Geschwindigkeit ist alles. Immer kürzere Innovationszyklen setzen Unternehmen insbesondere aus der Fertigungsindustrie unter Druck. In der Automobilbranche beispielsweise hat sich die Entwicklungszeit für ein neues Auto nach Angaben des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI) seit Ende der 80er-Jahre halbiert. Dauerte eine Neuentwicklung damals noch acht bis zehn Jahre, sind es heute nur noch vier. Für die Hersteller bedeutete das: Wer schnell auf Anforderungen des Marktes reagiert und zur richtigen Zeit das richtige Produkt anbietet, verschafft sich einen Wettbewerbsvorsprung. Ohne ein effektives Projektmanagement ist das allerdings kaum zu leisten.
Die Mitglieder einer Arbeitsgruppe benötigen unabhängig von ihrem Standort und über sämtliche Unternehmensgrenzen hinweg den uneingeschränkten Zugriff auf die relevanten Informationen. Der Entwickler in Deutschland, der Zulieferer in Frankreich, das Marketing in den USA und der Produktionsleiter in Polen müssen stets auf dem Laufenden sein, Dokumente ohne Zeitverlust untereinander austauschen und gemeinsam bearbeiten. Denn nur wenn alle Beteiligten über dieselben Informationen verfügen, lassen sich Missverständnisse vermeiden und kostspielige Entwicklungsfehler bereits in einem frühen Projektstadium erkennen.
Externe Partner in den Informationsfluss einbinden
Die cProject Suite innerhalb von mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM) hilft mit Planungs-, Steuerungs- und Collaboration-Funktionen, die komplexen, Standort-übergreifenden Entwicklungsprojekte zu koordinieren. Sie besteht aus zwei Browser-basierten Anwendungen: cProjects für das Projektmanagement und cFolders für den Austausch und die Bearbeitung von Dokumenten. Der Vorteil: Die Mitglieder eines Entwicklungsteams müssen keine spezielle Software installieren, um mit den Projektinformationen und -unterlagen zu arbeiten. Dazu benötigen sie lediglich einen Internetanschluss und eine Zugangsberechtigung für das System, auf dem die beiden Anwendungen laufen.
Auf diese Weise sind Unternehmen in der Lage, externe Entwicklungspartner in ihren Informationsfluss einzubinden, ohne ihnen Einblick in das Backend-System zu geben. Denn über die cProject Suite haben unter anderem Zulieferer oder Kunden Zugriff auf die benötigten SAP-Objekte, wie beispielsweise Stücklisten aus mySAP PLM, nicht aber auf die Unternehmenssoftware selbst. cProject Suite basiert auf dem SAP Web Application Server 6.20 und unterstützt damit offene Standards für die Kommunikation, den Datenaustausch und die Sicherheit. Gerade der Sicherheitsaspekt ist für Entwicklungsprojekte wesentlich: Einerseits benötigen Zulieferer vertrauliche Entwicklungsinformationen, andererseits sollen diese Daten nicht in die Hände Unbefugter gelangen.
Transparente Projektsteuerung schafft Klarheit
Die Internet-basierte Projektmanagement-Lösung cProjects versetzt Entwicklungsteams in die Lage, Termine, Aufgaben und Kosten eines Projekts auf einer einheitlichen Datengrundlage zu verfolgen. Projekte lassen sich in Phasen, Aufgaben und Checklisten transparent organisieren und mit Hilfe von Templates standardisieren.
Die Lösung bietet Projektleitern die Möglichkeit, relevante Elemente, etwa Materialien, die in SAP R/3 oder in einem anderen ERP-System erfasst sind, über unterschiedliche SAP-Anwendungen und Fremdsysteme hinweg miteinander zu verknüpfen. Die Projektleiter erstellen damit im Projektplan lediglich eine Verknüpfung zum entsprechenden Objekt und sind nicht gezwungen, die Informationen zu kopieren und zu übertragen. Über ein Berechtigungskonzept haben alle Mitglieder eines Teams Einblick in die für sie notwendigen Projektdaten, können diese bearbeiten und schließlich melden, wenn die ihnen zugeordneten Aufgaben erledigt sind. Der aktuelle Stand eines Projekts ist somit für alle Beteiligten rasch ersichtlich.
Um Meilensteine für die einzelnen Projektphasen zu definieren, bedient sich cProjects der so genannten “Stage Gate”-Methode. Sie gewährleistet, dass ein Projekt erst dann in eine neue Phase tritt, wenn sämtliche Aufgaben der vorangegangenen Stufe erledigt sind. Der Austausch von Projektinformationen erfolgt über die Collaboration-Lösung cFolders.
