Weltweit tätige Unternehmen mit kleineren Tochterfirmen und entlegenen Dependancen stehen vor der schwierigen Aufgabe, ihre geschäftlichen Aktivitäten und Prozesse zu integrieren und zu konsolidieren – und das im gesamten Unternehmen, häufig über den ganzen Globus verteilt. Erfolg versprechen dabei vor allem Konzepte zur Rationalisierung des Datenaustausches, zur Zusammenführung der unternehmensweiten Daten und für eine standardisierte Berichterstattung. Doch oftmals verhindern unterschiedliche, landesspezifische Systeme mit zum Teil Tausenden von Schnittstellen die durchgängige Zusammenarbeit und den einheitlichen Blick auf die Prozesse. Aus diesem Grund bauen viele große Unternehmen, die SAP-Lösungen einsetzen, auf SAP Business One, um ihre Zweigstellen in die Gesamtorganisation zu integrieren.

Alle unter einem Hut

Ziel der Geschäftsführung ist es dabei, die Tochterunternehmen durch eine voll funktionsfähige Lösung unter einen Hut zu bringen, sie also in das System der Muttergesellschaft zu integrieren. Diese Lösung muss vollständig mit der Geschäftstätigkeit des Hauptsitzes harmonieren. Nur wenn die Tochterunternehmen auf Anwendungen verzichten, die nicht ins Hauptsystem eingebunden werden können, ist es möglich, Prozesse nachzuvollziehen und die gesamte Unternehmensumgebung zu kontrollieren. Doch eine umfassende Lösung, die für eine Konzernzentrale oder eine große Produktionsstätte geeignet ist, ist für eine kleine lokale Einrichtung, etwa ein Verkaufsbüro, in der Regel überdimensioniert. Hier ist ein System erforderlich, das sowohl die Anforderungen des lokalen Büros als auch des ganzen Unternehmens erfüllt.
Ein weltweit tätiges Maschinenbauunternehmen mit Verkaufsbüros in 30 Ländern beispielsweise muss mit ebenso vielen Währungen und Sprachen arbeiten. Werden für die Geschäftsprozesse am Hauptsitz und an den wichtigsten Produktionsstätten SAP-Lösungen genutzt, bietet es sich an, in den kleineren Büros SAP Business One einzusetzen. Diese Lösung benötigt verhältnismäßig wenig IT-Kapazität und arbeitet mit 37 verschiedenen Sprachen, Währungen und Steuervorschriften. Außendienstmitarbeiter und Vertriebsingenieure können ihre Produkte in der jeweils gewünschten Sprache und mit der entsprechenden Währung konfigurieren. Für einen Auftrag an die Produktion nutzen sie die elektronische Bestelloberfläche des Unternehmens. Die Einfachheit dieses Vorgangs verhindert Fehler, Bestellungen werden präziser erfasst. Dank der vollständigen Integration der Lösung sind die Außendienstmitarbeiter zugleich in der Lage, dem Kunden präzise Liefertermine zu nennen und diese Zusagen zu verfolgen und einzuhalten. Standardisierte Berichte für die Bereiche Buchführung, Betrieb, Bestand, Finanzen und Aufstellungen, die der Entscheidungsfindung dienen, können ohne großen Aufwand in den lokalen Büros erstellt werden.
„Ein weit verzweigtes Unternehmen kann viel schneller auf Kundenwünsche und Marktveränderungen reagieren, wenn die Systemumgebung auf einer gemeinsamen Plattform beruht. Dadurch steigt die betriebliche Effizienz, und die Berichterstattung wird präziser“, meint Bob Anderson, Research Vice President bei Gartner, Inc. „Doch selbst relativ gut geführte Firmen sind vielfach noch nicht in der Lage, die Tätigkeiten ihrer Tochtergesellschaften oder entlegenen Betriebe in Echtzeit nachzuvollziehen und zu kontrollieren. Sie verlassen sich stattdessen auf regelmäßig aktualisierte Informationen auf der Basis von nur begrenzt leistungsfähigen Programmen für die Tabellenkalkulation“, so Anderson weiter.
Die Kontrolle wird viel effektiver, wenn für das gesamte Unternehmen eine gemeinsame Plattform existiert. Ein Beispiel: Der Vertriebsmitarbeiter in einer kleinen Zweigstelle eines verarbeitenden Betriebs gibt eine Bestellung auf. Dieser Vorgang löst automatisch eine korrekte Belegung mit Daten aus – und zwar innerhalb des gesamten Systems, das heißt im Bestand ebenso wie in der Produktion, bei den Lieferplänen, den Kundenunterlagen, im Bereich Rabatte, Kreditbedingungen, Kommissionszahlungen und Bilanzen. Der Vertriebsmitarbeiter ist so in der Lage, Liefertermine fest zuzusagen, und die Führungskräfte des Unternehmens können die ganze Transaktion auf einen Blick nachvollziehen. Sie erhalten dadurch die umfassende Kontrolle über sämtliche Vorgänge innerhalb des Unternehmens, können die Daten in der jeweils bevorzugten Sprache und Währung analysieren und dadurch neues Potenzial erschließen. Denn die Zusammenführung der weltweiten Verkaufsentscheidungen ist oftmals von entscheidendem Vorteil, beispielsweise bei der Verhandlung mit Lieferanten.

