Manfred Müller ist zufrieden. Er hat einen Arbeitsvertrag mit einem interessanten Unternehmen unterschrieben und kann zum nächsten Ersten anfangen. Auch sein künftiger Arbeitgeber freut sich auf den neuen Kollegen und möchte im Personalwesen und in der Buchhaltung alles für ihn vorbereiten. Daher schickt er ihm per E-Mail einen Personalbogen und die Vertraulichkeitsvereinbarung nach Hause. Das PDF-Formular enthält bereits Namen, Geburtsdatum und andere aus der Bewerbung bekannte Daten, die der zuständige Sachbearbeiter zuvor in die SAP-Anwendung des Unternehmens eingegeben hat.
Manfred Müller öffnet das PDF an seinem PC, ergänzt die fehlenden Angaben in den entsprechenden Feldern des Formulars, unterzeichnet die Vertraulichkeitsvereinbarung und schickt die Unterlagen per E-Mail an das Unternehmen zurück. Dort werden die kompletten Personaldaten automatisiert aus dem Formular extrahiert und in die SAP-Anwendung im Personalwesen übergeben.

Auf Knopfdruck PDFs mit SAP-Daten erzeugen

Ein solcher, durchgängiger Prozess ist ein lange gehegter Wunsch, der sich mit der Formularlösung Interactive Forms based on Adobe software (Interactive Forms) von SAP erfüllen lässt. Mit Interactive Forms können PDF-Formulare direkt aus SAP-Anwendungen erstellt, automatisiert mit Daten etwa aus mySAP Human Resources (mySAP HR) gefüllt und per E-Mail versendet werden. Der Empfänger öffnet die PDFs entweder online, also mit einer Verbindung zu einem Backend-System in seinem Browser als Teil einer Web-Dynpro-Anwendung, oder aber offline, das heißt ohne Verbindung zur SAP-Lösung in Adobe Reader. Im letzteren Fall speichert er das Formular auf seinen Rechner, füllt es aus und schickt es an den Sender zurück. Sobald es dort ankommt, extrahiert die Lösung die ergänzten Daten aus dem Formular und gibt sie an die SAP-Anwendung weiter. Medienbrüche sowie eine aufwändige und fehleranfällige manuelle Dateneingabe gehören damit der Vergangenheit an. In den Ablauf lässt sich auf Wunsch ein Zwischenschritt einfügen, bei dem ein Sachbearbeiter die Daten vor dem Wegschreiben in die Datenbank auf Richtigkeit prüft. Das Formular selbst wird nach der Datenextraktion entweder verworfen oder für Dokumentationszwecke schreibgeschützt archiviert.
Mit Interactive Forms lassen sich neben interaktiven Formularen auch Druckformulare, wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine, direkt in einer SAP-Anwendung generieren, ausdrucken, faxen, per E-Mail versenden und archivieren. Dies erfolgt über die ABAP Workbench. Als aktiven Beitrag zum Investitionsschutz bei Kunden unterstützt SAP die bisherigen Lösungen SAPscript und Smart Forms weiterhin ohne Einschränkung. Außerdem bietet SAP einen systemgestützten Migrationsassistenten an, der Smart-Forms-Formulare in das Format der Interactive Forms umwandelt.

Ein „Container“ für Unternehmensdaten in XML

Interactive Forms kombiniert zwei Welten: auf der einen Seite das XML-Format (Extensible Markup Language), das den Austausch von Informationen ermöglicht, und auf der andere Seite das weltweit verbreitete Adobe-Format PDF (Portable Document Format) für ein anwenderfreundliches Layout. Bei der Formularlösung fungiert das PDF quasi als Container für Unternehmensdaten in XML. Denn diese lassen sich zwar automatisiert in SAP-Anwendungen weiterverarbeiten, sind aber meist nur mit Mühe zu verstehen.
Ein PDF-Formular hingegen hat einen hohen Wiedererkennungswert und sieht auf dem Computer genauso aus wie auf Papier. Es präsentiert die Informationen strukturiert, so dass Anwender sofort etwas damit anfangen können. PDF-Formulare können “offline”, das heißt ohne Verbindung zum Internet oder einer SAP-Lösung bearbeitet werden. Damit lassen sich auch Personen, die keinen direkten Zugang zur Anwendung haben, in einen SAP-Geschäftsprozess integrieren. Außerdem ist es möglich, die PDFs etwa für Dokumentationszwecke auszudrucken oder lokal abzuspeichern – ein weiterer Vorteil gegenüber einer HTML-Applikation.

