SAP Business One: Unterwegs immer dabei

Eine dauerhafte Verknüpfung zwischen IT-Systemen und mobilen Endgeräten verbessert die Informationsversorgung im Unternehmen. Diese Ansicht ist unter Experten und Wissenschaftlern unstrittig. Einerseits können Informationen und Entscheidungen innerbetrieblich auch von Außendienstmitarbeitern über mobile Geräte in das ERP-System des Unternehmens eingespeist werden. Andererseits werden die Mitarbeiter über ihre mobilen Geräte mit aktuellen Informationen aus dem Unternehmen versorgt. Mit mySAP Mobile Business bietet SAP hier bereits ein umfassendes Portfolio mobiler Lösungen an.

Mobile Technologien erobern Mittelstand

„Speziell im kleineren Mittelstand sind mobile Lösungen derzeit aber noch unterrepräsentiert“, weiß Roland Heun, Produktmanager SAP Business One bei T-Systems. „Doch gerade dieser Bereich, in dem noch sehr viel papierbasiert gearbeitet wird, ist prädestiniert für die Einführung einer kostengünstigen Unternehmenssoftware wie SAP Business One in Verbindung mit mobilen Lösungen.“ Roland Heun sieht hier zudem „einen schnell wachsenden Markt“. Das hat in seinen Augen zufolge mehrere Gründe: Zum einen wird die erforderliche Hardware – MDAs oder PDAs – bei gleichzeitig verbesserter Funktionalität und Anwenderfreundlichkeit immer billiger. Zum anderen gewinnen Mittelständler dank mobiler Anwendungen schlankere und schnellere Prozesse, was ihre Flexibilität steigert.

Dass in mittelständischen Unternehmen mobile Anwendungen immer wichtiger werden, bestätigen auch Untersuchungen wie die 2004 veröffentlichte Studie „E-Business im bundesdeutschen Mittelstand 2004“, die Techconsult im Auftrag von IBM und der Zeitschrift impulse durchführte. Zu ähnlichen Ergebnissen kommt eine Anfang 2005 vorgenommene Befragung des ECC-Handel (E-Commerce-Center Handel) unter überwiegend kleineren Mittelständlern (weniger als 100 Mitarbeiter) und Handwerksbetrieben. Sie verzeichnet bei diesen Firmen für die nächsten zwei Jahre ein deutlich steigendes Interesse an mobilen Technologien.

Kurzer Draht zum Kunden

Heun beobachtet derzeit vor allem ein wachsendes Interesse mittelständischer Unternehmen aller Branchen an mobilen Anwendungen in Verbindung mit SAP Business One. „Wir haben deshalb mit Mobile One eine Anwendung für den MDA entwickelt, mit der der Außendienst die CRM-Funktionalitäten aus der SAP-Mittelstandssoftware umfassend nutzen kann“, erläutert er. Mitarbeiter, die viel im Außendienst unterwegs sind, erhalten ihre Aufträge mit allen relevanten Daten von der Zentrale direkt aus SAP Business One auf den mobilen Client geschickt. Umgekehrt kann ein Außendienstmitarbeiter wichtige Geschäftsdaten zu Kunden, Auftragsstatus etc. vor Ort in das mobile Gerät eingeben und nach Synchronisierung unmittelbar in die SAP-Mittelstandslösung überspielen. Heun erläutert die Vorteile der mobilen Lösung für SAP Business One dabei anhand eines konkreten mobilen Szenarios:
Hat ein Außendienstmitarbeiter einen Termin bei einem Kunden, ruft er mit Mobile One bereits während des Gesprächs die Angebotsmaske aus SAP Business One auf seinem MDA auf und nimmt die erforderlichen Eingaben, wie Bestellmenge, Lieferkonditionen, Lieferdatum sowie Preis, vor. Er sendet die Daten per Knopfdruck dann an SAP Business One, wo diese verarbeitet werden. Anschließend generiert die SAP-Mittelstandssoftware automatisch eine E-Mail an den Kunden, der dann das gemeinsam erstellte Angebot in seiner Mailbox vorfindet. Dass Daten und Informationen so nur einmal eingegeben werden, spart Zeit und verbessert Prozesse. „Der Außendienst hat damit SAP Business One immer dabei: Der kurze Draht zum Kunden ist garantiert“, veranschaulicht Heun.

