Kesselhaus- und Kraftwerksbetreiber mit Kühltürmen benötigen sie, ebenso Wasseraufbereiter und Wasserversorgungsunternehmen. Überall dort werden nämlich die Analysengeräte und Steuerungen für Wasserenthärtung, Umkehrosmose, Filtration und Entsalzung sowie Messgeräte für Leitfähigkeit und pH-Wert von Heyl Analysentechnik eingesetzt. Das wohl bekannteste Produkt der 1958 gegründeten Firma ist der Testomat, ein Analysengerät, das seit 40 Jahren in den meisten Wasseraufbereitungsanlagen der Welt zur Kontrolle der Weichwasserqualität eingesetzt wird. Ein zweiter Unternehmensbereich stellt Produkte her, die z.B. im Gewässerschutz oder in Schwimmbädern eingesetzt werden und Inhaltsstoffe im Wasser nachweisen. Über die Gebrüder Heyl Vertriebsgesellschaft entwickelt, produziert und vertreibt der Mittelständler mit insgesamt rund 50 Mitarbeitern seine Produkte weltweit ausschließlich in Eigenregie und liefert außerdem die nötigen Serviceleistungen. Heyl Analysentechnik hat eine Niederlassung in Frankreich und Vertriebspartner in Polen und in der Schweiz.
Auf Anhieb überzeugt
Bisher deckte die im niedersächsischen Hildesheim ansässige Firma die Bereiche Finanzbuchhaltung, Lagerwirtschaft, Fertigung, Einkauf und Vertrieb mit der Software Comet ab. „Allerdings bekamen wir dafür vom Hersteller keine Unterstützung mehr“, erklärt Fritz Schüssler, der IT-Leiter von Heyl Analysentechnik. „Das hätte zu massiven Problemen geführt, vor allem bei größeren Anpassungen in der Finanzbuchhaltung aufgrund gesetzlicher Änderungen.“ Also suchte das Unternehmen nach einer neuen Software – zunächst nur für die Finanzbuchhaltung. IT-Leiter Schüssler nahm verschiedene Programme in Augenschein und besuchte in diesem Zusammenhang auch eine Präsentationsveranstaltung, zu der ihn der SAP Business Partner Unirez eingeladen hatte. Dort lernte er die betriebswirtschaftliche Komplettlösung SAP Business One kennen.
Fritz Schüssler war auf Anhieb von der SAP-Lösung überzeugt und bat Unirez, die Software den Mitarbeitern der Buchhaltungsabteilung von Heyl vorzustellen. „Wir wollten die späteren Anwender von Anfang an in die Entscheidung mit einbeziehen, denn jedes IT-Projekt steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter“, rechtfertigt er das Vorgehen. Seine Sorge war unbegründet. Die übersichtliche grafische Benutzeroberfläche und die intuitive Bedienbarkeit von SAP Business One beeindruckten auch die Mitarbeiter.
Im Laufe der Präsentationen erkannte Schüssler außerdem, dass die betriebswirtschaftliche Komplettlösung SAP Business One sämtliche Unternehmensprozesse bei Heyl Analysentechnik – vom Einkauf über Vertrieb und Lagerhaltung bis zur Fakturierung – durchgängig in einem System verwalten und abbilden konnte. Nach einer weiteren Vorführung vor den Fachabteilungen stand die Entscheidung, „unser bisheriges System komplett durch die SAP-Standardlösung zu ersetzen“, berichtet der IT-Leiter.
Zeitplan und Kostenkalkulation locker eingehalten
Der Startschuss fiel am 19. Januar 2005. Bereits im Februar 2005 begann das Unirez-Projektteam mit der Datenübernahme aus Comet. Neben den Stammdaten wollte Heyl auch wichtige Zusatzinformationen, etwa zu Aufträgen und Bestellungen, in SAP Business One transferieren. Das gelang dank spezieller Programmierungen, die Fritz Schüssler für den Export und Unirez für den Import der Daten schrieben. „Insgesamt führten wir die Datenübernahme dreimal durch: einmal für Schulungszwecke, dann für den Test- bzw. den Parallelbetrieb und schließlich für den eigentlichen Echtbetrieb“, hebt Stephan Putro, der Leiter des Projekts bei Unirez, hervor. „So stellten wir sicher, dass alle ursprünglichen Datensätze und Feldinhalte auch korrekt übernommen wurden.“
Da die speziellen Fertigungsprozesse bei Heyl Analysentechnik im Standard nicht abgebildet werden konnten, musste die SAP-Software im Rahmen der Einführung angepasst werden. Das betraf unter anderem die Eingabe von Arbeitsgängen zu Verrechnungszwecken auf Kostenstellen, die Online-Buchung von Lohnscheinen sowie Vor- und Nachkalkulation. Da der Mittelständler außerdem Sammelrechnungen drucken wollte, programmierte Unirez auch die dafür nötigen Erweiterungen bei der Druckausgabe.
Bereits im März 2005 schulte der Detmolder SAP Business Partner die etwa 30 späteren Anwender in Gruppen zu je sechs bis acht Personen in den eigenen Firmenräumen. Seit Anfang April 2005 arbeiten die Mitarbeiter der Heyl-Vertriebsgesellschaft mit dem neuen System, Anfang Mai 2005 folgte das Going Live bei Heyl Analysentechnik. „Dank der hervorragenden Zusammenarbeit mit dem Unirez-Projektteam verlief die Einführung reibungslos“, lobt IT-Leiter Schüssler. „Wir konnten SAP Business One nicht nur zum vereinbarten Termin in Betrieb nehmen, sondern auch die für das Projekt kalkulierten Kosten einhalten.“
Wechsel auf SAP hat sich gelohnt
Der Wechsel auf SAP Business One hat sich für die Heyl Analysentechnik bereits ausgezahlt. Die SAP-Lösung bildet sämtliche Unternehmensprozesse transparent ab und verwaltet alle relevanten Informationen. Bei Anfragen zu einem Lieferschein, einer Rechnung oder einem Auftrag bringt die Drill-Down-Funktionalität der SAP-Lösung die erforderlichen Informationen umgehend auf den Bildschirm. Die Folge sind – neben größerer Geschwindigkeit – eine merklich höhere Informations- und Servicequalität und dadurch eine verbesserte Kundenbindung. Auch in der Finanzbuchhaltung laufen die Buchungsvorgänge nun deutlich schneller als zuvor. „Das spart Zeit und Kosten“, erklärt Geschäftsführer Tilman Heyl, „denn wir können unsere Anlagenbuchhaltung ohne zusätzliches Personal aufbauen.“ Künftig will der Mittelständler auch seine Bilanzen selbst erstellen. Noch einen weiteren positiven Effekt hat der Geschäftsführer seit der Einführung von SAP Business One beobachtet: „Bisher weitgehend papierbasierte Prozesse und die damit verbundene Zettelwirtschaft gehören heute der Vergangenheit an.“
Im nächsten Schritt will der Mittelständler jetzt seine Seriennummern und Chargen mit SAP Business One verwalten. Zudem plant Heyl Analysentechnik, die SAP-Lösung über kurz oder lang auch um ein modernes Archivsystem zu erweitern. Eines steht für Geschäftsführer Tilman Heyl hingegen schon heute fest: „Mit SAP Business One sind wir im richtigen Element, um unsere Zukunft erfolgreich zu gestalten.“
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