Ob es darum geht, die besten Hersteller von Investitionsgütern, die günstigsten Händler für den Bürobedarf oder den zuverlässigsten Dienstleister für Projekte oder Wartungsarbeiten zu finden und in den Beschaffungsprozess zu integrieren – immer steht das Ziel im Vordergrund, die Geschäftsprozesse zu vereinfachen, papierbasierte Abläufe weiter zu verringern, den elektronischen Dokumentenaustausch zu perfektionieren und die Lieferantenbeziehungen effizient aufzubauen und zu erweitern.
Aus mySAP ERP an mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM) übertragene Funktionen für Self-Services und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten schließen den Kreis zwischen ERP- und Beschaffungsprozessen – und beschleunigen somit den Einkauf von Gütern und Dienstleistungen.
Self-Services für Besteller
Self-Service-Szenarien gewinnen für Unternehmen und ihre Mitarbeiter immer mehr an Bedeutung – einerseits, um Prozesse wie Beschaffung, Zahlungsverkehr und Bestandsführung anzustoßen und zu optimieren und andererseits, um die Produktivität der Anwender durch leicht zu nutzende Anleitungen und Kontrollfunktionen zu erhöhen. Der Beschaffungsprozess im Rahmen solcher Szenarien beginnt mit der Suche des Bestellers in den einzelnen angebundenen Katalogen. Mit der Auswahl von Artikeln wird ein Einkaufswagen angelegt und das Genehmigungsverfahren eingeleitet. Der für den Kauf zeichnungsberechtigte Manager kann im Übersichtsbild der Taskleiste (Universal Worklist) einzelne oder mehrere Einkaufswagen genehmigen oder verwerfen. Bei Bedarf lässt er sich Einkaufswagen auch einzeln anzeigen, um sich in diesem Fall detailliert über die aufgeführten Positionen zu informieren. Die Budget-Anzeige hilft ihm bei der Entscheidung, den jeweiligen Einkaufswagen zu genehmigen oder abzulehnen. Mit Hilfe der Daten und Funktionalitäten aus mySAP ERP bietet my SAP SRM Managern hiermit nun effektive visuelle Entscheidungshilfen.
Für die Zusammenarbeit von Einkäufern und Lieferanten unterstützt die SAP-Lösung mehr als nur den Austausch von Bestellungen, Bestellantworten und -änderungen. Um den Zeitaufwand für die Ausnahmebehandlungen zu verringern, wird dem Besteller eine Arbeitsliste in seinem Portal angezeigt. Diese listet die Belege für die Nachbearbeitung nach Kriterien wie Preis- und Mengenabweichung auf.
Hat der Lieferant den Auftrag bearbeitet und die bestellten Güter geliefert, werden ihm von der Lieferantenseite Bestätigungen und Rechnungen ebenso im Portal zur Verfügung gestellt, um den Prozess zügig abzuschließen. Informationen zum Zahlungsverkehr werden in mySAP SRM vollständig elektronisch ausgetauscht. Dieses zeitsparende Verfahren bietet darüber hinaus die Möglichkeit, jederzeit den aktuellen Zahlstatus abzufragen.
Self-Services für Lieferanten
SAP Supplier Self-Services, auch bezeichnet als Supplier Enablement, ist eine portalbasierte Anwendung, die eine komplette Verarbeitung von Aufträgen ermöglicht und die Lieferanten in die Beschaffungsprozesse selbst weit verzweigter Organisationen einbindet.
Gerade für weltweit operierende Unternehmen macht eine wachsende Anzahl von Lieferanten Registrierungsmöglichkeiten erforderlich, die schnell, effizient, flexibel und sicher funktionieren. mySAP SRM ermöglicht die Registrierung von Lieferanten auf drei verschiedenen Wegen: Erstens führt die Bestellorganisation die Registrierung im Namen des Lieferanten durch, zweitens fordert der Besteller ausgewählte Lieferanten auf, sich über einen vordefinierten Link zu registrieren und drittens können sich die Lieferanten auf der Website des Unternehmens selbst registrieren. Mit der Registrierung durch das Supplier-Self-Services-System ist der Lieferant in der Lage, Produktinformationen mit der Bestellabteilung auszutauschen und schließlich einen selbstverwalteten, kundenspezifischen Katalog zu veröffentlichen.
Beschaffung von Dienstleistungen
Eine Besonderheit liegt in der Beschaffung von Dienstleistungen: oftmals sind die Anforderungen zum Zeitpunkt der Bestellung noch nicht exakt definiert oder die Größenordnung steht noch nicht fest, bis die Dienstleistung tatsächlich erbracht ist. Diesen Besonderheiten des Dienstleistungseinkaufs trägt mySAP SRM Rechnung und bietet nun mit einer nahtlosen Anbindung an die mySAP-ERP-Funktionalitäten Einkauf, Instandhaltung und Projektarbeit eine Bandbreite an definierbaren Dienstleistungskategorien, etwa Projektarbeit, Beratung, Instandhaltung oder Gebäude-Services.
