SAP-Einführung trägt reiche Früchte

„Seit 1928 im Dienste des Kunden“ ist das Motto des Früchtegroßhändlers Obst-Paul. Das traditionsreiche Familien-Unternehmen mit Sitz in Mehlingen und einem Büro in Kaiserslautern beliefert bereits in dritter Generation Klein- und Großhändler, Großverbraucher wie Küchen und Konditoreien, Einzelhandelsketten und Discounter sowie Selbstabholer mit Obst und Gemüse. Das reichhaltige und vielfältige Angebot umfasst neben heimischen Produkten direkt importierte Salate und Gemüse aus Holland sowie Überseeware, die über den Handelshafen Rotterdam eingeführt wird. Der Erfolg des Mittelständlers gründet sich auf die hohe Qualität seiner Produkte, attraktive Preise, die kompetente fachliche Beratung sowie den schnellen Lieferservice, den ein firmeneigener Fuhrpark mit fünf Fahrzeugen sicherstellt. Die Zahl der Mitarbeiter schwankt saisonal bedingt zwischen 20 und 25, dazu kommen drei fest angestellte Außendienstmitarbeiter.

Transparenz in die Prozesse bringen

Bisher wickelte Obst-Paul seine Geschäftsprozesse mit einer technologisch veralteten kaufmännischen Software ab. „Es handelte sich um eine Insellösung, die unsere Prozesse nicht durchgängig und transparent abbildete“, erläutert Stephan Paul, IT-Leiter bei Obst-Paul. Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen und das Controlling basierten auf Excel-Tabellen. Liefer- und Kommissionierscheine schrieb der Mittelständler noch von Hand – ein aufwändiges und zeitraubendes Unterfangen bei dem Umfang des Waren- und Lieferumschlags. Auch im Außendienst hakte es. Die dort tätigen Mitarbeiter waren nicht an die internen Prozesse angebunden und konnten aufgrund des branchenbedingt schnellen Warenumschlags den Kunden vor Ort oft keine hundertprozentige Lieferzusage für bestellte Ware machen.
Der Mittelständler beschloss deshalb, eine neue Geschäftssoftware einzuführen. Sie sollte modern und zukunftsfähig sein, alle Prozesse, intern wie auch zum Kunden, transparent abbilden und sich durch Anwenderfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit auszeichnen.

Ende der Zettelwirtschaft dank integrierter Lösung

Das Mehlinger Unternehmen begann im Oktober 2004 mit dem Auswahlprozess. In die engere Wahl bezog Stephan Paul neben Branchenlösungen für den Fruchthandel auch SAP Business One ein. Von der SAP-Standardlösung für kleinere Unternehmen hatte er durch den SAP Business Partner T-Systems erfahren. Nach eingehender Prüfung fiel die Wahl Ende Februar 2005 auf SAP Business One. „Diese Lösung erfüllte unsere Anforderungen nach einer technologisch ausgereiften, zukunftssicheren und integrierten Geschäftssoftware einfach am besten“, begründet der IT-Leiter den Entschluss. „Dank der vorhandenen CRM-Funktionalität enthält sie bereits im Standard die Möglichkeit, von der Kundenverwaltung per Handzettel auf ein professionelles Kundenmanagement umzustellen.“
Dass T-Systems mit Mobile One eine mobile Zusatzlösung anbietet, war ein weiterer Aspekt, der die Entscheidung zugunsten von SAP Business One beeinflusste. Damit konnte der Früchtegroßhändler auch den Außendienst mittels MDA (Mobile Digital Assistant) problemlos an das zentrale SAP-System anbinden.

Schnell im Echtbetrieb

Im März 2005 begann der SAP Business Partner T-Systems, die neue Software bei dem Früchtegroßhändler zu installieren. Im Zuge der Einführung mussten Stamm- und Artikeldaten aus dem Altsystem in ein übernahmefähiges Format gebracht werden. Das erledigte Stephan Paul gleich selbst. Er bereitete die Daten in einem Zwischenschritt auf, passte sie an und importierte sie anschließend problemlos in SAP Business One. Nach erfolgreichem Testbetrieb nahm der Mittelständler die Software bereits Ende Mai in Betrieb. „Das verdanken wir vor allem der sehr guten Zusammenarbeit mit T-Systems, denn bei allen Fragen bekamen wir zeitnahe und kompetente Unterstützung“, hebt der IT-Leiter hervor.
Ein weiteres Plus: Die Anwender bei Obst-Paul konnten die SAP-Software aufgrund der intuitiven und bedienerfreundlichen Benutzeroberfläche bereits binnen weniger Tage effektiv nutzen. Derzeit arbeiten drei User mit SAP Business One, künftig sollen es fünf sein. Hinzu kommen noch die drei Außendienstmitarbeiter, die Mobile One einsetzen. „Da die grafische Benutzeroberfläche des MDA im Wesentlichen an die aktuelle Version der SAP-Mittelstandslösung angepasst ist, kommen die Anwender auch hier in den Genuss der gewohnt komfortablen Bedienung“, berichtet Roland Heun, Produktmanager SAP Business One bei T-Systems.

