Angesichts der zunehmenden Globalisierung sind Konzerne gezwungen, international vergleichbare Jahresabschlüsse nach anerkannten Bewertungsansätzen vorzulegen. Börsennotierte Unternehmen müssen ihre Bilanz darüber hinaus nach den International Accounting Standards/ International Financial Reporting Standards (IAS/IFRS) erstellen. Für die lokalen Buchhaltungen heißt das, die IFRS als zweite Rechnungslegung neben dem lokalen GAAP abzubilden, wodurch das externe und interne Konzernberichtswesen näher zusammenrücken. Basel II und der Sarbanes-Oxley Act vereinheitlichen die Konzernrechnungslegung ebenfalls.
Gleichzeitig benötigt das Management möglichst umgehend Zugriff auf sämtliche steuerungsrelevanten Informationen. Die Anforderung, qualitativ hochwertige Daten in kürzerer Zeit zur Verfügung zu stellen, führt in vielen Unternehmen zu Fast-Close-Projekten. Dabei geht es darum, den Abschlussprozess ohne Qualitätseinbußen zu verkürzen. Dies lässt sich allerdings nur mit einer integrierten IT-Lösung realisieren, die sämtliche Konsolidierungsanforderungen abbildet.

Zwei Lösungen zur Auswahl

SAP bietet für die Konsolidierung zwei Lösungen an. Erstens das SAP-R/3-Modul Enterprise Consolidation (EC-CS), das die meisten betriebswirtschaftlichen Anforderungen abdeckt, etwa die Kapitalkonsolidierung mit den gängigen Methoden, wie Voll-, at-equity- oder Quoten-Konsolidierung. Als Bestandteil von SAP R/3 Enterprise und mySAP ERP wird EC-CS bis mindestens 2014 von SAP gewartet. Zweitens steht das technisch neuere Business Consolidation System (BCS) zur Verfügung, die Konsolidierungskomponente von SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM). SAP SEM-BCS setzt auf dem SAP Business Information Warehouse (SAP BW) auf und ist mit EC-CS in den wesentlichen Funktionen vergleichbar.
Sowohl SAP SEM-BCS als auch EC-CS erfüllen die grundsätzlichen Anforderungen an eine Konsolidierungssoftware. Beide Lösungen unterstützen eine integrierte und transparente Arbeitsweise. Die einzelnen Abschlüsse und Anpassungen werden durch nachvollziehbare Buchungen durchgeführt. Dies ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt in Bezug auf die Auditierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen, die im Rahmen der Corporate Governance gefordert werden. Darüber hinaus unterstützen beide Lösungen differenzierte Datenbasen für eine parallele Rechnungslegung und Plan-Ist-Szenarien. Der gesamte Konsolidierungsprozess lässt sich zentral steuern und überwachen, da die einzelnen Verarbeitungsschritte in Monitoren zusammengeführt werden. Monitore sind eine Art Cockpit, in dem für eine hierarchische Darstellung von Konsolidierungskreisen und -einheiten die jeweiligen Konsoldierungsschritte chronologisch angeordnet werden. Dabei ist für jede Maßnahme der aktuelle Verarbeitungsstatus ausgewiesen. Zudem lassen sie sich direkt im Monitor ausführen.

Die Matrixkonsolidierung macht den Unterschied

Der wesentliche Unterschied zwischen beiden Lösungen liegt in den zusätzlichen Funktionen von SAP SEM-BCS. So lassen sich das Management-Reporting und die legale Konsolidierung in einem Prozess als eine Matrixkonsolidierung abbilden. Sie berücksichtigt unterschiedliche Merkmale, etwa Sparten, Produkte oder die rechtliche Konzernstruktur, und setzt dabei verschiedene Organisationsstrukturen, etwa Gesellschaften und Profit-Center, zueinander in Beziehung. In SAP SEM-BCS lassen sich also mehrdeutige Strukturen abbilden und damit der legale Abschluss und das Management-Reporting in einem einzigen gemeinsamen Konsolidierungsprozess erstellen. EC-CS bildet lediglich eindeutige Strukturen ab, so dass eine Konsolidierung entweder auf Basis von Gesellschaften oder von Profit-Centern möglich ist.
Die Matrixkonsolidierung stellt allerdings hohe Anforderungen an die Qualität der Daten aus der lokalen Buchhaltung, die sowohl die Informationen des internen als auch die des externen Berichtswesens aufeinander abgestimmt enthalten müssen. Unternehmen sollten daher prüfen, ob eine Matrixkonsolidierung notwendig ist. So können beispielsweise Firmen, die sich auf ein Spezialgebiet konzentrieren und daher ein eher einfaches Management-Reporting besitzen, in der Regel darauf verzichten. Anders sieht es bei einer Unternehmensgruppe mit diversen Sparten aus. Hier macht fast immer das komplexe Management-Reporting eine Matrixkonsolidierung erforderlich.

