Die Firma Jakob Gerhardt aus Nierstein am Rhein kann auf eine 250-jährige Tradition im Dienste guten Weines zurückblicken. Nach dem Zweiten Weltkrieg setzte das Unternehmen auf den Direktverkauf qualitätvoller Weine an Privatkunden. Das Konzept war erfolgreich, der Mittelständler expandierte stetig. Nach der Übernahme durch die Familie Altmann im Jahr 1987 dehnte der neue Eigentümer Max Dieter Altmann die internationalen Aktivitäten unter anderem auf Japan, die USA, Belgien, Holland, Schweiz, Polen, Frankreich sowie China aus. Heute ist die Wein- und Sektkellerei weltweit das zweitgrößte Unternehmen im Weindirektvertrieb. Die bebaute Rebfläche beträgt 120 Hektar. Dort werden ausschließlich Spitzenweine mit Prädikat erzeugt, die bereits vielfach ausgezeichnet wurden. Die Bestellungen werden im gesamten Bereich der Bundesrepublik über einen Fahrdienst ausgeliefert, der von 17 Gerhardt-Weinlagern aus operiert. Das Unternehmen beschäftigt im Innendienst rund 250 Mitarbeiter, dazu kommen noch etwa 700 freiberufliche Handelsvertreter.

Sichere IT-Investition gesucht, SAP Business One gefunden

Die Firma Jakob Gerhardt produziert nicht nur Qualitätsweine, sondern hatte bereits früh mit SAP R/2 auch in puncto Software auf Qualität gesetzt. „Nachdem die SAP vor einigen Jahren angekündigt hatte, dass der Support für SAP R/2 Ende Dezember 2004 ausläuft, suchten wir seit Anfang 2003 eine neue Unternehmenssoftware“, erklärt Gerhard Wallbrecht, IT-Leiter bei Jakob Gerhardt. „Diese musste zukunftsfähig und flexibel sein sowie Investitionen schützen und die gesetzlichen Anforderungen an eine Finanzbuchhaltungssoftware erfüllen.“ Zudem sollte sie einfach zu bedienen und zu administrieren sein. Aufgrund ihrer spezifischen Situation als Firma mit Direktvertrieb verwendet die Wein- und Sektkellerei zusätzlich selbst entwickelte Anwendungen, welche die Bereiche Auftragsabwicklung, Provision, Vertriebssteuerung, Lagerhaltung, Kundenbuchhaltung und Kostenrechnung abdecken. Hinzu kommen Lösungen von Drittanbietern für die Gehaltsabrechnung, Weinbuchhaltung und bei der Erstellung elektronischer Mahnbescheide sowie ein optisches Archiv, das derzeit rund zehn Millionen archivierte Belege umfasst. „Aufgrund des Weindirektvertriebs sollte SAP R/2 abgelöst, Eigenentwicklungen sowie Drittsysteme jedoch beibehalten werden“, verdeutlicht Wallbrecht.
Der IT-Leiter sondierte den Markt nach einer neuen Geschäftssoftware, wobei die SAP-Mittelstandslösungen schnell in die engere Wahl kamen. Was die Systeme anderer Anbieter betrifft, kamen Wallbrecht „einerseits Zweifel an deren Investitionssicherheit, andererseits blieb die Frage der Altdatenübernahme ungeklärt.“ Wallbrecht hatte Mitte 2003 in der Fachpresse gelesen, dass die SAP mit SAP Business One eine integrierte Mittelstandslösung anbietet, die leicht zu installieren, zu bedienen und zu administrieren sei. Daher nahm er kurz darauf eine Einladung von Steeb Anwendungssysteme an, wo ihm und anderen potenziellen Interessenten SAP Business One vorgeführt wurde. Diese Präsentation sowie die Kompetenz der Steeb-Mitarbeiter in den anschließenden Gesprächen überzeugten den IT-Leiter. Er entschied sich für SAP Business One und wählte Steeb Anwendungssysteme als Einführungspartner.

