Obwohl SAP NetWeaver ’04 seit über einem halben Jahr ausgeliefert wird, birgt SAP Knowledge Management (SAP KM) für viele Kunden immer noch unentdeckte Schätze. SAP KM enthält nun eine Reihe generischer Services, die die Funktionalität für SAP NetWeaver Business Intelligence (SAP NetWeaver BI) erweitern:

• Einheitlicher Zugang zu strukturierten und unstrukturierten Inhalten über mehrere “Document”-Repositories”. “Repository-Manager“, sowohl von SAP als auch von Nicht-SAP-Anbietern, erlauben dem Anwender, über SAP NetWeaver Portal auf Dokumentenspeicher zuzugreifen.
• Umfassende Content-Management-Services für Dokumente, zum Beispiel Check-In/Check-Out, Versand der Inhalte im Abonnement, Bewertung oder Kommentierungen in freiem Format möglich.
• Vollständige Funktionalität für Content-Suche und -Klassifikation
• Voll konfigurierbare Benutzungsoberflächen (flexible Benutzungsoberflächen; “Flex UI”) zur spezifischen Anpassung des Erscheinungsbildes für den Benutzer auf Gruppen- oder individueller Ebene.
• Erweiterbarkeit über “Collaboration Rooms“(spezielle SAP-KM-Dokumentenspeicher), die einen virtuellen Arbeitsbereich für die Integration von Groupware, Echtzeit-Collaboration-Werkzeuge und einheitliche Kalender-/Planungsfunktionalität bereitstellen.

Daten und Dokumente

Die Mitarbeiter, die auf ein Wissensmanagement angewiesen sind, benötigen den Zugriff auf Analysen, Fakten und Zahlen aus unterschiedlichen Quellen. Sie müssen darüber hinaus auch in der Lage sein, diese gezielt zu verteilen. Über SAP Knowledge Management (SAP KM) ist ein einheitlicher Zugang zu Unternehmensdaten und -dokumenten in verschiedenen Formaten möglich. Die strukturierten Daten und Analysen sind in SAP NetWeaver BI über Business Explorer (BEx) Web Analyzer oder dem BEx Analyzer von Microsoft Excel zugänglich. Hier findet der Anwender die bereits angelegten Auswertungen aus dem laufenden Geschäftsgeschehen seines Unternehmens, zum Beispiel Absatzzahlen, Analysen nach Produktgruppen oder Vertriebsregionen.
Ferner schließt SAP KM auch den SAP KM Repository Manager ein, der Inhalte unterschiedlicher Formate über verschiedene Content-Server bereit stellt, so etwa http-basierter Web-Content, WebDAV-fähige Content-Server (WebDAV = Web Distributed Authoring and Versioning), Lotus Domino 5.x-Server und ein breitgefächertes Spektrum von SAP-Lösungen wie cFolders und cProjects.

Informationen verteilen

Informationen zu verteilen oder bestimmten Empfängern zugänglich zu machen, ist Aufgabe des Information Broadcasting. Es ermöglicht einer breiten Schicht von Anwendern den Zugang zur Reporting- und Analyse-Funktionalität. Auch gelegentliche Nutzer ohne Vorkenntnisse der KM- oder BI-Technologien sind jetzt in der Lage, selbständig die Services anzuwenden. Will ein Anwender einem Personenkreis bestimmten Content zugänglich machen, so ruft er Information Broadcasting über die Funktion “Distribute” auf. Hier wählt er aus, ob die Empfänger direkt per E-Mail oder über SAP NetWeaver Portal informiert werden.
Da SAP NetWeaver Portal in der Regel schon eine Fülle von Informationen unterschiedlicher Art enthält, muss der neue Content in die inhaltliche Struktur logisch eingefügt werden. Broadcast-Content wird softwaretechnisch als SAP-KM-“Dokument” behandelt. Funtkional lässt sich der Boradcast-Content auf drei verschiedene Arten ablegen. Eine Form ist “My Portfolio”, das einem registrierten Anwender als privater Content-Ablagebereich zur Verfügung steht. “CM Repository View” ist der Bereich, in dem Inhalte zugriffsberechtigten Mitarbeitern zugänglich sind. Hier ist der verfügbare Content übersichtlich in Ordnerstrukturen abgelegt. Drittens bieten “Collaboration Rooms” eine Vielfalt zusätzlicher, teamorientierter Funktionen für die Bearbeitung von Dokumenten.

