Als offizieller Lieferant der Vereinten Nationen kann Annin & Co., einer der ältesten und größten Fahnenhersteller der Welt, auch schon mal selbst Flagge zeigen. Die Fahnen von Annin wehten nicht nur bei der Amtseinführung jedes amerikanischen Präsidenten seit 1849, sie flogen auch im Gepäck der Apollo-Missionen mit zum Mond. Nach dem 11. September 2001 verdreifachte sich die Nachfrage nach Flaggen in den USA. Als Folge der Vergrößerung des Unternehmens durch die Akquisition eines Konkurrenten und aufgrund der gesteigerten Nachfrage stieß die vor 18 Jahren eingeführte Software zur Planung der Produktionsressourcen (Manufacturing Resource Planning – MRP) bei Annin & Co. an ihre Grenzen.
“Wir brauchten eine stabilere Software, die mit unserem Wachstum mithalten konnte”, erläutert Carter Beard, ein Nachkomme der Firmengründer und derzeitiger Leiter der Produktions- und Geschäftssysteme. “Wir wollten die MRP-Funktionalität, um mehrere Standorte zu verwalten, wollten besser integrierte Finanzinstrumente und mehr Möglichkeiten für unseren Kundenservice, um mit der Nachfrage Schritt zu halten.” Annin & Co. entschied sich für mySAP ERP – und damit für eine Lösung mit End-to-End-Funktionalitäten für die Finanzen, die Produktionsplanung, die Materiallogistik, die Lagerverwaltung und den Vertrieb. Da der Flaggenhersteller keine langwierige Implementierung in mehreren Phasen wollte, entschied er sich zu einer aggressiven Vorgehensweise mit einem sauberen Schnitt.
Carter Beard: “Wir haben an einem Wochenende firmenweit von unserer alten Software auf mySAP ERP umgestellt – in einem Bigbang. Fünf umfangreiche Module wurden gleichzeitig bei 100 Anwendern an fünf Standorten in Betrieb genommen. Mit der Hilfe von SAP Business Partners erfolgte die Umstellung termin- und budgetgerecht.” Beard ist sich sicher, dass sich die SAP-Lösung dem Wachstum des Unternehmens anpassen wird. “Unsere mySAP-ERP-Lösung ist so skalierbar, dass wir nach Belieben weiter wachsen können.”

Freiheit statt Komplexität

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) zögern häufig, wenn es darum geht, eine neue Software für die Ressourcenplanung einzuführen – auch dann, wenn dies dringend notwendig wäre. Meist werden die KMUs von dem vermeintlich langen und komplizierten Implementierungsprozess abgeschreckt. Wie die meisten KMUs verfügte auch Annin & Co. im eigen Haus nicht über das dafür notwendige Wissen. Das Unternehmen griff deswegen auf SAP Business Partners zurück, um die Einführung der neuen Software bis zum Produktivstart rasch und effektiv über die Bühne zu bekommen. Die SAP-Partner AnswerThink und CIBER, Inc., halfen dem Flaggenhersteller bei der Durchführung: Vom Kauf der Software bis hin zum Support. AnswerThink unterstützte Annin & Co. bei der Definition und Analyse der Anforderungen und der Auswahl der SAP-Software sowie bei der Bestimmung des Umfangs der finalen Lösung. CIBER wiederum begleitete den Kunden als Implementierungspartner während des zwölfmonatigen Konfigurations- und Einführungsprojekts. In dieser Zeit wurde das mittelständische Unternehmen parallel auf den Produktivstart zum September 2003 vorbereitet.
Ein Team von CIBER-Beratern arbeitete hierzu eng mit dem internen, funktionsübergreifenden Team von Annin & Co. zusammen. Dieses setzte sich aus Fachkräften des Finanzwesens, des Vertriebs, der Einkaufs- und der Produktionsabteilungen zusammen. Die vorbereitenden Arbeiten wurden sinnvollerweise auf einen für das Unternehmen ruhigen Zeitpunkt gelegt. Damit konnten die Mitglieder dieses Teams einerseits weiterhin ihren eigentlichen Aufgaben nachgehen, andererseits aber auch mit ihrem Fachwissen dem Projekt zur Verfügung stehen. Darüber hinaus wurden während dieses Zeitraums andere Mitarbeiter geschult. Die Zielsetzung: Die potenziellen Anwender sollten für den Produktivstart und für die Arbeit mit der SAP-Software in der nahenden Hochsaison gerüstet sein. Für die Implementierung selbst griff CIBER auf die bewährten Implementierungsmethoden von SAP zurück. Mit Best Practices und vorkonfigurierten Templates beschleunigte der SAP-Partner die Implementierung und reduzierte die Risiken der Einführung.
“Eigentlich hatte ich mit einer etwas holprigen Anlaufphase gerechnet”, bekennt Carter Beard, “doch die reibungslose Umstellung übertraf all meine Erwartungen. Die Berater waren hervorragend auf die Systemkonfiguration und das Projektmanagement vorbereitet. Ohne CIBER hätte unser Unternehmen den Wechsel in dieser Form nicht durchziehen können.”