Gute Zusammenarbeit garantiert schnelle Einführung

Zugleich mit der Entscheidung für die SAP-Mittelstandslösung beschloss die Firma Jakob Gerhardt, eine neue IT-Infrastruktur aufzubauen. Diese bestand aus einem Fujitsu-SIEMENS-Primergy-TX200-Server, neuen Arbeitsplatz-PCs inklusive TFT-Monitoren sowie zwei Netzwerkdruckern. Projektbeginn war Anfang Mai 2004, wobei das Team von IT-Leiter Wallbrecht die komplette Infrastruktur über drei Etagen aufbaute und vernetzte. Steeb Anwendungssysteme installierte SAP Business One, übernahm die Daten aus dem abgelösten SAP-R/2-System und führte firmenspezifische Anpassungen sowie die Schulung der späteren Anwender durch. Bereits Mitte Juli 2004 konnte die Firma Jakob Gerhardt die SAP-Mittelstandslösung produktiv nutzen. „Im Anschluss an das Going Live haben wir noch die Schnittstellen für den Datenaustausch zwischen SAP Business One und den Eigenentwicklungen sowie den Lösungen von Drittanbietern programmiert“, erläutert Stefan Schöpfer, Beratungsleiter SAP Business One bei Steeb. „Diese Arbeiten konnten wir aber zügig durchführen und zur vollen Zufriedenheit des Kunden abschließen.“
Die rasante Einführung gelang dank der „hervorragenden Zusammenarbeit“ zwischen dem Steeb-Projektteam und der eigenen Fachabteilung, wie Wallbrecht hervorhebt. Besonders lobt er, dass Steeb die „Sprache des Mittelstands spricht und deshalb unsere Fragen schnell und kompetent beantworten konnte.“ Hinzu kamen relativ kurze Vorplanungen und die zügige Lösung konkreter Probleme. Dazu gehörte die Übernahme der Daten aus SAP R/2 in SAP Business One, die Wallbrecht als einen der „Knackpunkte“ des Projekts bezeichnet. Auch für das Steeb-Projektteam war dies eine Herausforderung, „zumal es für die Migration von SAP R/2 auf SAP Business One keinerlei Erfahrungswerte gibt“, klärt Beratungsleiter Schöpfer auf. Doch diese Hürde überwand das Steeb-Team problemlos. Es programmierte mit Unterstützung aus dem SAP-R/2-Team ein ABAP-Programm, das den Datenextrakt für die Stamm- und Bewegungsdaten erstellte. Die so aufbereiteten Daten wurden anschließend mit der SAP Business One Data Transfer Workbench in die SAP-Mittelstandslösung geladen.

Besserer Überblick, zufriedene Anwender

Die Vorteile der neuen Unternehmenssoftware sind deutlich messbar, denn vor allem Auswertungsprozesse laufen jetzt wesentlich schneller als früher. Wallbrecht beschreibt dies am konkreten Beispiel der Daten für die Kostenrechnung verschiedener Firmen. Diese müssen aus SAP Business One extrahiert und über eine Schnittstelle in eine Eigenentwicklung der Firma Gerhardt geladen werden, um sie in deren Datenformat ausgeben zu können. „Dieser Vorgang dauert jetzt zwei Minuten statt wie früher zwei Stunden, was Zeit und letztlich auch Kosten spart.“ Mit SAP Business One haben die zwölf Anwender in den Abteilungen Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Provision auch einen besseren und schnelleren Überblick über offene Rechnungen oder noch fällige Provisionen. „Dabei wissen unsere Mitarbeiter die einfache grafische Benutzeroberfläche und komfortable Funktionen wie Drag&Relate sehr zu schätzen“, führt Wallbrecht aus. Die mittelständische Wein- und Sektkellerei plant deshalb, künftig auch den Einkauf über SAP Business One abzuwickeln. „Doch bereits heute bringt uns SAP Business One Vorsprung durch Qualität sowie zukunftsfähige Technologie“, sagt Wallbrecht abschließend.

Weitere Informationen:

www.jakobgerhardt.de
www.steeb.de