Die Hengstler GmbH aus Aldingen in der Nähe von Rottweil ist einer der führenden Hersteller von industriellen Zähl- und Steuerungskomponenten. Insgesamt 620 Mitarbeiter bauen und vertreiben Drehgeber, Temperaturregler, Relais und Zählwerke. Außerdem produziert das schwäbische Unternehmen Drucker und Abschneider, Letztere als Europas größter Hersteller. Mit Produktionsstandorten in Deutschland, Italien, Frankreich und der Slowakei sowie Vertriebsniederlassungen bis nach Japan operiert Hengstler weltweit. Der amerikanische Mutterkonzern Danaher Corporation bezeichnet das Unternehmen als sein „europäisches Flaggschiff“. Kein Wunder, bei einem Umsatz von 80 Mio. Euro jährlich.
Um den Informationsaustausch zwischen dem Hauptsitz in Deutschland und dem asiatischen Standort in Tokio zu verbessern, sollte der Vertriebsstützpunkt für Asien und Südostasien IT-seitig an die Zentrale in Süddeutschland „angedockt“ werden. Nur so sah man sich in der Lage, Barrieren beim Vertrieb wie zum Beispiel Zeitverschiebung und aufwändige Kommunikationswege zu überwinden. Deshalb machten sich die Hengstler-Entscheider auf die Suche nach einer passenden Lösung.
Auf der CeBIT 2004 wurde man bei SAP fündig und entschied sich für SAP Business One. Vor allem die kurzen Schulungs- und Einführungszeiten der Unternehmenssoftware überzeugten die IT-Verantwortlichen. Von den zusätzlichen SAP-Business-One-Funktionen wie der integrierten CRM-Komponente versprach man sich ebenfalls Vorteile. Außerdem ließ sich SAP Business One problemlos mit dem in Europa eingesetzten mySAP ERP integrieren. Wie ein Satellit hängt es nun quasi am „großen Bruder“.

Kaizen – Nach kontinuierlicher Verbesserung streben

Wie die Standorte in Europa sollte auch Japan in den Datenfluss integriert werden. Der Aufwand dafür musste jedoch in einem angemessenen Verhältnis stehen. „In den acht europäischen Vertriebsorganisationen und vier Produktionswerken setzen wir auf mySAP ERP. Die umfassende SAP-Lösung auch für unseren 20 Mitarbeiter zählenden Vertriebsstandort Japan einzuführen hätte jedoch einen zu hohen Implementierungs- und Schulungsaufwand bedeutet“, berichtet die IT-Direktorin bei Hengstler, Monika Nguyen Nam. Handlungsbedarf war aber geboten: Bis zur IT-Anbindung kommunizierte die Vertriebsniederlassung in Tokio mit der Zentrale in Aldingen hauptsächlich via Telefon und Fax. Schon allein durch die Zeitverschiebung ergaben sich Reibungsverluste von bis zu einem halben Tag. Anfragen zu Bestellstatus oder Verfügbarkeit konnten nicht zeitnah und nur unter großem Aufwand bearbeitet werden. Wollte ein Mitarbeiter in Tokio etwa wissen, ob eine Lieferung bereits verschickt wurde, sandte er ein Fax nach Aldingen. Durch die Zeitverschiebung wurde die Anfrage dort erst Stunden später bearbeitet und anschließend beispielsweise per Telefon nach Japan übermittelt. Waren zusätzliche Fragen angefallen, dauerte es entsprechend länger. Gemäß dem Firmenmotto „Continuous Improvement“, der japanischen Kaizen-Philosophie der ständigen Verbesserung, sollte SAP Business One Abhilfe schaffen.

Ideale Lösung für Tochterunternehmen

Da SAP Business One für kleinere und mittlere Unternehmen konzipiert wurde, eignet es sich hervorragend, um, wie im Falle von Hengstler, Niederlassungen an größere Zentralen anzubinden. Außerdem können die kleineren Außenstellen ihren eigenen Betrieb mit dieser IT leiten und verwalten. Durch die einfache Bedienbarkeit müssen die Mitarbeiter nicht aufwändig geschult werden und können die Lösung schnell und effektiv einsetzen. Die niedrigen Anschaffungskosten waren bei Hengstler ein weiteres Argument für SAP Business One. Zudem sollte die Arbeit nicht durch eine lange Implementierungsphase verzögert werden. Innerhalb von zwei Wochen war SAP Business One in Japan eingeführt und an mySAP ERP in Aldingen angeschlossen.
Die Integration gelang mit Hilfe der SAP Exchange Infrastructure (SAP XI), einer Komponente der technologischen Plattform SAP NetWeaver. Durch die Länderversion Japan von SAP Business One können die Mitarbeiter in Tokio bei der Rechnungsstellung und anderen betriebswirtschaftlichen Vorgängen genau den gesetzlichen Vorschriften ihres Landes entsprechen. Für die Mitarbeiter vor Ort erscheint die Oberfläche sogar in japanischen Schriftzeichen.

Moderne Abläufe in einem boomenden Markt

Nachdem die Implementierung in kürzester Zeit abgeschlossen war, ist die japanische Vertriebsniederlassung für den riesigen Markt in ganz Asien gerüstet. Allein die Drehgeber von Hengstler sind sehr gefragt, da durch den Bauboom nicht nur in den Metropolen Chinas ein hoher Bedarf an Fahrstuhltechnik besteht. Mit Hilfe der verbesserten IT können Kundenanfragen ebenso zeitnah und umfassend beantwortet werden wie Fragen bei Lieferzeiten oder nach der Verfügbarkeit von einzelnen Produkten. Die Mitarbeiter in Japan haben jetzt direkten Einblick in Kapazitätspläne und können in Echtzeit Aussagen treffen und Bestellungen vornehmen. „Von der Funktionalität der IT sind die japanischen Kollegen restlos begeistert. Das System ist selbsterklärend – da kann man nichts falsch machen“, zeigt sich Monika Nguyen Nam mit der gewählten Lösung zufrieden.