Im Rahmen der Optimierung von Geschäftsprozessen oder der Transformation der IT-Landschaft streben CIOs häufig an, die Gesamtbetriebskosten zu reduzieren. Analysieren sie alle beim Drucken anfallenden Betriebskosten, so zeigt sich hier beträchtliches Einsparpotenzial. Druckkosten setzen sich in der Regel zusammen aus den Kosten für Drucker, Druckmedien (Papier und Etiketten) und Verbrauchsmaterialien (Toner und Farbband), sowie Gewährleistung und Wartung. Wenn CIOs genau darauf achten, wann wo wie viel gedruckt wird, können sie wesentliche Möglichkeiten für Kosteneinsparungen ermitteln: Denn alle Geräte – Faxgeräte, Etikettendrucker, Standardlaserdrucker und Kopiergeräte – lassen sich letztendlich zu einem einzigen Drucker oder Multifunktionsprodukt (MFP) konsolidieren. Einsparpotenziale liegen vor allem bei der Verwendung von Unicode, der Konsolidierung auf wenige Geräte und Formulare, der Verwendung elektronischer Formulare und Etiketten sowie der Konsolidierung der Lieferanten.
Druckkosten sparen mit Unicode
Ein CIO, der Druckkosten einsparen möchte, sollte festhalten, wie viele Druckermodelle, Kopiergeräte und Faxgeräte und vor allem Drucker, die für mehrere Sprachen verwendet werden, im Unternehmen vorhanden sind. Er sollte erfassen, wie viele Seiten gedruckt werden und in welchem Maße Probleme mit mehreren Sprachen Unterstützung durch Helpdesk oder IT-Support in Anspruch nehmen. In einem weiteren Schritt sollte er analysieren, welche Unicode-Infrastruktur im Unternehmen zur Verfügung steht und in welchem Umfang Upgrades der jeweiligen SAP-Lösungen Unicode unterstützen. Dann lässt sich auch einschätzen, wie viel durch eine Konsolidierung von Geräten und Formularen eingespart werden kann.
Wenn ein Unternehmen Unicode-fähige Software und Drucklösungen einsetzt, muss es nicht mehr mehrere Schriftarten und Codepages auf Druckern und Computersystemen installieren. Unicode stellt in einem 16-Bit-Code die Zeichen aller im Geschäftsverkehr verwendeten Schriftsprachen der Welt in standardisierter Form dar und gewährleistet so eine reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Sprachen und Systemen. Etwa 98.000 Zeichen wurden bereits in Unicode definiert; Platz ist noch für mehr als eine Million. SAP bietet mehrere Lösungen mit Unicode-Unterstützung an: SAP Web Application Server (SAP WAS) 6.10, SAP R/3 Enterprise, SAP Business Intelligence (SAP BI), mySAP Supply Chain Management, mehrere Szenarien des mySAP Customer Relationship Management und SAP GUI 6.20. Das bedeutet, diese SAP-Lösungen unterstützen bis zu 41 verschiedene Sprachen.
Mit einem entsprechenden Unicode-fähigen Drucker lassen sich Dokumente und Etiketten in all diesen Sprachen ausdrucken. Ein solches Gerät speichert intern einen vollständigen Unicode-Zeichensatz. Damit müssen also nicht mehr vor jedem einzelnen Auftrag die Druckerressourcen in das Gerät geladen werden. Ebenso wenig sind zusätzliche Fontmodule für die einzelnen Sprachen erforderlich. Die Zeiten, in denen das IT-Personal sich mit verwirrenden Fontmodulen herumschlagen oder sich den Kopf darüber zerbrechen musste, welcher Drucker welche Sprache unterstützt, sind passé. Ein einziger Druckertyp unterstützt nun bis zu 41 Unicode-Sprachen –– und lässt sich weltweit verwenden. Nur die robusten, bewährten Drucker der Lexmark T-Familie unterstützen das Unicode-Drucken mit SAP. So schrumpft der Aufwand für die Bestellung von Verbrauchsmaterialien und den Gerätesupport auf ein Minimum zusammen.
Ist ein Unternehmen in der Lage, statt mehrerer Druckergeräte nur noch ein einziges zu verwenden, so kann dies eine überzeugende Steigerung des Return on Investment (ROI) bedeuten. Angenommen, ein Vertriebsunternehmen versendet 180.000 Pakete pro Tag über 200 Packtische und setzt derzeit zwei Nadel- und einen Etikettendrucker pro Packtisch ein. Nach einer Gerätekonsolidierung mit Hilfe innovativer Drucker von Lexmark verursacht die Drucklösung bereits im ersten Jahr über 700.00 US-Dollar weniger Gesamtkosten als die bislang vorhandene. Dabei machen die Kosten für Anschaffung, Gewährleistung und Wartung nur einen kleinen Teil der Gesamtbetriebskosten aus. Den Löwenanteil übernehmen die Kosten für Medien und Verbrauchsmaterialien. Alles, was sich in diesen Bereichen einsparen lässt, wirkt sich mit hoher Wahrscheinlichkeit günstig auf die Gesamtkosten aus.