Information Broadcasting erlaubt auch, die Bereitstellung von Content voraus zu planen. Nachdem ein Ordner ausgewählt ist, lässt sich ein Termin zur Freischaltung festlegen und automatisch über den InfoProvider ausführen. Durch Verwendung der Funktionalität “Process Chains” lassen sich die Inhalte auch dann automatisch verschicken, wenn sich Daten geändert haben.

Ein Vorteil des gesamten Funktionsspektrums besteht darin, dass es in hohem Maße personalisierbar ist. Der Portaladministrator hat die Möglichkeit, die Richtlinien und den Bereich für die Personalisierung festzulegen. Dabei lässt sich über die anpassungsfähige Bedienungsoberfläche (SAP KM Flex UI) von zentraler Stelle der Zugriff auf bestimmte Inhalte einrichten oder verweigern. Es lassen sich je nach Verantwortungsbereich und Aufgabenstellung Rollen mit spezifischen Zugriffsrechten konfigurieren sowie eine Auswahl verschiedener Layouts für die Anzeige der Dokumente anbieten.

Räume für Gruppen

Collaboration Rooms ermöglichen es den Unternehmen, SAP NetWeaver Portal als zentralen Einstiegspunkt für eine prozessgesteuerte oder eine unstrukturierte Gruppenarbeit zu verwenden. Sie sind in der Lage, Content sowohl über Information Broadcasting zu empfangen als auch direkt über BEx-Analysewerkzeuge aus SAP NetWeaver BI zu gewinnen. Collaboration Rooms erweitern die Knowledge-Management-Services mit:

• Funktionen für die zeitversetzte (asynchrone) Zusammenarbeit, beispielsweise Aufgabenverwaltung, Diskussionen und deren Vorbereitung, Kommentare zu einem Dokument und Schnellumfragen,
• Groupware-Integration bestehender Kalender- und Terminierungsanwendungen,
• Funktionen für (synchrone) Zusammenarbeit in Echtzeit beispielsweise Sofortnachrichten und die zeitgleiche Sicht auf Anwendungen, etwa durch die Lösungen Webex oder NetMeeting,
• Vorlagen zur Gestaltung von Collaboration Rooms, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten,
• Einbindung von Templates, um die allgemeine Funktionalität über die virtuellen Räume hinweg konsistent zu halten. Die vorkonfigurierten Elemente helfen, Collaboration Rooms in kurzer Zeit zu errichten.

Durch die Integration von SAP NetWeaver BI ist es möglich, Analysefunktionen oder auf Kennziffern (Key Performance Indicators, KPI) basierende Daten einem Collaboration Room hinzuzufügen. Zum Beispiel wären ausgewählte Daten zu Produkten, Lieferanten und Wettbewerber in einen Collaboration Room für eine Marketingveranstaltung oder eine Vertriebsseminar zu stellen. SAP-NetWeaver-BI-Content ist dann zusammen mit verschiedenen KPI-bezogenen Daten an den virtuellen Arbeitsraum zu senden. SAP BI und SAP KM bieten durch die enge Verbindung mit der spezifischen Funktionalität von Collaboration Room eine umfassende Lösung, um Gruppen von Mitarbeitern auf Knopfdruck rasch auf den jeweiligen Bedarf hin zugeschnittene Informationen zu liefern.
Die neuen Werkzeuge des Information Broadcasting und der Collaboration Rooms helfen Anwendern von SAP NetWeaver `04, die Funktionalitäten von SAP KM und SAP NetWeaver BI leicht zu nutzen. Der schnelle und unkomplizierte Zugriff auf unternehmenskritische Informationen dient den Wissensarbeitern und steigert damit letztlich die Produktivität des Unternehmens.
Weitere Informationen zu SAP NetWEaver BI und SAP KM.