Von der Theorie zur Praxis

„Wir haben die grafische Benutzeroberfläche des MDA im Wesentlichen an die aktuelle Version der SAP-Mittelstandslösung angepasst, um den Anwendern die gewohnte, komfortable Bedienung zu ermöglichen“, so Heun. „Wir passen dabei Zug um Zug Schaltflächen und Designdetails an SAP Business One an.“ T-Systems bietet SAP Business One und Mobile One als Inhouse-Installation sowie zur Miete als On-Demand-Service aus dem Rechenzentrum an. Letzteres hat für kleinere Mittelständler den Vorteil, dass Kosten für Lizenzen, Netzwerke, Customizing sowie den Kauf von MDAs oder PDAs entfallen.
Dass das Konzept von Mobile One auch in der Praxis funktioniert, dafür spricht, dass T-Systems mit der Rosenheimer Firma Zenker Bürotechnik sowie mit dem Mehlinger Früchte-Import-Großhändler Obst-Paul bereits zwei Kunden gewinnen konnte. Zudem gibt es laut Heun sehr viele Anfragen von SAP-Business-One-Partnern nach Mobile One, was Rückschlüsse auf einen hohen Bedarf nach mobilen Zusatzlösungen zulasse.

Qualifizierte Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort

Stephan Putro, Produktverantwortlicher für SAP Business One beim SAP Sales and Service Partner Unirez Informations-Technologie, registrierte auf der CeBIT 2005 eine positive Resonanz mittelständischer Firmen auf mobile Anwendungen für SAP Business One. Das Detmolder Unternehmen stellte seine mobile Zusatzlösung SAP Business One Mobil auf der Computermesse vor. „Nutzer können mit unserer Lösung von unterwegs aus online auf wichtige Informationen wie etwa auf Geschäftskontakte, Angebote, Auftragsdaten, Lagerbestände oder Preislisten zugreifen“, verdeutlicht Stephan Putro.
Neben den Aspekten Schnelligkeit und Flexibilität sieht Putro den Nutzen eines mobilen Datenzugriffs vor allem in einer deutlich verbesserten Informationsqualität. Davon profitieren besonders Außendienstmitarbeiter, die unterwegs zum Kunden sind, denn sie haben die aktuellen Daten aus SAP Business One, etwa zu offenen Rechnungen, auf dem PDA. „Ein typisches Problem beim Einsatz von Servicemitarbeitern im Außendienst besteht zum Beispiel darin, die Zeiterfassung effektiver zu gestalten“, legt Putro dar. Üblich ist es, die Arbeitszeit vor Ort beim Kunden in ein Formular einzutragen und die Daten später manuell in das IT-System einzutippen. Hier kann es zu Doppelerfassungen oder Informationsverlusten kommen. Kann ein Servicetechniker diese Informationen über eine Maske gleich in sein mobiles Gerät eingeben und übermitteln, verbessert dies die Informationsqualität und senkt Transaktionskosten. Umgekehrt kann beispielsweise bei unvorhergesehenen Störfällen die Servicezentrale mittels GPS (= Global Positioning System) die Position eines Servicetechnikers ermitteln und ihm sofort die erforderlichen Daten zum jeweiligen Kunden und zum vorliegenden Problem übermitteln.
Laut Putro haben mittelständische Firmen, die Service-Leistungen wie Wartung oder Instandhaltung erbringen, Sicherheitsanlagen prüfen oder Getränke- oder Zigarettenautomaten verwalten, dank des mobilen Zugriffs „zu jeder Zeit und an jedem Ort“ alle für ihre Tätigkeit relevanten Daten aus SAP Business One in der Hand.

Wettbewerbsvorteile für den Mittelstand

Mittelständler, die papierbasierte Prozesse durch eine direkte, mobile Datenerfassung vor Ort ersetzen, verbessern also ihre Datenbasis (Vorbereitung, Auskunft beim Kunden, keine Redundanzen), vermeiden System- und Kommunikationsbrüche und verkürzen Rückmelde- und Fakturierungsprozesse. Debitorenforderungen werden dadurch reduziert. „Durch die Anbindung mobiler Endgeräte wie PDAs, Mobiltelefone oder Laptops an die Unternehmens-IT können Prozesse vollständig elektronisch abgebildet werden. Bisherige Medienbrüche fallen weg“, fasst der Berlecon-Basisreport „Prozesse optimieren mit Mobile Solutions“ die Vorteile mobiler Unternehmenslösungen zusammen. Das vereinfacht Abläufe, verbessert den Kundenservice, da Außendienstmitarbeiter ihre Aufgaben qualifizierter erfüllen, und führt insgesamt zu geringeren Kosten bei höherer Produktivität. „Mittelständische Unternehmen, die in Verbindung mit SAP Business One mobile Technologien strategisch einsetzen und durchgängig nutzen, gewinnen damit konkrete Wettbewerbsvorteile“, lautet deshalb das gemeinsame Fazit von Roland Heun und Stephan Putro.