Die Eingabe einer Service-Anforderung als Freitext oder als konkrete Dienstleistung ermöglicht dem Besteller, Start- und Endtermin, Stundensatz und Erfüllungsort sowie Höchstgrenzen festzulegen. Mit der Bestellung bestimmter Dienstleistungen lässt sich ebenso wie bei der Beschaffung von Gütern ein Einkaufswagen einrichten, der innerhalb des Workflow genehmigt und an den Dienstleister verschickt wird. Nachdem dieser den Auftrag erhalten hat, ist es ihm möglich, eine Auftragsbestätigung zu übermitteln.
Ist die Leistung erbracht, steht es dem Dienstleister frei, seinen Service beispielsweise in einem Formular zur Zeiterfassung einzutragen. Selbst detaillierte Angaben zu Spesen und Mehrarbeit lassen sich per Formular hinterlegen. Nach der Meldung des Dienstleisters ist es dem Besteller möglich, die Leistungen auf Richtigkeit zu prüfen und freizugeben. Im Anschluss daran stellt der Dienstleister seine Rechnung, die Bestellorganisation prüft diese und gibt sie zur Zahlung frei.
Die Beschaffung von Arbeitszeiten und Dienstleistungen lässt sich auch eng mit cProjects verknüpfen, einer Funktion innerhalb von mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM). Die Anforderungen werden aus cProjects erzeugt und über eine Schnittstelle an die Bestellorganisation geleitet. Einem Einkäufer oder zeichnungsberechtigten Manager ist es nun möglich, die Anforderung zu ergänzen und mit Hilfe der Bidding Engine als Ausschreibung zu publizieren. Dienstleister sind mit Hilfe der Bidding Engine imstande, ihr Angebot auf die Ausschreibung abzugeben. Im nächsten Schritt bewertet der Bestellanforderer die eingehenden Angebote und lehnt sie ab oder nimmt sie an. Die Bestätigung des Angebots lässt sich als Supplier-Self-Service-Transaktion ausführen und anschließend dem Projektmanager zur Genehmigung vorlegen.
Abrechnungsprozesse immer im Blick
Nicht nur bei Bestellvorgängen sondern auch bei den Abrechnungsprozessen gibt mySAP SRM mit dem neuen Invoice Monitoring System wirkungsvolle Unterstützung. Der Informationsfluss mit Lieferanten wird kanalisiert. Elektronische Abrechnungsprozesse mit Supplier-Self-Services-Funktionalitäten sowie einer professionellen Ausnahmebehandlung helfen, Arbeitsaufwand und Zusammenarbeit für Besteller und Lieferanten effektiv zu steuern. Rechnungen erfassen die Lieferanten im Lieferantenportal mittels mySAP SRM und schicken diese via SAP Exchange Infrastructure (SAP XI) zu mySAP ERP. Die Abrechnungskontrolle beim Besteller reicht von der Vorverarbeitung der Rechnungen über die Unterstützung von Klärungsfällen mit Invoice Monitoring System (IMS) als Bestandteil der Lösung mySAP SRM bis hin zum Status Management. Hierbei werden etwa doppelte Belege ausgefiltert, die Rechnungen auf sachliche Richtigkeit überprüft, Reklamationen bearbeitet und die Rechnungen des besseren Überblicks wegen mit Kategorien wie “Weitergeleitet”, “In Klärung” oder “Im Zahlungsprozess” versehen. Mit Hilfe dieser Portalanwendung werden die Rechnungsbelege von mySAP SRM effektiv verwaltet und stehen dem Finanzwesen in mySAP ERP zur Zahlung bereit.
Ein interaktives und leicht bedienbares Formularwesen, basierend auf einer integrierten Lösung von Adobe und SAP, kann für die Erstellung und Änderung von Rechnungen genutzt werden. mySAP SRM ermöglicht hier einen einfachen Austausch mit externen Partnern. Mit der SAP-Suchmaschine TREX steht in mySAP SRM zudem eine Suchfunktion zur Verfügung, die mit ihren erweiterten Möglichkeiten Daten und Informationen leicht zugänglich macht. Insgesamt bietet die Integration von mySAP SRM mit mySAP ERP wirkungsvolle Werkzeuge, um Geschäftsprozesse in der Beschaffung stärker zu automatisieren, Lieferanten intensiver zu integrieren und die Rentabilität des gesamten Procure-to-pay-Prozesses zu erhöhen.