Kurzer Draht zum Kunden

Die Außendienstmitarbeiter können nun jederzeit und von jedem Ort auf Informationen etwa zur Verfügbarkeit und Lieferbarkeit bestimmter Waren zugreifen. Die erforderlichen Daten in der SAP-Lösung werden laufend synchronisiert und aktualisiert. Damit ist der Außendienst immer auf dem Laufenden. Bisher konnte es vorkommen, dass Ware, die ein Außendienstmitarbeiter dem Kunden zu einem bestimmten Preis anbot, nur noch begrenzt verfügbar war. „Wir mussten also entweder teurer einkaufen als geplant oder konnten die Ware schlimmstenfalls gar nicht liefern“, verdeutlicht Stephan Paul.
Das hat sich mit SAP Business One und Mobile One grundlegend geändert. Der Außendienstmitarbeiter generiert vor Ort beim Kunden per MDA ein Angebot, das ans System verschickt wird. Dort wird geprüft, ob die Ware zum vereinbarten Preis auf Lager ist. Wenn ja, wird über SAP Business One per Fax oder E-Mail automatisch eine Auftragsbestätigung verschickt. Der Vorteil: Die für eine Bestellung erforderlichen Daten müssen nur einmal eingegeben werden. „Mit Mobile One hat der Außendienst SAP Business One also auch unterwegs immer dabei. Der kurze Draht zum Kunden ist garantiert“, veranschaulicht der IT-Leiter.

SAP Business One spart Zeit und Kosten

Insgesamt profitiert Obst-Paul seit der Einführung von SAP Business One von deutlich schnelleren, erheblich verbesserten und transparenten Prozessen. Vom Außendienst per MDA generierte Kundenaufträge werden sofort ins System übermittelt, das wiederum den Lieferprozess anstößt. Auch mobil übermittelte Neukontakte werden systematisch erfasst und mögliche Verkaufschancen und -potenziale mit Hilfe des Opportunity Management ermittelt.
Das Berichtswesen liefert mit nur wenigen Mausklicks detaillierte Auswertungen und Informationen, etwa zu offenen Posten, Forderungen und Verbindlichkeiten, sowie Verkaufsanalysen. „Wir haben nun stets einen zeitnahen und aktuellen Überblick über das gesamte Unternehmen“, erläutert Stephan Paul. Die Zeit- und Kostenersparnis beziffert der IT-Leiter auf zehn bis 15 Prozent im Innendienst. Die Außendienstmitarbeiter gewinnen nach seiner Schätzung rund eine Stunde am Tag. „Damit bleibt deutlich mehr Zeit für ihre eigentliche Kernaufgabe, die Kundenakquise.“

Zukunft erfolgreich gestalten

Der dynamische Mittelständler will mit SAP Business One künftig seine Liefer- und Geschäftsprozesse weiter optimieren. So sollen etwa die Fahrer, die die Ware zum Kunden bringen, in die Lieferkette integriert werden, indem der Kunde ihnen den Empfang der Ware auf einem PDA (Personal Digital Assistant) quittiert. Weiter ist geplant, mit Lieferanten eine ganzheitliche Prozesskette zu bilden und Daten ohne Beleg mittels EDI (Electronic Data Interchange) auszutauschen. Auch soll mittelfristig die EDV-technische Anbindung an wichtige Versteigerungsmärkte wie Mutterstadt oder Rotterdam, die mit digitalen Auktionssystemen arbeiten, realisiert werden. „Wir haben uns eine Menge vorgenommen und mit der Investition in SAP Business One die Grundlage geschaffen, um künftig reiche Früchte zu ernten“, sagt Stephan Paul abschließend.