Wer heute noch ohne ist, hinkt der Zeit hinterher. Software für die Unternehmenssteuerung zählt längst nicht mehr zum Luxus, sondern zur Standardausstattung. Sowohl beim Berichtswesen, bei der Analyse von Kunden- und Marktzahlen als auch im Controlling profitieren Unternehmen von der Unterstützung durch IT. Auch wenn es um die Erfüllung gesetzlicher Auflagen und neuer Bilanzierungsstandards wie den Sarbanes-Oxley Act (SOX), das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) oder um Regulierungen wie Basel II geht – immer mehr Unternehmen greifen auf speziell angepasste Softwarelösungen zurück. Und nicht zuletzt wird die Unternehmensumwelt zunehmend komplexer. Instabile Faktoren wie die Rohstoffpreise, internationale Zuliefererbedingungen oder Währungsschwankungen sind ohne IT nicht mehr zeitnah zu überblicken. Damit blieben auch die Auswirkungen auf die Produktionsbedingungen und letztendlich auf die Unternehmensleistung unkalkulierbar.
Lückenloses Wissen über alle beeinflussenden Kräfte ist die beste Entscheidungsgrundlage für Management und Fachabteilungen. Zu klären bleibt die Frage der Umsetzung. Der Schlüssel liegt in der Steuerungs- und Informationslogistik des Unternehmens. Wie lassen sich die unterschiedlichen Einflussfaktoren erkennen, zusammenführen und auswerten? Die Strategie heißt Corporate Performance Management (CPM). Mit CPM werden Daten aus allen Unternehmensaktivitäten analysiert und in Bezug zu den geplanten Unternehmenszielen gesetzt. Ergebnis einer solchen Evaluation sind konkrete Handlungs-optionen für das Management. Kurz: Softwarelösungen für CPM zeigen auf, wo und inwieweit im Unternehmen Strategie und operative Umsetzung kongruent sind – und wo nicht. Das Resultat ist Transparenz.
Zwei Fliegen mit einer Klappe
Unternehmen ziehen aus Softwarelösungen für das Performance Management einen doppelten Vorteil. Einerseits ermöglicht CPM die umfassende Management-Sicht auf die Unternehmensleistung. Andererseits bietet CPM einen Zugriff auf alle offenlegungspflichtigen Informationen sowie die Finanzergebnisse eines Unternehmens. Damit schlagen CFOs und Finanzexperten zwei Fliegen mit einer Klappe: Geschäftszahlen werden zuverlässig vorgelegt und externe Berichtspflichten erfüllt – im Hinblick auf Vorschriften wie den International Financial Reporting Standard (IFRS), US-GAAP, Basel II oder SOX eine unumgängliche Notwendigkeit.
Die Erstellung von Bilanzen gemäß dieser Richtlinien ist komplex und stellt Finanzexperten vor immer neue Herausforderungen. Grundsätzlich müssen Schritte wie Kapital-, Schulden- und Erfolgs- oder Zwischenergebniskonsolidierung so abgehandelt werden, dass alle Unternehmensteile berücksichtigt sind. Dabei müssen sämtliche Verbuchungen nachvollziehbar sein. In Anbetracht der Datensituation ist dies verzwickter als es auf den ersten Blick scheint. Hier einen gemeinsamen Nenner zu finden, ist die Schwierigkeit. Oftmals basieren die Kennzahlen der im Konzern verbundenen Unternehmensteile auf unterschiedlichen Währungen, deren Kurse schwanken. Oder aber “Gewinn” ist in den einzelnen Unternehmensteilen schlichtweg verschieden definiert. Nicht selten liegen wichtige Datenquellen weit verstreut im Unternehmen vor und haben unterschiedlichste Formate wie XML, MS Excel oder diverse Datenbankformate. In einer solchen Situation ist nur eines sicher: An einer Verknüpfung der Informationen führt kein Weg vorbei. Denn viele der genannten Quellen sind entscheidend dafür, die Unternehmenssituation treffend abzubilden.
Um die Fäden, die beim Konsolidierungsvorgang aus allen Unternehmensrichtungen zusammenlaufen nicht zu verlieren ist es ratsam, bei der Umsetzung eines unternehmensweiten Performance Managements auf eine zentrale, integrierte Anwendung zu setzen. Nur so ist die Konsistenz der aus unterschiedlichsten Quellen und Unternehmensteilen zusammenfließenden Daten gewährleistet. Weiterer Vorteil der Zentralisierung ist ein zuverlässiger Workflow, bei dem alle Beteiligten jederzeit auf dem neuesten Stand sind. Denn sämtliche Änderungen stehen sofort und unternehmensweit zur Verfügung.