Arbeitsumgebung für verteilte Teams
cFolders ist eine virtuelle Arbeitsumgebung, die es den Mitgliedern eines Entwicklungsteams ermöglicht, Dokumente auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten. Ein wesentlicher Vorteil dabei: Mit Hilfe des File Transfer-Protokolls (FTP) sind auch Partner ohne Breitband-Zugang zum Internet in der Lage, große Dateien in cFolders zu übertragen oder aus cFolders auf ihren PC zu laden. Die Lösung ist auch als Stand-alone-Variante ohne cProjects nutzbar.
Über cFolders lassen sich etwa Konstruktionszeichnungen sowie Produktdaten und Stücklisten aus SAP R/3 externen Benutzern zum Prüfen oder Ändern zur Verfügung stellen. Anwender können sämtliche Dateien in cFolders laden. Alle Formate, die durch das jeweilige Frontend und den ECL-Viewer unterstützt werden, lassen sich anzeigen. Anwender machen dann ihre Änderungswünsche über die integrierte ECL-Viewer-Schnittstelle mit Hilfe von Redlining und Mark-ups kenntlich. Die Integration von cFolders mit der mySAP Business Suite erlaubt es, die geänderten Daten in die entsprechenden Backend-Lösungen, etwa mySAP PLM oder mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM), zu übernehmen.
Online-Meetings sparen Zeit und Geld
Sobald Änderungen vorgenommen wurden oder neue Dokumente in cFolders abgelegt sind, erhalten die Mitglieder des Teams eine Benachrichtigung. Darüber hinaus lassen sich virtuelle Arbeitssitzungen über den Online-Meeting-Service WebEx einberufen, der in cFolders integriert ist. Dabei unterstützt die Lösung den Anwender dabei, die für eine bestimmte Fragestellung notwendigen Konferenzteilnehmer auszuwählen. Die Lösung schlägt automatisiert alle Benutzer als Teilnehmer vor, die eine Leseberechtigung für das Objekt besitzen, von dem aus das Meeting angestoßen wird. In der Sitzung löst das Team die offenen Punkte gemeinsam am Bildschirm und erspart sich damit zeitintensive und teure Geschäftsreisen.
Schutz für kritische Daten
Die Transparenz, die cFolders einem Projektteam bietet, gilt aber nur für autorisierte Kollegen und Partner. Sicherheitsstrukturen sorgen dafür, dass keine Unbefugten an die Entwicklungsunterlagen gelangen. So ist es unter anderem möglich, über ein objekt-basiertes Berechtigungskonzept festzulegen, welches Teammitglied Zugriff auf welche Informationen erhält. cFolders basiert auf dem SAP Web Application Server 6.20, der sichere Standards für die Kommunikation via Internet unterstützt, etwa HTTPS oder SSL (Secure Sockets Layer). Der Schutzschild lässt sich mit Hilfe von Reverse-Proxy-Technologie noch ausbauen.
Die Sicherheit von cFolders wird zusätzlich durch eine besondere Netzwerkarchitektur unterstützt, wenn die Lösung – wie von SAP empfohlen – außerhalb des Intranets einer Firma installiert wird. Auf diese Weise sind nur die in cFolders publizierten Daten für Externe zugänglich. Ein Zugriff auf Daten, die sich im Intranet einer Firma befinden, ist von cFolders aus nicht möglich. Daten lassen sich nur von einem System im Intranet von oder nach cFolders importieren oder exportieren. Was die Sicherheit betrifft, ist cFolders mit einem Geldautomaten vergleichbar, der selbst bei Missbrauch nur eine begrenzte Geldmenge ausgibt.
Deutliche Zeitersparnis
Die Zahlen sprechen für sich. Mit cFolders lässt sich die unproduktive Arbeitszeit, die beispielsweise durch Geschäftsreisen oder Besprechungen entsteht, um bis zu 95 Prozent reduzieren. Die Zahl der Entwicklungsfehler aufgrund von Missverständnissen mit Partnern und Kunden kann um 80 Prozent gesenkt werden. Das Team arbeitet mit konsistenten Daten, besitzt klare Zielvorgaben und ist damit in der Lage, bei der Produktentwicklung schnell auf Markt- oder Kundenanforderungen zu reagieren.