Formulare und Etiketten elektronisch
In Fertigungs- und Distributionsbereichen finden häufig teure vorgedruckte Formulare – auf einfachem oder kohlefreiem Papier – Verwendung. Vorgedruckte Formulare haben hohe Anschaffungskosten, sind teuer zu transportieren und zu lagern und müssen bei einer Aktualisierung in der Regel ausrangiert werden. Untersuchungen zeigen, dass die Ausschusskosten für nicht mehr benötigte Formulare einen erheblichen Anteil an den Gesamtformularkosten haben. Etiketten werden in der Regel auf eigenen Druckern gedruckt. Dadurch entstehen zusätzliche Kosten für weitere Ersatzteile, andere Verbrauchsmaterialien und zusätzlichen Helpdesk-Support. Schlimmer noch: Es kann bei verschiedenen Abläufen leicht zu Fehlern kommen, beispielsweise dann, wenn ein Versandetikett mit der falschen Packliste in Verbindung gebracht wird.
Diese Fehlerquelle lässt sich beseitigen, indem Versandetikett und Packliste in ein Formular integriert und auf einem einzigen Drucker gemeinsam ausgedruckt werden. Anders als die vorgedruckten Formulare lassen sich elektronische nach Bedarf ausdrucken und mit dem Etikett auf einer Dokumentenseite gemeinsam speichern. Elektronische Formulare lassen sich jederzeit direkt aktualisieren und verursachen keine Lager- oder Transportkosten. Sie werden in der Regel auf einfachem Papier gedruckt, wodurch die Kosten für kohlefreie Druckmedien entfallen. Mehrfachkopien werden während eines Fertigungs- oder Vertriebsvorgangs sofort ausgedruckt. Elektronische Formulare bieten außerdem die Möglichkeit, ein Versandetikett auf derselben Seite wie die Packliste, Rechnung, Kommissionierliste oder sonstige Dokumente zu drucken. Da all diese Unterlagen aus demselben Gerät kommen, treten Fehler weniger wahrscheinlich auf.
Einer für Alles
Wird das gesamte Druckaufkommen über einen Gerätetyp und damit auch Lieferanten abgewickelt, so ergeben sich Optimierungspotenziale auch noch in anderer Hinsicht. Da nur mit einem Lieferanten verhandelt werden muss, gestaltet sich der Einkauf effizienter. Werden einheitliche Geräte angeschafft, verringert sich auch der Bedarf an Unterstützung durch Helpdesk und technischen Support. Da nur ein oder wenige Druckermodelle Verwendung finden, fällt der Dokumentations- und Schulungsbedarf geringer aus. Anfragen nach Unterstützung bei der Installation oder laufendem technischen Support müssen nur an einen Lieferanten gerichtet werden – und der übernimmt die gesamte Verantwortung. Kein Geräte- oder Softwarehersteller kann Fehlfunktionen in Hardware, Gerätemanagement, Softwaretools oder der Lösungsintegration anderen in die Schuhe schieben: Der einzige Lieferant ist in jedem Fall zuständig.
In einem vorstellbaren Szenario setzt ein Unternehmen weltweit nur einen Druckertyp ein. Alles, was auszudrucken ist, bleibt weltweit konsistent. Der Einkauf kann für alle Geräte denselben Typ Tonerpatrone beschaffen. Wenn firmenweit dasselbe Verbrauchsmaterial verwendet wird, sind maximale Mengenrabatte möglich. Es gibt in diesem Fall keine Listen mit Verbrauchsmaterialnummern mehr. Nie mehr entsteht Verwirrung mehr darüber, welche Patrone zu welchem Drucker gehört. Wenn der eine Lieferant sowohl Software als auch Hardware für die Dokumentenausgabe bereitstellt, kommen noch mehr Vorteile hinzu. Lexmark beispielsweise hat nicht nur Output-Management-Software und Faxserver im Angebot. Großunternehmen können etwa mit Hilfe der Lösung Document Solution Suite ihre Drucker- und MFP-Hardware optimal nutzen.
Unternehmen, die mit einem einzigen Druckeranbieter zusammenarbeiten, können leistungsfähige Verwaltungswerkzeuge wie MarkVision Professional von Lexmark dazu verwenden, sich Druckerstatus und -verwendung stets anzeigen zu lassen, ohne vor Ort zum Drucker gehen zu müssen. Probleme lassen sich über eine Konsole erkennen und beheben. Diese Werkzeuge zeigen installierte Druckerfunktionen wie Duplexdruck oder Heften an, bevor ein Druckauftrag abgeschickt wird. Elektronische Formulare lassen sich zentral auf Drucker herunterladen, Druckereinrichtungen ebenso remote verwalten, wie Drucker-Firmware (Software in Festwertspeichern) in den Druckern aktualisieren. Der Umstieg auf elektronische Formulare und die Konsolidierung zu einem Lieferanten für das gesamte Druckmanagement versetzt Unternehmen in die Lage, ihre Geschäftsprozesse gemäß dem Stand der Technik effizienter zu machen, um so Betriebskosten und TCO beträchtlich zu senken.
