Die VBW BAUEN UND WOHNEN GMBH ist bereits seit 1916 am Bochumer Wohnungsmarkt etabliert. Ehemals als Bochumer Heimstätten GmbH gegründet, zählt das Unternehmen heute zu den führenden Immobilienträgern der Stadt. Die Gesellschaft ist Mitinitiator einer IT-Interessengemeinschaft (“IT-IG”), die neben der VBW aus den Wohnungsunternehmen BGW Bielefeld, DOGEWO Dortmund und GWG Wuppertal besteht. Ziel der IT-IG ist es, die durchaus komplexen Migrationen der Unternehmen auf eine SAP-Lösung mit abgestimmten Standards vorzunehmen und für SAP-basierende Applikationen Nachnutzungsmodelle zu schaffen. Seit dem Jahr 2001 erfolgt die Koordination der IT-IG durch den Hamburger Unternehmensberater Gerald Westphalen.
Als eines der ersten Wohnungsbauunternehmen in Deutschland – und als Pilot für die IT-IG – entschloss sich die Bochumer VBW im Jahr 2004 die Portallösung von SAP zu setzen. Ziel war die effektivere Steuerung der Vermarktung beziehungsweise Vermietung des eigenen Immobilienbestands. Mit der Implementierung einer portalbasierten Interessentenverwaltung wurde die OctaVIA AG beauftragt, denn das Unternehmen verfügt sowohl über Erfahrungen im Bereich der Immobilienwirtschaft als auch im Umgang mit SAP NetWeaver.

Zentrales Portal für Interessenten und Mitarbeiter

Das Portal sollte als zentrales Kommunikationsmedium für Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen zur Verfügung stehen. Ziel des Portal-Projekts war daher zum Einen die Sammlung möglichst exakter Informationen über Interessenten und Nachfrage, um auf dieser Basis das Nachfrageverhalten – mit eventuellen Tipps zur Verbesserung des Angebots – analysieren zu können. Zum Anderen galt es, die internen Prozesse durch die automatische Generierung von Exposés effizienter zu gestalten.
Seit dem Produktivstart im Januar 2005 bedient sich die VBW der SAP-R/3-Komponenten für Rechnungswesen (FI) und Controlling (CO), Projektsystem (PS) und Instandhaltung (PM), sowie branchenspezifischer Prozesse (RE classic). Als Erweiterung der SAP-R/3-Einführung startete die VBW im September 2004 mit dem Portal-Projekt. Mit der Erweiterung sollte ein durchgängiger Prozess von der Registrierung der Interessenten, Suche leerstehender Mietobjekte, Verwaltung von Mietgesuchen, Generieren von Exposés bis hin zur Erstellung verbindlicher Angebote geschaffen werden. Das Beratungshaus OctaVIA entwickelte hierfür den bereits auf dem eigenen Entwicklungsportal aufgebauten Prototypen weiter. Mit der Flexibilität von SAP NetWeaver Portal erstellte OctaVIA rasch eine neue, auf die Bedürfnisse der VBW zugeschnittene Benutzeroberfläche. Alle Masken und Eingabefelder wurden dabei rollenbezogen angepasst.
Zentrales Thema war die Benutzeroberfläche und Funktionen für die Kunden, die über die Webseite der VBW nach freien Wohnungen suchen. Eine wichtige Frage lautete: “Was gibt der Kunde der VBW bei der Wohnungssuche über das Internet von sich und seinen Wünschen preis, und welchen Service bietet die VBW im Gegenzug dafür?”. Die VBW entschied sich dafür, die Suche nach freien Wohnungen ohne eine Anmeldung und damit ohne die Angabe weiterer Daten anzubieten. Der Kunde sucht nach Kriterien wie Stadtteil, Größe, Mietpreis und Ausstattung und erhält eine Übersicht über die passenden Objekte mit Bildern und Grundrissen.

