Das Hauptbuch in SAP R/3 ist heute ein recht inhomogenes Gebilde. SAP-Kunden müssen derzeit mehrere SAP-Komponenten implementieren, um internationale und/oder industriespezifische Standards zu erfüllen. Um das zu umgehen, wurde in mySAP ERP eine neue, flexible Lösung für das Hauptbuch geschaffen. Diese vereint die Module Hauptbuch inklusive Umsatzkosten-Ledger, Profit-Center-Rechnung, Special Ledger und das Konsolidierungsvorbereitungs-Ledger. Das neue Hauptbuch baut auf einer „breiteren“ einheitlichen Datenbasis auf. So sind etwa Sachkonto, Funktionsbereich und Profit-Center in einem Datensatz enthalten. Das erhöht die Datenqualität, Abstimmungsmaßnahmen entfallen und der Periodenabschluss lässt sich rascher durchführen. Das neue Hauptbuch hilft, die Total Cost of Ownership erheblich zu reduzieren.

Parallele Rechnungslegung

Rechnungslegungsvorschriften wie die International Financial Reporting Standards (IFRS) werden ab 2005 für börsennotierte Unternehmen für den Konzernabschluss verpflichtend, zusätzlich gelten weiterhin die lokalen Vorschriften auf Ebene der Einzelabschlüsse. In diesem Zusammenhang hat die parallele Rechnungslegung in den vergangenen Jahren an Bedeutung gewonnen. Doch wo und wie lassen sich die Wertansätze der unterschiedlichen Rechnungsabschlussvorschriften effizient erfassen, speichern und dem Berichtswesen zur Verfügung stellen?
Bislang bot SAP R/3 hierfür drei Möglichkeiten: Konten, Special-Ledger und Buchungskreise. Die Kontenlösung ist die von den meisten Kunden verwendete und von SAP empfohlene Abbildungsmöglichkeit. Für Kunden mit einer sehr großen Anzahl von Konten mit Bewertungsunterschieden stellte das Führen eines zum Hauptbuch „parallelen“ Ledgers im Rahmen der Applikation Special-Ledger eine Alternative zur Kontenlösung dar. Von der Buchungskreislösung ist abzuraten, da diese ausschließlich von der Anlagenbuchhaltung unterstützt und von SAP nicht weiter entwickelt wird.
Mit dem neuen Hauptbuch steht in mySAP ERP ab 2004 eine vierte Option zur Verfügung. Darin lassen sich mehrere Bücher abbilden, durch eine einheitliche Buchungstransaktion (etwa FB50) mit Inhalten versorgen oder mit einem einheitlichen Reporting beispielsweise für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV, RFBILA10) auswerten. Das neue Feld „Ledgergruppe“ im Belegkopf entscheidet, welches Buch bei manuellen Buchungen gefüllt wird. Bei der Wertermittlung aus der Nebenbuchhaltung, beispielsweise im Transaktionsmanager von SAP Treasury and Risk Management, werden unterschiedliche Wertansätze pro Bewertungsbereich beziehungsweise Bechnungslegungsvorschrift ermittelt und in die jeweils zugeordnete Ledgergruppe des neuen Hauptbuchs übertragen.
Aufgrund der zusätzlichen legalen Anforderungen von IFRS oder US-GAAP, die bei Jahresabschlüssen eine Segmentberichterstattung vorsehen, wird das neue Hauptbuch mit einem neuen Merkmal „Segment“ ausgeliefert. Dieses lässt sich manuell, mit einer Substitution oder anhand einer Profit-Center-Ableitung füllen. Kundenindividuelle Felder lassen sich ebenfalls flexibel abbilden. Die Technik, die bereits im Special Ledger bei SAP R/3 für Erweiterungen verfügbar war, wurde für das neue Hauptbuch adaptiert. Damit ist es möglich, das System für Buchungen, Planungen, Allokationen und Auswertungen um zusätzliche Felder zu erweitern – ohne Modifikation des SAP-Standards.

Online-Belegaufteilung

Bei der Fortschreibung des neuen Hauptbuchs wird es außerdem möglich sein, eine Beleganreicherung (Online-Split) zu aktivieren. Ziel dieser Anreicherung ist es, Kontierungsobjekte in Belegzeilen zu projizieren, in denen sie nicht originär kontiert worden sind – beispielsweise das Profitcenter aus den Aufwandszeilen in die Verbindlichkeitszeile. Diese Möglichkeit erhöht die Transparenz der Buchungen und erlaubt es, interne Zusatzbilanzen zu erstellen. Eine Sammelbuchung für die Nachbelastung von Bilanz und GuV ist somit nicht mehr notwendig, weil alle Informationen auf Belegebene bereits zur Verfügung stehen.

Übergang nach mySAP ERP

Anwender, die von SAP R/3 nach mySAP ERP wechseln, sind in ihrem Hauptbuch zunächst nicht beeinträchtigt. Auf Mandantenebene wird ein „Schalter“ angeboten, der es erlaubt, das klassische Hauptbuch weiter zu betreiben oder das neue Hauptbuch zu aktivieren. Das neue Hauptbuch ist somit optional.
Bei Aktivierung des neuen Hauptbuchs werden die neuen Summen- und zusätzlichen Einzelpostentabellen automatisch fortgeschrieben. Die Belegdateien BKPF und BSEG werden nicht umgesetzt, da diese auch Bestandteil des neuen Hauptbuchs sind. Die Standardberichte „erkennen“ beispielsweise bei Jahresvergleichen, ob Daten in der neuen Summentabelle existieren, oder ob auf die „alten“ Summentabellen zugegriffen werden soll.
Der Übergang vom klassischen auf das neue Hauptbuch gestaltet sich abhängig von der Ausgangssituation und dem vom Kunden gewünschten Endzustand von einfach bis sehr komplex. Zur Unterstützung der Kunden und Berater erarbeitet SAP dezeit ein Handbuch, in dem die Vorgehensweise für die gängigsten Übergangsszenarien beschrieben und vorhandene Reports dokumentiert werden. In dieses Handbuch fließen auch die im Rahmen der Ramp-up-Projekte bei Kunden gewonnenen Erfahrungen ein.

Weitere Informationen zu mySAP ERP Financials:

Dreh- und Angelpunkt bei Corporate Governance
SAP Treasury&Risk Management Part 1
SAP Treasury&Risk Management Part 2

Buchtipp

Das neue Hauptbuch in SAP ERP Financials
Eric Bauer • Jörg Siebert
69,90 Euro
ISBN 978-3-89842-825-5