Die envia Mitteldeutsche Energie AG (enviaM) entstand aus den Zusammenschlüssen verschiedener regionaler Energieversorger im Osten Deutschlands. Seit 2003 ist enviaM mit Hauptsitz in Chemnitz regionale Führungsgesellschaft der RWE Energy für die neuen Bundesländer. 2001 führte enviaM mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM) ein und nahm noch im gleichen Jahr den Produktivbetrieb auf. Diese Lösung ist mit dem SAP-R/3-Backend integriert. Damit lassen sich die Beschaffungsprozesse lückenlos abbilden und verfolgen. Dank der Integrationskomponente SAP NetWeaver Exchange Infrastructure (SAP NetWeaver XI) kommunizieren die Anwendungen zwischen Kunden, Lieferanten und enviaM.
Die SAP-Beschaffungslösung sorgt unternehmensweit für verbindliche Genehmigungsverfahren. Udo Küttner, Fachreferent Einkaufsorganisation bei enviaM und Projektleiter, berichtet: “Die Unterschriftenregelungen im herkömmlichen papiergestützten Einkauf, die je nach Warengruppe, Bedarfsträger und Wertgrenze die Zustimmung einer Fachabteilung werden jetzt in automatisierten Genehmigungsworkflows abgebildet.”
enviaM hat die zu beschaffenden Waren und Dienstleistungen zu Warengruppen zusammengefasst und in 23 Warenkörben freigegeben. 80 Prozent der Lieferanten stammen aus der Region. Beim Energiedienstleister selbst arbeiten derzeit 350 Anwender mit der Lösung. Doch auch Partnern außerhalb des Unternehmens wurde die Procurement-Plattform geöffnet. 2002 stand sie zunächst Stadtwerken, Weiterverteilern und Installateuren zur Verfügung. In einer dritten Ausbaustufe hat enviaM jedoch die Plattform noch einmal erweitert und vermarktet sie nun als E-Portal für Mitteldeutschland. Mittlerweile beschaffen mehr als 100 Geschäftskunden mit 365 Anwendern darüber Waren und Dienstleistungen. “Wir haben die Anbieter ein Stück an die Hand genommen, um sie für die elektronische Einkaufsplattform zu qualifizieren”, sagt Küttner und ist mit dem Ergebnis sehr zufrieden: “Es ist uns gelungen, mit mySAP SRM eine hohe Anzahl und zudem noch komplexe Schnittstellen zu Nicht-SAP-Anwendungen zu bedienen. Wir haben damit die technischen Voraussetzungen geschaffen, viele Partner einzubinden, und eine Marktstellung erreicht, die insbesondere regionalen Lieferanten die Möglichkeit bietet, die Plattform als zusätzlichen Vertriebskanal zu nutzen.”
Über hundert Einzelkataloge
enviaM versteht sich als Application Service Provider, unterstützt die Integration der Beschaffungslösung im Backend der Kunden und stellt ein komfortables Content- und Katalogmanagement zur Verfügung. Über 100 Einzelkataloge mit mehr als 1,5 Millionen Artikeln hauptsächlich von Lieferanten aus der Region sind online verfügbar. Die Angebote sind auf zwei Arten zugänglich: Zum einen als allgemein verfügbare Kataloge mit Vollsortimenten, zum anderen als so genannte buyer-spezifische Kataloge, die mit einem genau zugeschnittenen Produktsortiment zu Sonderkonditionen nur bestimmten Einkaufsorganisationen offen stehen.
Küttner: “Ein neuer Lieferant bekommt von uns einen Nutzungsvertrag, einen Lieferantenportalzugang und eine so genannte BMEcat-Spezifikation. Damit lassen sich elektronische Produktkataloge auf der Basis von Standards anlegen. Wir verwenden eClass als Industrienorm für Materialklassifikation und Warengruppen und fahren damit ganz gut.” Der Lieferant ist in der Lage, seinen eigenen Content ohne Hilfe von Partnern zu erzeugen. Sobald er seine BMEcat-Datei ins Lieferantenportal einstellt, laufen automatisch Plausibilitätsprüfungen im Katalogmanagement ab. Mit ihnen lässt sich anzeigen, ob alle Bilder, Texte, Maßangaben oder Artikelnummern eingetragen sind. Ein grünes Ampelsymbol zeigt dem Lieferanten die erfolgreiche Prüfung. Daraufhin stellt er auf Knopfdruck den Katalog als neue Version zur Freigabe auf die Plattform.
enviaM nimmt auch selbst die Rolle des Lieferanten ein, so wird neben dem Strommaterial auch Material für die Gasversorgung, Fernwärme, Wasser- und Abwasser gehandelt. Der Energiedienstleister liefert Artikel zur Sicherung der Versorgungsmedien, die besonders in Störfällen rasch verfügbar sein müssen. Das E-Portal informiert den Anwender zudem über die technischen Anschlussbedingungen (TAB) und weitere Informationen zum Artikel in Onlinedokumenten . In diesen ist etwa die ordnungsmäßige Montage genau definiert, wie beispielsweise ein Hausanschluss aussehen soll und mit welchen Materialien er auszuführen ist.
“Im Katalog sieht der Installateur genau, wie das Teil montiert wird, was er beachten muss, etwa welche Gefahrstoffe und Gefahrengüterklassen zu berücksichtigen sind. Damit leisten wir einen Beitrag zum Qualitätsmanagement und zur Versorgungssicherheit”, erläutert Küttner. Muss bei einem Artikel eine fachliche Prüfung eingehalten werden, so geben Fachabteilungen ihn über entsprechende Workflows im System frei. “Damit ist jederzeit nachweisbar, wer was freigegeben hat”, sagt Küttner. “Auf diese Weise erreichen wir, dass der Meister in Cottbus die gleiche VDE-geprüfte Zange erhält wie der in Chemnitz.”
Transaktionen in Mengen
Eine hohe Trefferquote bei den Suchanfragen ist garantiert, so lassen sich Produkte unter mehreren Bezeichnungen auffinden. Will ein Anwender etwa Angebote für einen Zollstock einsehen, so ist es ihm freigestellt, ob er ins Suchformular “Zollstock”, “Metermaß” oder gar den sächsischen Mundartbegriff “Schmiesche” eingibt. Ferner lassen sich Produkte nach gleichen Merkmalen oder nach Produktklassen suchen. Die Beschaffungslösung ermöglicht auf einfache Weise einen Vergleich der Artikel, indem sie die konkurrierenden Angebote auf dem Bildschirm übersichtlich nach Produktmerkmalen geordnet gegenüberstellt.
40.000 Bestellungen von Dienstleistungen und Material werden bereits pro Jahr über das E-Portal abgewickelt. “Es wäre ohne mySAP SRM gar nicht möglich, diese Transaktionen zu bewältigen”, betont Küttner. “Damit gelinkt es einheitliche Beschaffungsprozesse in der gesamten enviaM- Gruppe zu organisieren. Wenn wir das auf herkömmlichen Wege machen müssten, hätten wir gar keine Chance die zum Teil rasant sich verändernden Anpassungen zeitnah umzusetzen.” Zudem wächst das E-Portal mit den steigenden Bedürfnissen der Partner und im eigen Haus stetig weiter.
