Das "Timing" macht den Unterschied

Nicht selten verfügen Unternehmen im Lager, Vertrieb und in der Fertigung über verschiedene Softwarelösungen. Aufgrund dieser nicht vollständig integrierten Lösungen geraten manchmal Prozesse ins Stocken. So liegen in solchen Fällen beispielsweise in der Fertigungsindustrie Daten aus dem Lager in SAP R/3 erst ein bis zwei Tage nach Materialeingang vor. Die Daten aus dem Rohmateriallager für die Fertigungsaufträge in der SAP-Lösung entsprechen wegen dieses systemimmanenten Fehlers nicht der Realität. Der aktuelle, frei verfügbare Materialbestand für weitere Produktionen steht somit nicht korrekt fest. Die Situation im Computer geht ohnehin meist an der Realität in der Fertigungshalle vorbei. Den Facharbeitern bleibt der Wareneingang nicht verborgen. Damit es nicht zu einem Produktionsstillstand kommt, verbauen sie die Einheiten und erfüllen die Aufträge. Eine zusätzliche Prüfregel – der Dynamic-ATP-Check – gleicht die Datenhaltung der Wirklichkeit an.

ATP wird zu früh aktiv

In einem fiktiven Rohmateriallager setzt sich der Bestand am 30. August aus acht Einheiten zusammen. Diese Information liegt auch in SAP R/3 vor. Am gleichen Tag treffen acht weitere Einheiten für die September-Produktion ein. Insgesamt stehen der Fertigung nun also 16 Einheiten zur Verfügung. Zu diesem Zeitpunkt “weiß” das aber lediglich das Nicht-SAP-System im Lager. Nachdem die Produktionen eins und zwei in SAP R/3 datenmäßig aktualisiert sind, erhalten sie am 1. September folgenden Status. Produktion eins hat vier Einheiten entnommen und ist abgeschlossen. Für Produktion zwei sollten acht Einheiten entnommen werden. Die Entnahme schlägt fehl, da laut SAP R/3 nur vier Einheiten zur Verfügung stehen. Die Entnahme bleibt unter der Bezeichnung “Bewegung COGI – Warenbewegungsfehler” in der Warteschleife von SAP hängen. SAP erstellt eine “RESERVATION” und hält das “ROH Material” zurück. Nachvollziehen lässt sich dieser Vorgang auf der Lagerbedarfsliste “MD04”. Am 2. September startet Produktion drei. Sie benötigt vier Einheiten. Für SAP R/3 sind diese noch aus dem August vorhanden, daher erhält die Produktion prompt den Status “abgeschlossen”.
Zum einen resultiert dieser Fehler aus der Tatsache, dass der Wareneingang von acht Einheiten am 30. August vom Wareneingangssystem nicht zeitnah nach SAP R/3 übergeben wurde. Zum anderen stellt die Materialverfügbarkeitsprüfung nach ATP-Logik von SAP R/3 sicher, dass Bedarfe durch den Bestand oder durch Lagerzugänge abgedeckt sind. Doch ATP wird aktiv, wenn Fertigungsaufträge erzeugt werden. Die Funktion ermittelt die verfügbare Menge eines Produktes, die aktuell für die Verarbeitung neu eintreffender Aufträge benötigt wird. Zum andren unterscheidet SAP R/3 in der Standard-Konfiguration bei dem vorhandenen Bestand nicht zwischen “frei verfügbar” und “reserviert”.
Das erweist sich gerade an den Monatsübergängen als kritisch. Im Beispiel steht für Produktion zwei nicht ausreichend Bestand zur Verfügung, da der neue Wareneingang von acht Einheiten in SAP R/3 noch nicht erfasst ist. SAP R/3 erstellt zwar für Produktion zwei eine Reservierung für acht Einheiten, gestattet es Produktion drei aber trotzdem, retrograd vier Einheiten zu entnehmen. Produktion drei “stiehlt” somit retrograd den teilweise für Produktion zwei reservierten Lagerbestand aus dem Vormonat.

Retrograder “Diebstahl” unterbunden

Mit der zusätzlichen Prüfregel “Dynamic-ATP-Check” wird der Bestand im Lager oder im Wareneingang ein zweites Mal abgefragt – allerdings nicht zum Zeitpunkt, an dem der Fertigungsauftrag erzeugt wird, sondern zu dem Zeitpunkt, an dem die Materialentnahme ansteht. Die Prüfregel unterscheidet bei dem vorhandenen Bestand zwischen “frei verfügbar” und “reserviert”.
Der Unterschied beider Vorgehensweisen liegt vor allem im zeitlichen Ablauf. Angewendet auf das Produktionsbeispiel bewirkt die zusätzliche Prüfregel Folgendes: Auch Produktion drei schlägt fehl, obwohl SAP R/3 einen Bestand von vier Einheiten meldet. Dieser ist jedoch für die Produktion zwei reserviert und wird zurückgehalten. Einen Tag darauf, wenn der Wareneingang in SAP R/3 aktualisiert ist, nehmen der Warenbestand und somit insbesondere der verfügbare Bestand wieder zu. Werden die Produktionen zwei und drei in SAP R/3 neu gestartet, erfolgen die Buchungen korrekt und in der richtigen Reihenfolge. Mit der zusätzlichen Prüfregel lassen sich Fertigungsaufträge die im Standard ATP von SAP R/3 aufgrund einer retrograden “gestohlenen” Entnahme nicht ausgeführt werden, korrekt verbuchen. Der Zusatz sorgt auch für Aktualität im Lagerbestand.

Systemeinstellungen für ATP und zusätzlicher Prüfregel

Aus technischer Sicht wurden für die Kombination vom Standard-ATP-Check und der zusätzlichen Prüfregel zwei zusätzliche Einstellungen vorgenommen. Zum einen unterscheidet das Standard-ATP nach einer neuen Konfiguration zwischen “reserviertem” und “frei verfügbarem” Bestand. Das Rohmaterial wird hiernach ausschließlich aus dem nicht zugewiesenen, frei verfügbaren Bestand entnommen.
Damit das Standard-ATP vor einer retrograden Entnahme aktiv wird, gilt es die Rückmeldung 261 für die neue Prüfregel relevant zu machen. Vor der Warennachfrage muss SAP R/3 überprüfen, ob sich die Waren-Anforderungen mit den Bestellungen decken. Ist dies nicht der Fall, stoppt die Software die Buchung und gibt eine Fehlermeldung heraus. Hier setzt die zusätzliche Prüfregel an. Sie ist dafür konfiguriert, den Warenbestand mit den bestehenden offenen und entnahmefähigen Reservierungen zu vergleichen (Übertragungscode OMCP). Die Prüfregel muss dann an das bestehende Prüfverzeichnis übergeben werden. Die Prüfung ist via OMCP-Transaktion mit der MRP 2-Maske für die Fertigungsplanung gekoppelt. Zuletzt ist die zusätzliche Prüfregel dem Übertragungscode CO15 “bekannt zu machen”, der die Fertigungsaufträge bestätigt. Das Gleiche gilt für den Übertragungscode SM30, der die Tabellen V_158_P aktualisiert.