Volle Akzeptanz

Nach erfolgreicher Suche lässt sich allerdings für das betreffende Objekt ein Exposé im PDF-Format nur nach Anmeldung und Vergabe eines Benutzernamens erstellen. Die VBW hat diese Hürde bewusst in den Prozess eingebaut, um Kunden mit ernsthaftem Interesse gezielt anzusprechen. Die Befürchtung, Portalbesucher seien nicht bereit, persönliche Kontaktdaten preiszugeben, hat sich bereits in den ersten Tagen nach Produktivsetzung der Lösung zerstreut. Norbert Riffel, Geschäftsführer bei VBW: “Nach nur einer Woche online haben sich bereits 43 Personen im Portal registriert, und es kam in fünf Fällen zum Abschluss eines Mietvertrags. Die Suche ohne Registrierung wird natürlich häufiger genutzt – hier werden pro Woche im Durchschnitt über 100 Suchanfragen gestartet – mit steigender Tendenz. Insgesamt eine positive Bilanz und ein Zeichen dafür, dass wir durch die Einführung der SAP-Portallösung unserem Ziel, den Kunden auf allen Informationskanälen optimal betreuen zu können, wieder ein gutes Stück näher gekommen sind.”
Auch für die Mitarbeiter der VBW hat sich einiges verändert. Durch SAP NetWeaver Portal als rollenbasierter Benutzeroberfläche wird die tägliche Vermittlungsarbeit beschleunigt und erleichtert. Alle relevanten Informationen – beispielsweise welche Mietobjekte zur Vermietung frei sind, welche Interessenten auf der Suche nach einer Wohnung sind oder welche Wohnungen stark nachgefragt werden – sowie alle wichtigen Anwendungen stehen nach nur einem Anmeldevorgang bereit. Durch die portalgestützte Nutzung der SAP-Interessentenverwaltung lassen sich verschiedene Lösungen, etwa SAP R/3 oder CAD-Systeme, und Datenquellen so miteinander kombinieren, dass angebotene Objekte automatisch alle vermarktungsrelevanten Informationen enthalten. So wird die Darstellung der herkömmlichen SAP-Objektdaten um Bilder, Grundrisse, Stadtpläne, Umfeldinformationen erweitert.

Automatische Exposéerstellung schafft Raum für Beratung

Im Oktober 2004 wurde SAP NetWeaver Portal bei der VBW installiert und die von OctaVIA erweiterte Benutzeroberfläche in die Portalumgebung gebracht. Das SAP-R/3-Testsystem war zu dieser Zeit ebenfalls bereits installiert und vorkonfiguriert. Durch die Verbindung von Portal und SAP-R/3-System standen die notwendigen Objektdaten für die Interessentenverwaltung zur Verfügung. Anschließend wurde das vorhandene CAD-Programm angebunden – CADNet stellt Fotos und Grundrisse in verschiedenen Größen und Qualitäten bereit. Nach einer Test- und Schulungsphase sowie der sich anschließenden erfolgreichen Abnahme ging die neue Benutzeroberfläche für Sachbearbeiter und Wohnungssuchende auf der Homepage der VBW im Juni 2005 produktiv.
Der Anwender merkt von der Technik im Hintergrund nichts. Auf seiner Benutzeroberfläche werden nun Informationen aus dem CAD-Server mit Daten aus der SAP-Lösung verbunden. Für die Erstellung der Exposés stehen die benötigten Daten dem Portal automatisch zur Verfügung – Bilder, Grundrisse, Miethöhe, Ausstattung, Beschreibung. Zur Laufzeit wird nun ein PDF-Dokument mit festem Layout generiert, welches gespeichert, ausgedruckt oder versendet werden kann. SAP NetWeaver bietet komfortable Möglichkeiten zur Ausgabe von Formularen und Dokumenten in Adobe-Formaten und unterstützt Adobe-Standardfunktionalitäten wie Speichern, Drucken oder Senden. Norbert Riffel abschließend: “Mit nur einem Mausklick erstellen wir nun Exposés mit ansprechendem, einheitlichem Erscheinungsbild aus aktuellen Systemdaten – so bleibt mehr Zeit für die persönliche Beratung des Kunden.”