Der Aufstieg von AEPEX Business Consultants ist eine SAP-Erfolgsstory an sich. Das Unternehmen wurde 1997 von fünf IT-Beratern in Gorinchem, Niederlande, gegründet. Seither ist AEPEX zu einem mittelständischen Unternehmen mit 75 Beratern herangewachsen. In weniger als einem Jahrzehnt hat sich AEPEX als Experte für mySAP Supply Chain Management, SAP Enterprise Portal und SAP Business Intelligence etabliert und bietet als SAP-Partner Dienstleistungen rund um die SAP-Produkte an. Dieser Erfolg ist darauf zurückzuführen, dass das Beratungsunternehmen seinen Kunden in kürzerer Zeit eine höhere Rendite aus den Investitionen in SAP-Systeme ermöglichte, so etwa durch eine umfassende Integration von Systemen und Prozessen.

Kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens

Das Beratungsunternehmen wird sich mit diesem Erfolg jedoch nicht zufrieden geben. Einer der zentralen Leitsätze von AEPEX ist die „kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens“. Und diesen Leitsatz untermauert AEPEX mit der Einführung von SAP xApp Resource and Program Management (SAP xRPM), der SAP-Lösung für strategisches Projektportfoliomanagement (PPM).
Für Unternehmen wie AEPEX, die eine große Anzahl an Aufgaben für viele verschiedene Kunden gleichzeitig abwickeln müssen, ist PPM derzeit ein zentrales Anliegen. Vielen dieser Unternehmen fehlt oft ein Überblick über das gesamte Projektportfolio auf Managementebene und die Funktionalität, um auf Entscheidungen Taten folgen zu lassen. „Wir hatten einfach keine direkten Online-Informationen über unser Portfolio“, so Menno Koen, geschäftsführender Teilhaber von AEPEX.

Fehlende Klarheit

Das Unternehmen hatte keine Übersicht über die komplexen Anforderungen, die an seine Ressourcen gestellt wurden. Die Berater von AEPEX arbeiten häufig an mehreren Projekten gleichzeitig. Um die freien Kapazitäten der Berater ermitteln zu können, musste der Ressourcenmanager die einzelnen Berater per Telefon oder E-Mail kontaktieren – ein zeitaufwendiger und ineffizienter Prozess.
Die Entscheidungsträger waren nicht in der Lage, die kosten- und ressourcenintensiven Projekte bzw. das Risiko der Projekte zu ermitteln, ohne zuvor einen langwierigen Prozess der Informationsbeschaffung durchlaufen zu müssen. Darüber hinaus war es Ihnen nicht möglich, die gewinnbringenden Aktivitäten aufzudecken, und sie hatten kein Mittel zur Hand, um auf der Grundlage der eigenen Unternehmensziele die Projekte zu priorisieren.
Aufgabe der Projektmanager war es, den Projektfortschritt monatlich zu dokumentieren. Und da die Informationsbeschaffung äußerst mühevoll und zeitaufwendig war, – ja manchmal war es schier unmöglich, die benötigten Informationen zusammenzutragen – waren die Berichte immer unvollständig.

Vorreiterrolle

Anfang 2003 beschloss AEPEX, als eines der ersten Unternehmen weltweit SAP xRPM einzuführen. Zu der Zeit nutzte AEPEX SAP R/3, SAP BW, SAP Enterprise Portal und mySAP Customer Relationship Management. Das Projekt wurde im Rahmen von SAP Ramp-Up durchgeführt, einem Programm, das Pilotkunden zu einer erfolgreichen Systemeinführung verhilft.
Im Juni 2003 schickte AEPEX eine Kopie seiner SAP-Lösungslandschaft an die SAP-Zentrale, und zwar an ein Team, das sich aus drei Beratern aus den eigenen Reihen und drei Beratern von SAP zusammensetzte. In nur zwei Monaten hatte das Team es geschafft, das gesamte Projekt zu realisieren – von der Planung des Projekts über die Installation, die Konfiguration und den Test der Anwendung bis hin zur Schulung der Mitarbeiter. Dies war die bisher schnellste Einführung von SAP xRPM.

Transparenz, Überwachung und Effizienz

Mit SAP xRPM hat AEPEX nun einen klaren Überblick über sein Projektportfolio. „Häufig führen wir bei ein- und demselben Kunden zahlreiche Projekte und Teilprojekte durch. Mit SAP xRPM sind wir in der Lage, Chancen zu erkennen, die wir vorher nicht gesehen haben, und Synergieeffekte zu nutzen – nicht nur zu unserem eigenen Vorteil, sondern auch zum Vorteil unserer Kunden”, sagt Menno Koen.
AEPEX kann nun auf Knopfdruck Ressourcen einplanen, den Projekten Mitarbeiter zuordnen, den zukünftigen Bedarf prognostizieren und für jede Aufgabe den geeigneten Mitarbeiter finden. xRPM ist für die Anwender sehr leicht zugänglich, weil es voll in SAP R/3 Project System, in SAP BW und das Portal integriert ist.
„Wir sind heute viel weniger auf die guten alten Beziehungen angewiesen“, bemerkt Menno Koen. Der Ressourcenmanager verfügt über aktuelle Informationen über die Mitarbeiterverfügbarkeit und kann Berater und Projektmanager automatisch über neue Aufgaben informieren. „SAP xRPM liefert eine tagesbasierte Sicht auf aktuelle und potenzielle Projekte und deren Ressourcenbedarf und ermöglicht mir somit eine effiziente Personaleinsatzplanung. Folglich steht mir mehr Zeit für die Professionalisierung des Unternehmens zur Verfügung“, so Marco Boon, Ressourcenmanager bei AEPEX.
Die „Projekttafel“ liefert den Entscheidungsträgern eine topaktuelle Übersicht über alle entscheidenden Informationen sowie eine umfassende Projektliste. Sie können die Einhaltung der Ziele überprüfen und die Aktivitäten gemäß ihrer strategischen Bedeutung priorisieren. Darüber hinaus können sie ihre Projekte an den globalen Unternehmenszielen ausrichten.
Mit SAP xRPM gehören umfangreiche papierbasierte Berichte für die monatlichen Sitzungen der Vergangenheit an. Wenn sich heute Projektmanager zu einer Sitzung zusammenfinden, schließen Sie einfach einen PC an einen Projektor an und projizieren die Echtzeitdaten direkt auf die Leinwand. „Für uns Projektmanager bei AEPEX ist es sehr wichtig, Kenntnisse über den Fortschritt und die Rentabilität der Projekte zu haben. SAP xRPM liefert uns während unserer Sitzungen Statusinformationen, was uns bei der Beschaffung, dem Austausch und dem Abgleich von Daten eine enorme Zeiteinsparung einbringt“, fügt Emiel Obdeijn, Projektmanager bei AEPEX, hinzu.

Mit gutem Beispiel voran

AEPEX geht mit gutem Beispiel voran. Ein Unternehmen, das SAP-Software verkauft und implementiert, sollte selbst ein Anwender von SAP-Software sein. AEPEX plant, potenziellen Kunden die reichhaltigen Funktionen von SAP xRPM aufzuzeigen, indem es selbst diese Lösung einsetzt. Der geschäftsführende Teilhaber Menno Koen fordert andere Unternehmen auf, diesem Beispiel zu folgen. „SAP xRPM eignet sich für jedes Unternehmen, das zahlreiche Projekte abwickelt. Diese Lösung ist sehr hilfreich und nützlich“, äußert er abschließend.