Jeder für sich und doch gemeinsam
Eine Zentralisierung der Datenlogistik sorgt für eine Beschleunigung der Konsolidierung und ist gleichzeitig Garant für gesteigerte Qualität. Stark zergliederte Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, bei verkürzten Zyklen der Berichterstattung immer komplexere Daten aus verschiedenen Finanzbuchhaltungen zusammenzuführen. Dabei können bereits kleinste Unregelmäßigkeiten den Konsolidierungsprozess zum Wanken bringen. Um das zu verhindern, erfasst eine integrierte Lösung auch zusätzliche Eingabeinformationen und macht nachvollziehbar, wer was wann eingegeben oder geändert hat. Ursachen von Unstimmigkeiten lassen sich auf diese Weise rasch orten, bevor der Konsolidierungsprozess aus dem Ruder läuft.
Eine weitere Herausforderung liegt darin, die Konsolidierung nach unterschiedlichen Bilanzierungs-standards zu bewältigen. Hier gilt es einen gemeinsamen Nenner zu finden. So obliegt es zum Beispiel deutschen Unternehmen mit ausländischen Töchtern, sowohl nach den Vorschriften lokaler Bilanzierungsregeln als auch gemäß HGB oder IFRS zu bilanzieren. Das bedeutet bei parallelen Abschlüssen doppelten Aufwand. Professionelle Konsolidierungswerkzeuge unterstützen verschiedene Abschlüsse und dokumentieren die Überleitungsbuchungen. Damit können Fachabteilungen im Zuge einer unternehmensweiten Konsolidierung selbständig parallele Abschlussversionen erstellen und diese auch gegenüberstellen.
Auf der Suche nach dem gemeinsamen Nenner
In jede Konsolidierung fließen Informationen aus zwei Quellen ein: Aus dem Controlling und aus dem externen Rechnungswesen. Problematisch hierbei ist, dass die Betrachtungsweisen und Interessen dieser beiden Einheiten traditionell entgegengesetzt sind. Das externe Rechnungswesen “schaut” gewissermaßen in die Vergangenheit und dokumentiert die abgeschlossenen Geschäftsakte nach den rechtlichen Konsolidierungskreisen. Das Controlling hingegen richtet seinen Blick aus Management-Sicht nach vorne. Diese kontroverse Sicht wurde lange Zeit akzeptiert. Heute jedoch schlagen viele Unternehmen einen neuen Weg ein – hin zur Harmonisierung des internen und externen Rechnungswesens. Der Vorteil liegt in einem umfassenderen Überblick über sämtliche Einflussfaktoren sowie deren Auswirkung auf die GuV, die Bilanz oder den CashFlow. Das ermöglicht letztendlich eine effektivere Unternehmensführung.
Beispielsweise lassen sich nach einer Zusammenführung beider Blickwinkel Einflüsse von Währungsschwankungen oder anderen Faktoren rechtzeitig abschätzen. Damit wird der Spielraum geschaffen, Konsolidierungen auch noch kurzfristig zu bereinigen, bevor der ganze Prozess ins Kippen gerät. Softwarelösungen für ein modernes Performance Management unterstützen diese Harmonisierung und integrieren die Konsolidierung nahtlos in den Kontext der Unternehmenssteuerung.
Compliance umfasst einen Kreislauf und beginnt bei der Planung – der Vorbereitung des Geschäftsergebnisses: “Was soll geschehen?” Mittels Scorecarding erfolgt die Bewertung der aktuell erreichten Ziele – “Was passiert jetzt?”. Die Darstellung des Geschäftsergebnisses (Vergangenheitsbetrachtung) liefert das Reporting, vorwiegend vom externen Rechnungswesen genutzt – “Was ist geschehen?”, während das Controlling, also das interne Rechnungswesen, dieses Reporting analysiert: “Warum ist es passiert?”. Das Resultat dieses eng verknüpften Kreislaufes: schnelle Reaktionsmöglichkeit auf gewonnenen Informationen und die Möglichkeit zur Anpassung der Strategie, um wie geplant die Unternehmensziele zu erreichen. Eine zuverlässige Sicht auf die operative Leistungsfähigkeit eines Unternehmens sowohl in der Vergangenheit, der Gegenwart als auch in der Zukunft wird mit Lösungen für CPM greifbar.
