Die Schweizerhall Chemie AG produziert Zusatzstoffe für die weiterverarbeitende Prozess-Industrie. Unter “Produktion” versteht das in Basel ansässige Handelsunternehmen das Abfüllen und Mischen der lose angelieferten Produkte. Zu den rund 15.000 geführten Artikeln zählen Lösungsmittel, Aceton, Natronlauge, Zitronensäure, Alkohole, Salze und Farbstoffe. Ausgeliefert wird die Ware in unterschiedlichen Gebindegrößen an Unternehmen der Chemie-, Pharma- und Lebensmittelbranche: von der 1-Liter-Flasche über Dosen, Tanks und Säcke bis zum tonnenschweren Bahnkesselwagen. Die Hauptlieferanten befinden sich überwiegend in Europa, aber auch aus Amerika und Japan kommen die chemischen und pharmazeutischen Grundstoffe zu Schweizerhall nach Basel.

SAP R/3 im Standard

Bei der Software entschied sich der Schweizer Chemiegroßhändler für die ERP-Lösung der SAP. Als Implementierungs- und Beratungspartner fiel die Wahl auf SLI aus Regensdorf – heute SAP Systems Integration (Schweiz) –, die viele Jahre Erfahrung aus der prozessverarbeitenden Industrie mitbrachte. Christian Messmer, SAP-Projektleiter bei Schweizerhall: “Bei SLI konnten wir sicher sein, dass die Berater unsere Prozesse auch auf Anhieb verstehen.” Das war auch bei der so genannten VOC-Abgabe und der Leihgutabwicklung der Fall.
Lösungsmittel und Alkohole zählen zu den flüchtigen organischen Verbindungen, Volatile Organic Compounds, kurz VOC genannt. Wer mit diesen Stoffen handelt, muss dafür Steuern entrichten. Aber nur für den Teil, der auch tatsächlich angeliefert wird – die Stoffe “verflüchtigen” sich zum Teil. Wer hohe Abgaben vermeiden will, muss die Verluste genau protokollieren. Fast wöchentlich kommt eine ganze Schiffsladung Aceton oder Toluol für Schweizerhall im Birsfelder Hafen an. Bei der Einfuhr in die Schweiz fallen zum Beispiel für hundertprozentiges Aceton je Liter drei Schweizer Franken an so genannter VOC-Abgabe an. Die Abgabe berechnet sich entsprechend des Prozentgehaltes des VOC-pflichtigen Stoffes.

Mit der SAP-Lösung VOC-Abgabe sparen

Beim Entladen der Schiffe bleibt ein Teil der VOC an der Tankinnenfläche haften und verflüchtigt sich. Wenn ein Tanklastzug im Hamburger Hafen 10.000 Liter Flüssigkeit entgegennimmt, kommt nicht mehr exakt diese Menge in Basel an. Die Ursache sind Verluste durch den Vorlauf in den Abfüllschläuchen oder den Bodensatz im Tank. Ebenso “verflüchtigt” sich ein Teil der Stoffe während des Abfüllens in die Gebinde und beim Mischprozess. Um diese Verluste nicht versteuern zu müssen, wurde gemeinsam mit SLI eigens ein SAP-Zusatzprogramm (Add-On) entwickelt. Dabei musste berücksichtigt werden, dass die Abgaben kantonal oft unterschiedlich sind. “Es gibt zwar im SAP-Standard eine Funktion dafür, aber bei den riesigen Umschlagsmengen war das für uns nicht praktikabel”, meint Messmer.

In dem gemeinsam mit SLI entwickelten Add-On sind nun sämtliche Warenbewegungen, Umlagerungen, Prozentsätze und Verluste der VOC-Stoffe genau protokolliert. Aufgrund dieser Informationen erstellt das System regelmäßig eine Rechnung für die VOC-Abgabe und generiert parallel dazu eine Bilanz für die Bundesbehörde. Ähnlich der VOC-Abgabe gilt es auch bei Alkohol, die Abgabenordnung zu berücksichtigen. In der SAP-Lösung wird hierzu eine Alkoholliste geführt. Jederzeit lässt sich auf diese Weise der Bundesverwaltung nachweisen, welche Mengen an Alkohol mit wie viel Prozent eingeführt und an wen was ausgeliefert wurde. Dieser Prozess ist jedoch erheblich einfacher als bei der VOC-Abgabe: “Es wird hier kein Nebenbuch geführt, sondern nur der Nachweis erbracht, wohin welche Alkoholmengen geliefert wurden”, so der SAP-Projektleiter.

Teures Leihgut chargenüberwacht

Ein anderes Problem war bei Schweizerhall die fehlende Überwachung des meist teuren Leihgutes. In dem abgelösten EDV-System ließ sich die Leihgutauslieferung und -rücknahme nicht verwalten. “Wir wussten eigentlich nie genau, welche Container, Chromstahltanks oder Bahnkesselwagen sich gerade bei welchem Kunden befinden”, so Messmer. Nach dem Entladen standen die Leergutbehälter manchmal monatelang bei den Kunden auf dem Hof oder auf einem Nebengleis. “Wir wollen unsere Kunden dazu erziehen, dass die teuren Gebinde möglichst rasch zu uns zurück kommen”, führt Messmer weiter aus. Mit SAP R/3 ist der erste Schritt hierzu bereits getan: Die teuren Behälter lassen sich jetzt mittels einer eigenen Gebinde-Chargennummer transparent in der Software verfolgen.
Zur Abwicklung der Leergutverwaltung wird während der Abfüllung und Mischung ein zusätzlicher Datensatz als so genanntes “Dummy-Gebinde” in SAP erzeugt – das tatsächliche Gebinde geht mit in die Produktion ein, der “Dummy” erscheint in der Fertigungsstückliste mit einem Minuszeichen davor. Verkauft Schweizerhall eine Ware in einem Leihgebinde, dann wandert der Datensatz für das “Dummy-Gebinde” automatisch von der Fertigungsstückliste in eine Vertriebsstückliste und erscheint als Zusatzposition auch auf dem Lieferschein. Kommt das Leihgut nach Basel zu Schweizerhall zurück, wird der “Dummy” zurückgebucht an das Original-Gebinde. Dadurch weiß Schweizerhall nun jederzeit auf Knopfdruck, welches Leergut wieder im Bestand ist.

Zusatznutzen bei der Wartung

Einen zusätzlichen Nutzen bietet die Gebinde-Chargennummer bei der gesetzlich vorgeschriebenen, turnusmäßigen Wartung der Behälter – die Prüftermine dafür sind ebenfalls in der Nummer hinterlegt. Der Gesetzgeber schreibt zum Beispiel vor, dass ein Tankbehälter, in dem zehn Jahre lang Salzsäure ausgeliefert wurde, aus dem Verkehr genommen werden muss – ist der Termin erreicht, wird auch das anhand der Chargennummer erkannt und das Gebinde vom System automatisch gesperrt.

Auch für die Dokumentation der Validierung des Kunden ist die Gebinde-Chargennummer wichtig: So will etwa Novartis bei Acetol seine Lieferung stets in ein und demselben Tankbehälter erhalten, um ihn nicht jedes Mal neu validieren zu müssen. Wusste früher nur der Mitarbeiter bei der Abfüllung, dass Novartis einen bestimmten Behälter im Pendelbetrieb haben möchte, ist dies nun jederzeit über die Chargennummer abruf- und nachprüfbar.