“Reisen ist mittelalterlich”, schrieb Max Frisch. “Wir haben heute schon die Mittel der Kommunikation, die uns die Welt ins Haus liefern.” Was der Verfasser des Bestsellers “Homo Faber” in den 50er Jahren des vergangenen Jahrhunderts zu Papier brachte, ist heute mehr denn je Wirklichkeit. Mit dem Internet sind viele Kommunikationsformen hinzugekommen, zum Beispiel Webkonferenzen. Mit diesen geschäftlichen Treffen im Internet ist es beliebig vielen Teilnehmern aus beliebig vielen Unternehmen möglich, über ihren PC gemeinsam an Anwendungen zu arbeiten. Online besprechen sie Projekte oder zeigen Präsentationen. Die Sprachkommunikation läuft parallel dazu über eine Telefon-Konferenzschaltung. Mit einer Webcam sind Anwender sogar in der Lage, sich in der Konferenz zu sehen.
Mit Webkonferenzen hätte sich Frischs Romanfigur Walter Faber bestimmt so manche Dienstreise ersparen können, einschließlich des Flugzeugabsturzes in Mexiko. Webkonferenzen retten auch so manchen sitzungsmüden Manager – zum Beispiel vor regelmäßig stattfindenden Standard-Meetings, die nicht unbedingt von Angesicht zu Angesicht geführt werden müssen. Das hat sogar ein Reiseanbieter erkannt. DER Business Travel in Frankfurt am Main verlässt sich auf das Webkonferenzsystem Meeting Center von WebEx, wenn mit Firmenkunden zu kommunizieren ist, wenn Präsentationen, Meetings oder Produkttrainings abzuhalten sind.

Reiseanbieter senkt Reisekosten

“Alle Account Manager führen pro Woche zusammen acht bis zehn Webkonferenzen mit ihren Kunden durch”, erläutert Christian Spangenberg, Bereichsleiter Key Account Management & Sales des Unternehmens. “Berücksichtigt man allein die vom Verband Deutsches Reisemanagement in seiner Geschäftsreisestudie ermittelten durchschnittlichen Kosten von knapp 500 Euro pro Geschäftsreise, lässt sich leicht kalkulieren, welche Ausgaben sich durch Webkonferenzen einzusparen sind.”

Das bestätigt auch Oscar Koenders, Marketingleiter bei Toshiba Computer Systems in Neuss. Erhebungen weisen nach, dass die zunehmende Akzeptanz bei Toshiba einen Beitrag zur Produktivitätssteigerung leistet. Durch den Einsatz von Webkonferenzen im Marketing hat das Unternehmen, das in seiner Zentrale in Neuss 1.000 Mitarbeiter beschäftigt, schon im ersten Jahr 115 Arbeitstage gespart. Zudem konnte Toshiba 75 Prozent der Kosten im allgemeinen Reisebudget kürzen. Außerdem nahm die Mitarbeiterproduktivität durch den Wegfall der ineffizienten Reisetätigkeit um 25 Prozent zu.
Koenders sieht noch weitere, bisher nicht genutzte Potenziale bei den Webkonferenzen. “Hier bei Toshiba bin ich einer der ersten Anwender von WebEx und als solcher auch ein Power-User”, so Koenders. “Ich arbeite jetzt ganz automatisch damit. Es ist ein bisschen so, als ob man vom Kalender zum PDA wechselt. Zuerst war ich noch unsicher, aber schon bald fragt man sich, wie man vorher ohne ausgekommen ist.”
Christian Spangenberg von DER Business Travel beschreibt den Vorteil von Online-Business-Meetings so: “Sie haben sich in vielerlei Hinsicht als sehr nützlich erwiesen. Wer als Reisedienstleister nachweist, wie sich durch Online-Buchungen die Ausgaben für Dienstreisen bestmöglich verwenden lassen, hat nahezu automatisch das Vertrauen des Kunden gewonnen.”