Datenmodell nach Wunsch

Ein weiterer Unterschied zwischen den beiden Anwendungen ist die Datenbasis von SAP SEM-BCS. Sie bedient sich des SAP BW, so dass das Datenmodell nahezu frei und flexibel gestaltet werden kann. Individuelle Merkmale, wie Markt, Segment oder Produkt lassen sich in beliebiger Anzahl definieren, während mit EC-CS maximal fünf individuelle Merkmale möglich sind.
Die Frage ist also, welche Merkmale Unternehmen tatsächlich konsolidieren müssen. Das Ziel sollte sein, ein effizientes Management-Reporting in der Lösung abzubilden und nicht, eine Profitabilitätsrechnung durchzuführen, die sehr differenzierte Informationsmerkmale, wie Vertriebsinformationen, erfordert. Dies führt im SAP SEM-BCS zu einem Datenmodell, das grundlegend vom Standard (business content) abweicht und Differenzierungsmerkmale enthält, die nicht konsolidierungsrelevant sind. Damit nimmt die Granularität in den technischen Prozessen zu, es ist komplexer, die Anforderungen abzubilden, und der Aufwand für die Implementierung und Betreuung steigt.
Die Komponente SAP SEM-BCS bietet darüber hinaus ein verbessertes Standard-Reporting als EC-CS, da sie sich der Funktionalität aus SAP BW bedient. EC-CS lässt sich aber ebenfalls mit SAP BW koppeln, so dass mit etwas zusätzlichem Aufwand dieselben Reporting-Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Weniger ist manchmal mehr

Eine allgemeine Empfehlung für eine der beiden Konsolidierungslösungen ist nicht möglich. Entscheidend sind stets die individuellen Anforderungen an das Konzernberichtswesen. So kommt es unter anderem darauf an, welche Bedeutung die Harmonisierung des externen und internen Berichtswesens für ein Unternehmen hat.
Somit ist eine individuelle Evaluierung der Alternativen notwendig. Der erste und wichtigste Schritt dieser Analyse definiert die Anforderungen. Sind die notwendigen Organisationsstrukturen geklärt, lässt sich meist schon erkennen, ob eine Matrixkonsolidierung realisiert werden kann. Neben den strukturellen und inhaltlichen Anforderungen, wie der Konzernrechnungslegung oder der Segmentberichterstattung, liegt ein besonderes Augenmerk auf dem Reporting. Die Frage, welche Informationen in welchen Berichten benötigt werden, macht deutlich, ob die Reportingfunktionen eines SAP BW notwendig sind.
Im zweiten Schritt werden die definierten Anforderungen mit den Möglichkeiten von EC-CS und SAP SEM-BCS abgeglichen und bewertet. Dies erleichtert es, eine Entscheidung unter Kosten/ Nutzen-Gesichtspunkten zu treffen. Bei untergeordnet einzustufenden Anforderungen steht der Nutzen häufig in keinem Verhältnis zu den zusätzlichen Kosten. Hier ist weniger oft mehr!
Geht es in erster Linie um die legale Konsolidierung oder bestehen vergleichsweise einfache Anforderungen an das Management-Reporting, ist EC-CS in der Regel eine lohnenswerte Alternative. Die Schwächen im Reporting lassen sich durch die Anbindung an SAP BW beheben. Darüber hinaus ist der Einführungsaufwand deutlich geringer als bei SAP SEM-BCS. Dagegen ist bei komplexen Anforderungen an das Datenmodell oder bei der Notwendigkeit einer Matrixkonsolidierung SAP SEM-BCS die bessere Wahl.