Produktivität an erster Stelle

Zehn Monate nach Produktivstart bescheinigt Beard der SAP-Lösung einen enorm positiven Einfluss auf das Geschäft des Flaggenherstellers. Die Multi-Standort-Funktionalität macht es beispielsweise möglich, die Ressourcen für jeden Standort einzeln zu planen. Hierdurch lassen sich Materialien gezielter einkaufen und verplanen. “Alles läuft darauf hinaus, dass wir die richtigen Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung haben. Dadurch erfolgen auch die Lieferungen an unsere Kunden pünktlicher”, erklärt Beard. Zum verbesserten Kundendienst zählt auch die Möglichkeit, Bestellungen aufzuspalten und Waren von verschiedenen Versandzentren aus zu verschicken, anstatt von einem zentralen Ort aus. Dem Kunden spart diese Vorgehensweise Zeit. Darüber hinaus wird ihm die Ware schon beim Bestelleingang zugeteilt. Ist ein Produkt nicht verfügbar, wissen die Kunden dies sofort. Sie erfahren außerdem, wann es wieder geliefert werden kann.
Anstatt die Finanzen offline und nach Abteilungen oder Bereichen getrennt zu bearbeiten, werden alle finanziellen Angelegenheiten des Unternehmens in der integrierten SAP-Lösung verfolgt. “Durch genauere Berichte, klare nach Vertriebskanälen aufgeschlüsselte Profitabilität und genauere Informationen über alle Kostenstellen können wir unser Unternehmen besser analysieren und führen”, konstatiert Beard. Außerdem profitiert Annin & Co. von dem Prognose-orientierten Aufbau von mySAP ERP. Die von Verkäufern eingegebenen Vorhersagen verwandelt die SAP-Lösung in relevante Unternehmensdaten, die einen präzisen Einblick in das Unternehmen ermöglichen. “SAP lässt MRP jede Nacht laufen und sagt uns anhand der Verkaufsvorhersagen, was wir verkaufen, was wir kaufen und was wir produzieren sollten. Es ist ein sehr dynamisches System, das uns notwendige Änderungen täglich aufzeigt und somit unser Unternehmen viel produktiver macht.”

Für 2005 plant Annin & Co., auch die Business-to-Business-Fähigkeiten von mySAP ERP zu nutzen. Das Unternehmen will die Lösung auf die Händler ausweiten, die dann rund um die Uhr über verlässliche Daten zur Lieferfähigkeit der Produkte verfügen. Der Flaggenhersteller wertet das als ein Mehr an Kundenservice – ein Merkmal, das das Unternehmen seit rund 150 Jahren von der Konkurrenz abhebt. Annin & Co. setzt damit auch für künftiges Wachstum auf mySAP ERP. Carter Beard ermutigt darüber hinaus die kleinen und mittleren Betriebe, es seiner Firma gleich zu tun. “Es gibt viele KMUs, die immer noch veraltete Software verwenden, weil sie glauben, SAP sei nur etwas für große Unternehmen. Das stimmt aber nicht. Annin & Co kann ich mir ohne SAP-Software in den nächsten zehn Jahren nicht vorstellen.”
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