Prozesse automatisieren und dabei sparen

Auch die Edding AG nutzt dieses Potenzial. Der deutsche Hersteller von Permanentmarkern und anderen Schreibgeräten vertreibt seine Produkte in mehr als 70 Ländern. Die zwölf Tochterfirmen arbeiten alle mit SAP Business One. 2004 startete die Unternehmensführung ein Projekt, das die länderübergreifende Berichterstattung sowie die interne Prozesskontrolle verbessern sollte. In diesem Zusammenhang wurden die fünf europäischen Töchter in die SAP-Systemumgebung integriert. Mithilfe von SAP Business One konnten sie seitdem ihre Effizienz in den entscheidenden Unternehmensbereichen steigern und gleichzeitig die Kosten senken. Davon profitieren unter anderem Buchführung und Finanzen, das Kundenbeziehungsmanagement, Vertrieb und Einkauf sowie die Logistik und das Lieferantenbeziehungsmanagement.
„Edding spart dadurch viel Geld. Das Unternehmen hat jetzt einen geringeren Warenbestand und hält Liefertermine genauer ein, weil viele der grundlegenden Prozesse stärker automatisiert sind. Zusätzlich verfügt Edding nun über ein maßgeschneidertes, einheitliches und weltweit genutztes Berichtswesen“, erklärt Ulrich Koennecke von der Lufthansa Systems Group, die Edding bei der Einführung von SAP Business One unterstützt hat. Es sei natürlich viel einfacher, effizienter und wirtschaftlicher, eine Technologie einmal zu entwickeln und dann an mehreren Orten zu nutzen, erläutert Koennecke die Vorteile einer einheitlichen Technologie.

Eine Lösung für alle

Der weltweit tätige Kosmetikkonzern L’Oreal beschäftigt in fast 70 Ländern über 45.000 Mitarbeiter. Am Hauptsitz in Paris nutzt das Unternehmen für den Geschäftsbetrieb seit vielen Jahren die Lösungen der mySAP Business Suite. Viele der kleineren Tochterunternehmen dagegen arbeiteten bislang mit unterschiedlichen und nicht-kompatiblen Anwendungen anderer Softwareunternehmen, einige kamen ganz ohne ERP-Lösung aus.
Nachdem die ersten Einführungsprojekte von SAP Business One in Hongkong, Serbien und der Ukraine erfolgreich verliefen, plant L’Oreal in diesem Jahr zehn bis zwölf weitere Implementierungen. 2007 soll die Einführung von SAP Business One abgeschlossen sein. Nach Angaben von L’Oreal-Projektleiter Philippe Cayla war für ihn und sein Team von großem Vorteil, dass die allgemeine Maske der Lösung auf die jeweiligen Sprachen, Währungen, Steuerordnungen und örtlichen Gepflogenheiten der Tochterunternehmen angepasst werden kann, bestimmte Bereiche aber immer noch individuell zu modifizieren sind. Seiner Meinung nach ist es wichtig, die Tochterfirmen durch einheitliche Funktionalitäten in das Unternehmen einzubinden, ohne sie jedoch mit komplexen Fragen rund um das Systemmanagement zu belasten. „Für unsere Tochterunternehmen war SAP Business One die richtige Wahl. Die Lösung ist anwenderfreundlich und leicht zu administrieren. Unsere Zweigstellen sind damit nicht überfordert – weder durch zu viele Funktionalitäten noch durch den Preis. Für mittelständische Unternehmen ist SAP Business One vor allem deshalb erschwinglich, weil das System sehr schnell ausgeliefert und eingeführt werden kann“, erklärt Cayla.

Keine schlaflosen Nächte mehr

Respironics, ein Medizingerätehersteller mit Sitz in der Nähe von Pittsburgh im US-Bundesstaat Pennsylvania, wächst sehr schnell – dank der erfolgreichen Einführung neuer und innovativer Medizingeräte sowie bahnbrechender Produkte für die Atmungs- und Schlaftherapie. Das Unternehmen unterhält 26 Büros und Produktionsstätten und vertreibt seine Produkte in mehr als 125 Ländern.
Auch Unternehmenszukäufe tragen zum Wachstum des Konzerns bei, erläutert Ed Pisula, der bei Respironics für IT-Architektur und Anwendungsentwicklung verantwortlich ist. Um seine Produkte in der Schweiz zu vertreiben, hat Respironics dort beispielsweise ein Gemeinschaftsunternehmen gegründet. Die Einführung der seit langem am Hauptsitz genutzten ERP-Software von SAP erschien für den Schweizer Standort jedoch zu aufwändig. Die Wahl fiel schließlich auf SAP Business One, weil die Lösung, so Pisula, die notwendigen, auf den Umfang der Geschäftstätigkeit skalierbaren Funktionalitäten bot.
„Das Schweizer Unternehmen bewältigt nun alle anfallenden Tätigkeiten“, erklärt Pisula. Die Anwender nehmen in SAP Business One Bestellungen auf und führen sie aus, sie verfolgen Garantien und Reparaturen, stellen Rechnungen aus und verbuchen Einnahmen. „Mithilfe der Lösung schließen wir jetzt unsere monatlichen Bilanzen widerspruchsfrei ab und melden die Ergebnisse schnell an den Konzernsitz. Das ist für uns sehr wichtig“, so Pisula weiter. Die Monatsabrechnung wird mittlerweile in zwei Tagen erstellt. Früher hat das Unternehmen für diese Prozesse fast einen Monat benötigt, weil mit Tabellenkalkulationsprogrammen gearbeitet wurde, die nur manuell bedient werden konnten.

Vereint stärker sein

„Einigkeit macht stark“, lautet ein geflügeltes Wort. SAP Business One vereint kleinere Tochterunternehmen und Dependancen mit dem Hauptsitz des Unternehmens auf der Ebene der Unternehmensprozesse und der Technologie und bringt sie in Einklang. Die Integrationsressourcen der Lösung verbinden außerdem die im internationalen Geschäft typischen heterogenen IT-Umgebungen. Dadurch werden im gesamten Unternehmen transparente, effiziente und auf Kooperation beruhende Prozesse geschaffen.