Der mittelständische Anbieter von Maschinen und Anlagen für die Herstellung und Verarbeitung von Kunststoffen und Kautschuk plant als nächsten Optimierungsschritt, den Ebydos Web Cycle einzusetzen. Mit dem Workflowtool wird die Rechnungsbearbeitung weiter beschleunigt, indem alle relevanten Abteilungen in den Workflow eingebunden werden. Bei Berstorff werden alle eingehenden Rechnungen von der vorgeschalteten OCR-Komponente Readsoft Documents for Invoices, einer intelligenten Texterkennungstechnologie, elektronisch erfasst und an das Ebydos Invoice Cockpit übergeben. Von dort aus greifen die Rechnungsprüfer auf alle relevanten Daten zu und initiieren weitere Schritte, etwa um Kontierungsinformationen zu erfragen, Freigaben einzuholen oder Wareneingangsdifferenzen zu klären.
Als „Single Point of Entry“ sorgt die Lösung des Prozessexperten Ebydos dabei für hohe Effizienz bei der Verwaltung der Rechnungsdaten von der Anzeige gescannter Belege bis zur automatischen Buchung fehlerfreier Belege. Bei etwa 50.000 Rechnungen pro Jahr waren diese Vorgänge früher papier-, zeit- und kostenintensiv. Für mehr Überblick und Zeitersparnis können heute mit nur einem Klick Lieferantendaten und Bestellhistorie angezeigt werden. „Vor allem die nahtlose Integration in SAP-Anwendungen und die umfassenden Möglichkeiten, die Ebydos-Lösung unseren Bedürfnissen anzupassen, haben mich überzeugt“, sagte Kai Schmezko, IT-Leiter bei Berstorff und verantwortlich für das Projekt. „Durch die ausschließliche Nutzung von Standardschnittstellen verlief die Integration sehr schnell und völlig reibungslos.“
Die benutzerfreundliche Bedienung über die gewohnte SAP-Anwendungsoberfläche macht die Handhabung von Rechnungen mit dem Ebydos Invoice Cockpit komfortabel und übersichtlich. Daher wurde die Umstellung von den Anwendern sehr positiv aufgenommen. „Das Ebydos Invoice Cockpit ist absolut zuverlässig und übertrifft unsere Erwartungen. Wir werden die vorhandene Lösung um die Workflowkomponente Ebydos Web Cycle erweitern, um interne Prozesse weiter zu automatisieren und zu optimieren“, erklärte Kai Schmezko.

Quelle: Ebydos