Mit insgesamt neun Niederlassungen ist die Trivadis AG seit über zehn Jahren in der Schweiz sowie in Deutschland aktiv. Der Anbieter von IT-Services, technischem Consulting und Training erwirtschaftete im Jahr 2003 einen Umsatz von rund 60 Millionen Schweizer Franken (etwa 40 Millionen Euro). Das Angebotsspektrum des 300 Mitarbeiter zählenden Unternehmens reicht von Business-Intelligence-, Business-Communication- und Securitylösungen über Individualentwicklungen und Managed Services im Anwendungs- und Infrastrukturbereich bis hin zu Blended-Learning-Konzepten. Das umfassende Produktportfolio und die steigende Anzahl an Projekten machten ein integriertes ERP-System erforderlich. Zwar erfüllten bislang verschiedene Programme die „Standardbedürfnisse“ einzelner Funktionsbereiche in Buchhaltung und Rechnungswesen. Diese aber im Sinne eines echten Controlling-Instruments zu nutzen und mit wenigen Mausklicks eine Gewinn-und- Verlust-Rechnung parat zu haben oder ad hoc auf eine detaillierte, kundenbezogene Kostenübersicht über alle Abrechnungsbereiche zugreifen zu können, war nicht möglich. „Einheitlichkeit, Transparenz und Effizienz bei der Leistungserfassung und -verrechnung von Projekten auf hohem Niveau war praktisch nicht gegeben“, erklärt Jean-Yves Konrad, Chief Financial Officer (CFO) bei der Trivadis AG.
Anforderungen im Projektgeschäft abgedeckt
Der Wechsel zu einer integrierten Standardsoftware zeichnete sich ab. Gefordert wurde ein zukunftssicheres, leistungsstarkes und innovatives ERP-System, das die Belange eines IT-Dienstleistungsunternehmens im reinen Projektgeschäft möglichst punktgenau abdeckt. Auf der anderen Seite mussten Produkt- und Einführungskosten in einen vorgegebenen Investitionsrahmen passen. „Unser Ziel war, diese zwei Aspekte quasi unter einen Hut zu bringen. Auf Empfehlung von SAP kamen wir zur Process Partner AG und der mySAP-All-in-One-Branchenlösung für Dienstleistungsunternehmen ProServ/ProTime und entschieden uns dann auch für dieses Tandem“, führt Jean-Yves Konrad aus. Voreingestellte Geschäftsprozesse für Dienstleistungsunternehmen und daraus resultierende niedrige Einführungskosten gaben den Ausschlag.
Projektrahmen eingehalten
Die eigentlichen Projektarbeiten starteten im August 2003. In einer Vorstudie erarbeitete Prozessanforderungen in den Bereichen Leistungserfassung, Projektcontrolling, Finanzbuchhaltung, Kostenstellenrechnung sowie Personalwirtschaft wurden während der Einführung umgesetzt. Seit Anfang 2004 befindet sich ProServ in Kombination mit dem Add-On ProTime zur Leistungs-, Zeit- und Spesenerfassung im Einsatz. Rund 300 Anwender nutzen die mySAP-All-in-One-Branchenlösung. Über das Internet können sie auf ProServ zugreifen und mittels ProTime ihre Projektzeiten erfassen. Mit der Standardsoftware sind die Fakturierungsprozesse heute durchgängig gestaltet. Das ist unter anderem auch auf die einheitliche Datenbasis zurückzuführen. Über die Zusatzlösung steht darüber hinaus eine Leistungserfassung für Präsenzzeiten, Auftragszeiten, Spesen und anderes mehr zur Verfügung. Projekte und Aufträge werden so übersichtlich und zugleich komfortabel gesteuert und kontrolliert. Das Ergebnis ist eine solide und permanent verfügbare Informationsbasis mit allen relevanten und aussagefähigen Daten zu sämtlichen Geschäftsvorfällen. Rentabilitätsdarstellungen pro Kunde, Mitarbeiter, Vertrag oder Auftrag sind auf einfache Art und Weise realisierbar. „Mit der SAP-Branchenlösung können wir auf ein System zurückgreifen, das unsere Aktivitäten wirkungsvoll unterstützt. Damit sind wir für die Anforderungen von heute und morgen gut gerüstet“, lautet das positive Resümee von Jean-Yves Konrad. Nichtsdestotrotz denkt man schon jetzt darüber nach, die heutige Lösung weiter auszubauen, um mit SAP weitere Potenziale erschließen zu können. Insbesondere das Cash-Management steht dabei mittelfristig auf dem Programm.