SAP-Entwicklungsinfrastruktur enthält Adobe-Werkzeuge

Die Lösung integriert darüber hinaus zwei Adobe-Werkzeuge in die SAP-Entwicklungsumgebungen für ABAP und Java. Das ist zum einen der Adobe LiveCycle Designer zum Erstellen von Formularen. Er erscheint zur Design-Zeit – also wenn ein Entwickler eine Formularvorlage entwirft – auf einer separaten Registerkarte sowohl in der ABAP Workbench als auch im SAP NetWeaver Developer Studio, mit dem Web-Dynpro-Anwendungen erstellt werden. Der Entwickler muss das Werkzeug nicht gesondert installieren, sondern bekommt es mit der Entwicklungsinfrastruktur von SAP ausgeliefert. Technisch ist der integrierte Adobe LiveCycle Designer abgesehen von wenigen Ausnahmen identisch mit der Stand-alone-Software.

Das zweite Adobe-Werkzeug sind die Adobe-Dokument-Services, die zur Laufzeit, das heißt wenn ein Formular von einem Anwender aufgerufen oder versendet wird, ins Spiel kommen. Sie führen Daten aus SAP-Anwendungen mit der entsprechenden Formularvorlage zusammen und geben dies als PDF aus. Im interaktiven Szenario extrahieren sie aus einem ausgefüllten Formular die vom Anwender ergänzten Informationen und übertragen sie an die SAP-Anwendung zurück. Außerdem setzen die Dokument-Services Zugriffsrechte (Reader Rights) auf ein PDF, die besondere Funktionen des Adobe Readers aktivieren. Solche Reader Rights erlauben es unter anderem, mit dem Adobe Reader elektronische Formulare lokal abzuspeichern, digitale Unterschriften auf Formulare zu setzen oder Kommentare einzufügen.
Die Adobe-Dokument-Services sind Web-Services, die auf der J2EE-Engine (Java 2 Platform Enterprise Edition) des SAP Web Application Servers laufen und über SOAP-Befehle (Simple Object Access Protocol) aufgerufen werden. Der Zugriff aus ABAP und Java auf diese Java-Komponenten ist über eine Web-Services-Schnittstelle möglich, die eine Art “Verschalung” um die Dokument-Services legt.

„Intelligente“ Formularvorlagen

Damit Interactive Forms ein PDF mit den entsprechenden SAP-Daten generieren kann, erstellt ein Formularentwickler zur Design-Zeit in der ABAP Workbench oder im SAP NetWeaver Developer Studio mit Hilfe des Adobe LifeCycle Designers eine Vorlage. Sie enthält die Informationen darüber, welches Formularelement an welcher Stelle des PDFs erscheinen soll, welche Felder eingabebereit und welche statisch sind oder ob dem Anwender beispielsweise ein Drop-Down-Menü mit Eingabedaten angeboten wird. Darüber hinaus legt der Entwickler in der Formularvorlage fest, mit welcher Tabelle oder welchem Feld aus der SAP-Anwendung die Formularelemente und Eingabefelder verknüpft sind.
Für diese Verknüpfung definiert er in der SAP-Entwicklungsumgebung im so genannten Kontext, welche Informationen für das Formular benötigt werden, zum Beispiel Daten aus mySAP HR. Wenn die Datenstruktur im Kontext definiert ist, ruft der Entwickler den Adobe LiveCycle Designer auf. Hier erstellt er per Drag&Drop mit Hilfe einer Werkzeug-Palette das Layout und über den Kontext die Bindung zwischen Formularelementen und SAP-Daten.

Hoher Bedienkomfort

Die Formularvorlage mit allen Verknüpfungen wird abgespeichert. Ruft ein Anwender zur Laufzeit etwa über das Internet ein bestimmtes Formular auf, holen die Adobe-Dokument-Services die entsprechende Vorlage sowie die Daten aus der SAP-Datenbank, verbinden diese zu einem PDF und zeigen es an.
Im Online-Szenario, also mit Verbindung zu einer SAP-Anwendung, bietet Interactive Forms dem Anwender spezielle Funktionen für einen noch höheren Bedienkomfort. Auch diese Funktionen hinterlegt der Entwickler zur Design-Zeit in der Formularvorlage. Dazu gehört die F4-Wertehilfe. Sie ermittelt auf der Grundlage von bereits eingegebenen Informationen die logisch verknüpften Möglichkeiten für eine spätere Eingabe aus der SAP-Datenbank und zeigt sie als Drop-Down-Menü an. Hat der Anwender beispielsweise „USA“ im Feld „Land“ angegeben, listet die Lösung bei „Staat“ automatisch die amerikanischen Bundesstaaten auf. Eine weitere Zusatzfunktion ist die automatische Syntaxprüfung im Formular, um Eingabefehler zu vermeiden.