Software-Entwicklung mit Webkonferenzen

Der Sportartikelhersteller adidas-Salomon setzt ebenfalls auf Webkonferenz-Lösungen von WebEx und nutzt sie zur besseren Koordination seiner Softwareentwickler, beispielsweise bei der Entwicklung seiner Lösung zum Produktdaten-Management (PDM), die auf SAP Material Management basiert.
Die PDM-Anwendung entstand in Webkonferenzen, die Projektteilnehmer von drei Standorten – aus Herzogenaurach bei Nürnberg, Portland (Oregon) und Hongkong – durchführten. “Online-Meetings haben sich im PDM-Projekt bewährt” berichtet Ronald Urban, Specialist Incident Management, Global IT Service Desk bei adidas-Salomon in Herzogenaurach. In Spitzenzeiten wurden bis 100 Webmeetings pro Monat abgehalten, in weniger intensiven Arbeitsphasen waren es immerhin noch 60.
Teilnehmer an einem Online-Meeting sind mit wenigen Mausklicks am Start: Nach Erhalt der Einladung per E-Mail melden sie sich auf der Website des Providers an und laden einmalig einen Client. Die Installation ist in wenigen Minuten abgeschlossen. Anschließend steht der Service sofort zur Verfügung. Die Webkonferenz-Services sind plattformunabhängig und funktionieren mit jedem beliebigen PC.

Anwender können Webkonferenzen mit Programmierschnittstellen (APIs) sogar in CRM-, Geschäftsprozess-Automations-, Supply-Chain-Management-, E-Learning- und Voice-over-IP-Anwendungen integrieren. So sind beispielsweise Vertriebsmitarbeiter in der Lage, Online-Meetings mit Kunden direkt vom Kundenprofil in ihrer CRM-Lösung zu starten. Außerdem lassen sich alle wichtigen Daten direkt während des Meetings in der Anwendung bearbeiten und automatisch aktualisieren.
Durch die nahtlose Integration von WebEx-Lösungen in SAP-Applikationen lassen sich WebEx-Meetings auch problemlos aus dem mySAP Enterprise Portal oder cFolders im mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM) starten. Anwender sind dann in der Lage, Online-Meetings mit internen und externen Teilnehmern bequem zu planen und durchzuführen – dank Single-Sign-On ohne zusätzliche Angabe der WebEx-Benutzerdaten. Das hat den Vorteil, dass alle relevanten Daten und Informationen während der Webkonferenz auf einer einheitlichen Plattform verfügbar sind und sich anwenden lassen.
“Auch wenn hin und wieder persönliche Meetings der Projektbeteiligten unumgänglich waren, ergaben sich durch die Webkonferenzen enorme Einsparungen bei den Reisekosten”, resümiert Urban. “Im gesamten Projekt kam hier ein sechsstelliger Betrag zusammen. Statt auf Geschäftsreisen zu Meetings wertvolle Arbeitszeit zu verschwenden, sind Mitarbeiter, die sich an Webkonferenzen beteiligen, weit produktiver.”
Eine eigene Anwendung für Webkonferenzen einzurichten, ist nicht unbedingt notwendig, da Unternehmen die von WebEx bereit gestellte Infrastruktur zur Verfügung steht. Sie besteht aus der MediaTone-Technologie und dem WebEx Interactive Network (WIN). Die MediaTone-Technologie nutzt den T.120-Standard zur plattformunabhängigen Datenkommunikation in Echtzeit. WIN ist ein globales Netzwerk, das speziell für die Übertragung von Echtzeitkommunikation via Internet entwickelt wurde. Aktuell umfasst es über 650 Server an zehn Standorten in USA, Europa und Asien.

Datensicherheit im Web

Neben der Zuverlässigkeit ist die Sicherheit einer der zentralen Aspekte bei den Webkonferenzen. Schließlich werden in Online-Meetings wichtige Themen besprochen und meist vertrauliche Informationen ausgetauscht. Die Informationen und Inhalte einer Websitzung stehen bei WebEx in Echtzeit zur Verfügung. Sie werden nicht wie bei Lösungen anderer Anbieter auf einem Server gespeichert. Der Vorteil ist dabei: Daten müssen nicht erst geladen werden, und es gibt keine Möglichkeit für Eindringlinge, die Informationen zu hacken. Außerdem werden Daten mit 128 Bit und SSL (Secure Socket Layer) verschlüsselt. Dieses Verfahren wird auch von Finanzinstituten beim Online-Banking verwendet und gilt als sehr sicher – was man von Dienstreisen nur eingeschränkt behaupten kann – wie das Beispiel Homo Faber zeigt.