit oder ohne Stammdaten, Verkaufs-, Liefer- und Materialbelege extrahiert wurden
• Prüfsummen

Weiterführende Funktionen von PBS IDA erlauben das Sortieren und Filtern der DART-Daten, so dass sich Datensätze gezielt auswählen lassen. Die Lösung ermöglicht es zudem, die DART-Extraktdaten mit externen Programmen weiter zu verarbeiten. Hierfür wandelt PBS IDA die DART-Daten mit Hilfe von integrierten Export-Funktionen in andere Formate um, etwa XLS oder aber AIS.
PBS IDA verwaltet nicht nur DART-Extrakte, sondern auch Dateien, die bereits im SAP-AIS-Format der DART-Views vorliegen. Auf diese Weise bietet die Lösung eine integrierte, einheitliche Arbeitsumgebung sowohl für die DART-Extrakte als auch die hieraus gebildeten DART-Views für die Finanzbehörde. Mit PBS IDA steht also ein komplettes Werkzeug zur Verfügung, mit dem sich DART-Extrakte und DART-Views verwalten, visualisieren, analysieren und in verschiedene Datenformate exportieren lassen. Unternehmen sind damit in der Lage, Datenträger mit steuerrelevanten Daten zu erstellen, wenn dies von der Finanzbehörde eingefordert wird.